Você sabe o que é um ERP? Pois já adiantamos: esse sistema de gestão empresarial é responsável pela automação de processos nas companhias. Com o altíssimo volume de dados com o qual as empresas precisam lidar hoje, a implementação de uma tecnologia ERP se tornou praticamente obrigatória.
O detalhe é que, depois de quase 3 décadas desde seu surgimento, ainda existem muitas dúvidas sobre o funcionamento desse tipo de software. E foi justamente por isso que decidimos produzir este post! Pronto para entender tudo sobre as questões mais comuns em relação a esse sistema? Confira!
Como o ERP integra informações de diversos setores?
Na verdade, um Enterprise Resource Planning (ERP) é formado por um conjunto de módulos interligados por meio de um banco de dados unificado. Tais módulos gerenciam diferentes setores da empresa, como financeiro, vendas, estoque e assim por diante. Como acessam uma única base de informações, os dados transitam por toda a empresa, permitindo assim a automação.
Quando uma venda é realizada em uma plataforma e-commerce, por exemplo:
- o cadastro do cliente já fica disponível para toda a empresa;
- os dados do pagamento são usados para avaliar e aprovar a transação;
- o sistema de estoque já separa os itens automaticamente;
- o endereço cadastrado é usado pelo pessoal da logística para enviar os produtos;
- todo o fluxo da operação é avaliado pela equipe de atendimento ao cliente para garantir uma pós-venda satisfatória.
Isso é integração e automação de processos, estratégia possível graças à tecnologia ERP.
É necessário ter capacitação para usar a tecnologia ERP?
Você olhou para esse funcionamento e pensou que parece ser um sistema complexo demais, que deve depender de alguma qualificação avançada para gerenciá-lo? Nada disso! Na prática, seu uso é muito fácil — principalmente quando a empresa adquire um sistema de qualidade e conta um suporte eficiente. Aliás, a própria desenvolvedora do software pode fornecer um treinamento para os times tirarem o melhor proveito possível da ferramenta.
Como um ERP pode reduzir custos do negócio?
A redução de custos ocorre por 3 motivos principais: melhor gestão das informações, tomada de decisões mais estratégicas e equipe mais enxuta e qualificada. Entenda!
Melhor gestão das informações
Com a centralização dos registros de todos os setores da empresa em uma única plataforma, a empresa evita erros de lançamento e não desperdiça tempo no cruzamento de dados. Registros descentralizados, anotados em planilhas ou em cadernos, podem resultar em muitos problemas.
Quando não há um controle financeiro eficiente, surgem problemas de conciliação bancária, vendas não registradas, atraso nos pagamentos e ausência ou até mesmo excesso de itens no estoque, por exemplo.
E se é difícil fazer manualmente o lançamento das transações, imagine manter tudo isso sempre atualizado! Quando essa tarefa fica nas mãos de pessoas, os erros são praticamente inevitáveis. Afinal, são muitos números, cálculos e dados para serem cruzados, de forma que uma simples distração já pode causar um grande estrago.
Com a tecnologia ERP, a história é outra. Nesse cenário, processos e informações são automaticamente integrados entre os diferentes setores, deixando pouca margem para erros e facilitando o cruzamento de dados.
Tomada de decisões mais estratégicas
Quando a empresa tem em suas mãos os dados de que precisa sempre atualizados e exatos, fica muito mais fácil tomar decisões acertadas. Assim, em poucos cliques, os gestores podem avaliar a saúde financeira do negócio, descobrir quais produtos têm maior saída, quais estão sobrando e qual a sazonalidade dos itens, por exemplo, programando melhor as compras com fornecedores.
Caso o ERP possua um Customer Relationship Management (CRM) integrado, é possível até mesmo entender o perfil dos clientes e desenvolver estratégias de vendas que atinjam o público em cheio.
