Quem trabalha no setor alimentício sabe que o cotidiano é muito corrido, com inúmeros pontos e processos a gerenciar. Por conta disso, atualmente, vários restaurantes, lanchonetes e bares com administração profissional adotam um sistema de gestão integrada. Inclusive, ter uma ferramenta que atenda às necessidades da empresa é fundamental para continuar no mercado e manter-se lucrativo.
No entanto, a correria cotidiana faz com que muitos donos de estabelecimentos não atualizem as tecnologias e sofram consequências. Conhecendo esse desafio, preparamos este post com 7 sinais de que você precisa mudar o seu sistema de gestão integrada. Acompanhe a seguir!
Quais são os sinais que demonstram que a sua empresa precisa trocar o sistema de gestão integrada?
1. Não acompanha as necessidades da empresa
Se você nota que o seu sistema não acompanha as necessidades do seu dia a dia, saiba que algo está errado. De modo geral, esse é o primeiro e também um dos mais graves sintomas que indicam ser preciso considerar outra solução para fazer o controle estratégico e operacional do negócio.
Muitas vezes, para que as tarefas rotineiras não sejam interrompidas, quem lida com o software adota algumas saídas alternativas. Porém, sabem que elas não correspondem exatamente ao que a empresa precisa.
Um exemplo de falta de adequação da ferramenta é quando diversos procedimentos são feitos com etapas faltando ou ignoradas.
2. Necessidades de controles paralelos
Se tudo estiver funcionando corretamente, uma organização que investe no sistema de gestão integrada não precisa criar controles paralelos para conseguir operar adequadamente.
É claro que criar um ou outro arquivo para fazer avaliações momentâneas, por exemplo, não significa nenhuma falha.
Por outro lado, se existe um grande volume de criação desses controles fora do sistema, há um sinal de que ele está incompleto, defasado ou inadequado para o perfil e exigências da empresa.
3. Informações desatualizadas
O sistema de gestão integrada também é utilizado pelos negócios para a emissão de notas fiscais. Além disso, a ferramenta pode ser utilizada para fazer o controle das informações repassadas aos órgãos fiscalizadores. Dessa maneira, o software ajuda as empresas a cumprirem as exigências legais.
Se a legislação sofrer alterações e o ERP não acompanhar as mudanças, ele fica desatualizado e pode causar prejuízos. Um erro contábil, por exemplo, pode resultar em multas e gastos com regularizações.
Contar com uma plataforma atualizada e conforme as normas atuais é imprescindíveis para a correta condução do seu negócio.
4. Dificuldade em utilizar o sistema
Outro sinal de que algo não vai muito bem é a grande dificuldade dos usuários para utilizar o sistema. A difícil usabilidade afeta a produtividade da equipe e do próprio gestor. Isso porque, as pessoas envolvidas acabam gastando mais tempo do que o normal na execução das tarefas.
Quando a situação chega a esse ponto, a ferramenta pode causar aversão por parte dos que a utilizam, aumentando a criação de controles paralelos — o que não é saudável para a gestão do restaurante.
5. Baixo nível de automatização
Um dos principais benefícios de contar com um software de gestão é a automatização dos processos. Assim, o negócio ganha mais tempo e os colaboradores podem se ocupar com tarefas menos operacionais e mais intelectuais. Além disso, essa facilidade elimina significativamente erros cometidos nos procedimentos conduzidos de maneira manual.
Se o seu sistema de gestão integrada exige a constante intervenção humana nas operações simples ou demanda que tudo seja repassado pela supervisão de muitas áreas, a ponto de tornar os processos lentos e fracionados, talvez essa solução não seja a mais adequada para o seu estabelecimento.
Quanto mais madura for a ferramenta, mais ela busca a automação. Com isso, ela deixa aos colaboradores apenas as tarefas de análise e interpretação de dados já previamente processados.
6. Falta de suporte técnico de qualidade
Esse fator é bastante preocupante e deixa claro que é chegada a hora de mudar de ferramenta. Tal indicativo por si só sugere que a fornecedora da solução não domina bem o seu próprio negócio. A expertise do projeto pertence aos desenvolvedores e os contratantes precisam que o suporte técnico seja fornecido.
Existe a possibilidade do fornecedor do sistema de gestão integrada esteja se estabelecendo no mercado. Isso significa que ele ainda não tem uma experiência sólida, mas que está se desenvolvendo.
Contudo, é preciso que você avalie bem em que situação a empresa fornecedora do sistema se encaixa. Ligações ignoradas, tíquetes não respondidos e atendimento preguiçoso são alguns sinais que manter esse relacionamento pode prejudicar o negócio. Isso porque, sem ter a ajuda necessária, um pequeno imprevisto pode se transformar em um grande transtorno.
Em todos os casos, é preciso que você entenda qual é o motivo da deficiência e avalie se a gestão da ferramenta é falha, exigindo uma tomada de decisão imediata, ou se é algo que pode aguardar certo tempo para uma resolução definitiva.
7. Crescimento empresarial
Trata-se de outro sinal que demonstra a necessidade de um novo sistema de gestão integrada para o restaurante. Esse ponto não considera somente o momento presente, mas também as projeções futuras.
Se seu estabelecimento tem planos arrojados de crescimento nos próximos anos, você precisará de uma ferramenta de qualidade para ajudá-lo a alcançar essas metas de maneira prática. Considere ser preciso ter muita organização, controlar os custos e conhecer plenamente as operações do restaurante.
Portanto, é preciso que o seu ERP esteja de acordo não somente com as suas necessidades atuais. Além disso, é importante que a ferramenta entregue bons resultados quando as transações e atividades diárias ficarem mais complexas.
Pode ser que o software que você utiliza hoje não suporte essas mudanças e, assim, tenda a ficar instável. Quando isso acontece aumenta-se a propensão a erros, prejudicando o seu negócio. Por isso, antes que quadros como esse aconteçam é fundamental escolher outra ferramenta que atenda suas novas necessidades.
Se a administração do seu negócio apresenta um ou mais dos sinais listados acima, não tem jeito: é hora de trocar o seu sistema de gestão integrada! Inclusive, é preciso agir rápido, pois, caso contrário, a tecnologia atrapalhará a sua gestão.
A boa notícia é que existem ferramentas desenvolvidas especificamente para restaurantes e negócios do setor alimentício. Com isso, as necessidades são atendidas plenamente e você só tem a ganhar.
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