Gerenciar um condomínio é como administrar uma empresa: basicamente, são pessoas trabalhando para garantir conforto, segurança e atendimento de qualidade aos condôminos. E tudo isso tem, claro, um custo! Aí entra o controle financeiro do condomínio, que é de responsabilidade do administrador.

Esse administrador recebe os valores correspondentes à taxa e tem o dever de fazer bom uso de tais recursos, tudo para que os condôminos se sintam plenamente satisfeitos. Qualquer deslize nos gastos ou na prestação de contas pode gerar dúvidas, afetar sua credibilidade e transformar aqueles que deveriam ser seus aliados em inimigos.

Para que você nunca tenha que lidar com um cenário negativo assim, selecionamos aqui algumas dicas para que seu controle financeiro seja simplesmente impecável. Acompanhe!

1. Planeje, planeje e planeje de novo

O planejamento é a base de qualquer controle financeiro. Afinal, só sabendo onde está e para onde vai é que você conseguirá colocar em prática todas as ideias e os investimentos necessários para trazer conforto e tranquilidade aos condôminos.

O planejamento financeiro faz um levantamento da situação atual do condomínio para depois projetar os recebimentos e as despesas ao longo do tempo, procurando entender o fluxo de capital.

Sabendo quanto você tem a receber e quanto tem a pagar, você já pode começar a vislumbrar o futuro de uma maneira diferente. Se está sobrando dinheiro em caixa, é possível prever reformas e melhorias, por exemplo. Por outro lado, caso esteja faltando recurso, é necessário verificar o motivo e encontrar uma forma de recuperar o prejuízo para só depois começar a gerar lucro.

2. Coloque tudo na ponta do lápis

É claro que colocar o controle financeiro na ponta do lápis é apenas uma metáfora. Afinal, confiar na memória e até mesmo na disponibilidade de tempo para fazer cada anotação financeira é um tanto quanto arriscado. O melhor, assim, é investir em tecnologias que facilitem o processo, como sistemas de controle financeiro ou aplicativos on-line.

Como existem ferramentas para todos os tipos e portes de empresa, alguma certamente vai corresponder às necessidades da sua administradora de condomínios!

A aposta em um software na nuvem traz a vantagem de se poder fazer o controle financeiro de onde quer que esteja, com um tablet ou smartphone, bastando para isso ter acesso à internet. Isso sem contar que são diversas as facilidades que podem ser aproveitadas com esse recurso, desde tirar fotos de comprovantes de compra e armazená-los até compartilhar todos os registros com outras pessoas em apenas um clique.

3. Defina um orçamento

O orçamento é um instrumento de gestão financeira bastante eficaz, que ajuda no controle financeiro ao determinar um limite máximo para os gastos do condomínio.

Ele deve ser baseado nos custos fixos do condomínio, somando-se então os custos variáveis. A taxa de condomínio também deve ter esse planejamento como base, a fim de que as receitas cubram as despesas.

O ideal é que as receitas sejam suficientes para pagar todas as despesas e ainda sobre um percentual para formação do caixa e do fundo de reserva.

4. Registre entradas e saídas

Depois de organizar a forma de gerir o financeiro, é hora de se comprometer em atualizar todas as informações diariamente, a fim de não esquecer nenhuma movimentação. Lembre-se de que você será cobrado pelos condôminos!

Por mais que o hábito de manter o controle financeiro em dia venha rapidamente, você pode se valer de alertas do próprio sistema que escolher usar no início. Não esqueça de manter notas fiscais e documentos afins arquivados para a prestação de contas.

5. Mantenha um fundo de reserva

Muitos condomínios possuem um fundo de reserva para emergências, o que é uma medida bastante interessante para arcar com despesas não esperadas. Mas vale um alerta: esses recursos não podem ser usados para qualquer ocasião, sob pena de ser questionado pelos moradores.

O ideal é que, em uma necessidade, os condôminos sejam consultados antes. A prestação de contas de onde o dinheiro foi investido é igualmente importante para conquistar a confiança das pessoas.

6. Transforme-se em um negociador

Administradores devem investir em capacitações para se tornarem bons negociadores. Isso porque, no fim das contas, a negociação faz parte do seu dia a dia! Seja com moradores ou fornecedores, é preciso ter jogo de cintura para que todos fiquem satisfeitos.

Com fornecedores, por exemplo, é importante negociar valores e prazos, a fim de melhorar sua capacidade de pagamento. Se é preciso fazer uma reforma emergencial e você consegue prazos melhores, não há por que usar o fundo de emergências.

Pode ser também que você queira aproveitar uma promoção e não tenha dinheiro em caixa para pagar à vista. Nesse caso, converse com o fornecedor para achar um meio-termo ou dialogue com os condôminos, mostrando as vantagens do pagamento imediato e partir para a arrecadação.

7. Tenha sempre um plano B

Não tem como fugir: uma hora ou outra, dificuldades financeiras acabam surgindo. Pois condomínios e seus administradores não escapam dessa realidade, viu?

É o caso, por exemplo, da inadimplência de um ou vários moradores. Quem paga o condomínio em dia não pode arcar com as despesas de quem está passando por dificuldades. Caso contrário, o problema acaba se tornando ainda maior! Aí, um bom controle financeiro pode ajudar. Se você garante uma boa reserva, não terá problemas em passar por esse tipo de situação.

8. Foque na redução de desperdícios

Tudo bem que nem sempre é possível reduzir custos. Já desperdícios costumam ser mais facilmente resolvidos! Água, luz, limpeza e conservação são algumas das despesas que podem ser reduzidas se você consegue conscientizar os condôminos, engajando-os em campanhas.

Também é possível melhorar a eficiência energética e a sustentabilidade dos condomínios fazendo certos investimentos, como sistemas de captação da água da chuva ou captação de energia solar para manter as luzes dos corredores e das áreas de uso comum. É claro que, inicialmente, o investimento é maior, mas, no longo prazo, os benefícios são mais que visíveis.

9. Evite fazer dívidas

Um bom controle financeiro permite manter o equilíbrio entre receitas e despesas. Se por algum motivo for necessário gastar além do que você tem em caixa, evite fazer empréstimos ou dívidas com financeiras, bancos e afins. Os juros costumam ser tão altos que podem comprometer seu orçamento por um longo período, barrando novos investimentos.

Nesse contexto, o melhor a fazer é conversar com os condôminos para tentar dividir as despesas, evitando comprometer as finanças por mais tempo.

Por fim, precisamos ressaltar que fazer o controle financeiro é apenas um dos diversos desafios do administrador de condomínios. Quer saber quais são os outros e como enfrentá-los? Confira no nosso post!