Pode acreditar: cada uma dessas decisões servirá para reduzir custos, eliminar desperdícios e implementar estratégias que aumentem a margem de lucro da empresa. Não parece ideal?
Equipe mais enxuta e qualificada
Como você já sabe, esse sistema de gestão automatiza diversos processos. Diante disso, tarefas que costumavam demandar muito tempo dos colaboradores se tornam automáticas! A partir daí, a equipe consegue se concentrar em atividades mais estratégicas, realmente relacionadas ao core business do negócio, trazendo resultados muito mais significativos.
O que é preciso saber antes de adquirir um ERP?
É importante que entenda o quanto antes que a implementação de um ERP envolve investimento de dinheiro, tempo e profissionais. Além disso, o sucesso dessa estratégia depende de um bom planejamento e de processos cuidadosamente estruturados. Por essas e outras, o ideal é contratar uma empresa que forneça um sistema adaptado às necessidades do seu negócio.
E atenção: a solução contratada precisa ser escalável, capaz de crescer junto com a empresa. É essencial garantir também segurança e agilidade no momento da migração dos dados, a fim de que a implementação seja bem-sucedida.
Como funciona a implementação?
A tecnologia ERP deve acolher os principais processos da empresa e, claro, atender a suas necessidades. Para que isso aconteça, é importante que a comunicação entre a fornecedora e a contratante seja excelente.
Com esse objetivo, um consultor especializado agenda reuniões para discutir questões sobre cadastros, vendas, compras, financeiro, estoque, faturamento, entre outros processos envolvidos no funcionamento do negócio. Também deve ser formada uma equipe mista, composta por profissionais de ambas as empresas — contratante e fornecedora. Esse time levantará informações que servirão para modular o software de acordo com as especificidades do negócio, desde permissão de usuários a regras de tributação.
Depois dessa configuração e da devida implementação, um treinamento é dado para orientar a efetiva operação do sistema. O tempo para todo esse processo de implementação depende muito da complexidade e do tamanho de cada projeto. E como é preciso contar com a disponibilidade dos próprios usuários para participar das reuniões de implantação, isso também pode afetar os prazos.
É muito caro?
Existem ERPs caros e outros com um melhor custo-benefício. Mas esse certamente não deve ser o foco da sua escolha. O importante é escolher aquela opção que realmente atenda às necessidades do negócio. Além disso, existem outros fatores que podem afetar o valor final da implementação, tais como:
- complexidade do ERP;
- custos com licença de uso;
- quantidade de módulos;
- tipo de treinamento necessário;
- customização — configuração realizada para se adequar ao negócio;
- número de usuários que usarão o sistema;
- custo de atualizações.
No entanto, o valor de uma tecnologia ERP não pode ser medido de modo tão simplório. A empresa precisa avaliar o retorno que terá com a implementação do sistema tanto em termos de redução de custos quanto em otimização de processos, com o consequente aumento da produtividade.
É seguro?
Certamente, ter um sistema de gestão integrado fornece muito mais segurança à gestão dos dados corporativos. Está lembrado de quando falamos que a tecnologia ERP centraliza as informações em único banco de dados? Pois só faltou complementar com um detalhe: essa base de registros pode estar armazenada localmente ou na nuvem, em servidores externos.
Ao alocar os dados na nuvem, a empresa garante ainda mais segurança a seus registros, uma vez que eles ficam mais protegidos contra malwares e ataques cibernéticos, além de contar com suporte e atualizações constantes. Isso evita também que a companhia perca dados, bem como fornece maior mobilidade, permitindo acesso às informações a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, conforme as regras de permissão de usuário definidas. Mais seguro que isso é até difícil, não acha?
Por fim, agora que você tirou suas principais dúvidas sobre a tecnologia ERP, não perca tempo: avalie como essa solução pode otimizar os processos da sua companhia, fazendo-a crescer ainda mais! E se quer saber como aprimorar a gestão da sua empresa, baixe agora mesmo nosso guia para gestores de negócio!
