ERP para microempresas: o que é e para que serve?

A peculiaridade do mercado brasileiro, cercado de leis, obrigações acessórias e regulamentações confusas, torna especialmente importante ter um sistema de gestão para a condução dos processos corporativos. E isso vale tanto para o varejo como para o atacado, a indústria ou o setor de serviços, ok? Essa necessidade se intensifica quando falamos sobre pequenos negócios, uma vez que a escassa força de trabalho obriga o empreendedor a buscar automatizações para reduzir custos e aumentar a produtividade. Isso explica por que a busca por um ERP para microempresas tem aumentado tanto nos últimos anos. Fichas e planilhas do Excel são símbolos de capital de giro escorrendo por entre os dedos dos empreendedores. É o seu caso? Entenda então nos próximos tópicos por que é urgente adotar a inteligência de negócios na sua dinâmica empresarial!

Funcionalidades de um ERP para microempresas

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, conhecido por aqui como planejamento de recursos empresariais. São sistemas de última geração hospedados em nuvem que integram todos os dados e fluxos de informações de uma empresa. Assim como um piloto de F1 não seria capaz de vencer uma corrida sem um bom painel de controle, atualmente é inimaginável ter sucesso empresarial sem o gerenciamento centralizado por meio de sistemas computacionais de alta performance. Um ERP para microempresas controla estoques, dados financeiros, escriturações contábeis, cálculo de tributos, entre outras tarefas fundamentais para a gestão corporativa.

Maiores benefícios de um ERP para ME

Embora muitas sejam perigosamente ignoradas por alguns empreendedores, as vantagens da integração de dados são óbvias. Confira alguns dos maiores benefícios que sua empresa pode ter com essa tecnologia!

Redução do tempo gasto com digitação de conteúdos idênticos

A elevada carga tributária e as dificuldades de crédito atrapalham a realização de investimentos em Tecnologia da Informação, o que quase sempre empurra a dinâmica dessas organizações para o campo do trabalho manual. Além da óbvia perda de produtividade e do aumento de erros, esse tipo de estrutura que a princípio até parece econômica acaba se revelando extremamente cara aos pequenos negócios, tendo em vista a perda de competitividade e o alto custo administrativo. Um ERP para microempresas não deve ser encarado como custo. Ao contrário, trata-se de um investimento destinado à redução de custos, dado que o valor da assinatura do software é bem inferior ao retorno que ele proporciona. Imagine que, em uma empresa de pequeno porte de comércio eletrônico, é necessário digitar os dados das vendas mensais em uma planilha comercial. O problema é que boa parte dessas informações também terá que ser registrada em outra planilha, a de baixa de estoque. Isso sem falar na escrituração contábil e na guia de movimentações financeiras. Veja que, para cada venda, as mesmas inserções devem ser feitas em pelo menos 4 planilhas diferentes. Estamos falando de um retrabalho incessante ou de um festival de copia e cola que pode facilmente resultar em incorreções. Um ERP para microempresas solucionaria essa fragmentação absurda de informações corporativas.

Maior eficiência no gerenciamento empresarial

Como consequência do benefício anterior, um sistema de gestão para microempresas oferece também maior facilidade de controle. Supondo que um escritório de contabilidade trabalhe com ações de conversão (e-mail marketing e cold calling), tendo acionado 48 prospects no mês. Como controlar o retorno das propostas? Depois de certo período, um bom ERP para microempresas dispara alertas para avisar o empreendedor que determinados clientes não deram o retorno esperado. Não tenha dúvida: para uma empresa do setor de comércio e serviços, a automatização de processos é essencial.

Automatização das escriturações contábeis e apuração de tributos

Pequenos negócios podem contar com um regime tributário diferenciado. Sim, estamos falando do Simples Nacional. O problema é que esse modelo, que completou 10 anos em 2017, sofreu mudanças significativas com a Lei Complementar 155, de 2016. Na prática, a simplicidade do regime parece ficar cada vez mais restrita ao nome. E esse contexto reforça a necessidade de automatizar a contabilidade das microempresas ou, ao menos, agregar dados que possam ser calculados automaticamente e exportados com poucos cliques. Em vigor desde o início de 2018, as principais alterações na forma de cálculo do Simples Nacional envolvem:

• novo teto de faturamento e criação de sublimite para ISS e ICMS;
• novas alíquotas, mudanças no número de anexos e faixas de receita bruta;
• nova fórmula de cálculo para definir as alíquotas efetivas;
• equacionamento da relação entre folha de salário e faturamento para enquadramento nos anexos.

Responda sinceramente: apesar de o objetivo do Simples Nacional ser a substituição de 8 tributos municipais, estaduais e federais por 1 única obrigação, como uma microempresa vai dar conta de realizar todos esses cálculos usando planilhas do Excel? Pior que isso, o próprio enquadramento exige a coleta de dados contábeis e financeiros que um gestor desprovido de um ERP para microempresas certamente não terá de forma agregada e a poucos cliques. Essa diluição de informações resulta em apurações erradas, enquadramentos equivocados e, é claro, em multas pesadas do Fisco. Definitivamente, algumas economias não valem a pena. Entenda desde já: investir em um sistema de gestão para microempresas é questão de sobrevivência.

Gestão inteligente da folha de pagamento

Sabia que nossa legislação trabalhista tem impressionantes 922 artigos? Mesmo com a recente reforma, entender e seguir as centenas de normas que muitas vezes são inclusive conflitantes é uma tarefa de outro mundo. Realizar corretamente cálculos de horas extras, criar contracheques sem lançamentos equivocados, gerir banco de horas, controlar jornada e intervalos: como fazer tudo isso sem um ERP para microempresas? Um sistema de gestão para empresas desse porte centraliza em um módulo de folha de pagamento todos os dados de gestão de pessoas da equipe. Com isso, o controle do banco de horas passa a ser eletrônico, o desconto por faltas e saídas antecipadas é lançado automaticamente e todo o monitoramento da jornada é automatizado. Vale lembrar que o fato de esse sistema de inteligência empresarial ser hospedado em nuvem faz com que toda a dinâmica de gestão corporativa possa acontecer a partir de um simples celular! Não é porque uma empresa é pequena que sua gestão não pode ser profissional. Um sistema de gestão para microempresas é capaz de injetar a mesma expertise de controle de processos de uma gigante do mercado. E o melhor: por um baixo custo.

Controle eficiente das ordens de serviço

Como você gerencia as ordens de serviço que entram no seu negócio? Existem atualmente no mercado sistemas de gestão de alta performance, em que as informações comerciais, de abastecimento, dados contábeis e, é claro, serviços executados são vinculados ao sistema de retaguarda, oferecendo muito mais rapidez ao empresário que precisa buscar o histórico de determinada etapa de serviço. Além disso, esses sistemas de gestão para microempresas oferecem a opção da geração e validação dos documentos fiscais eletrônicos. Munido de um software especializado na gestão fiscal, os arquivos são automaticamente validados para emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) que será remetido aos clientes.

Facilidade no trabalho com Analytics

Na era dos negócios digitais, não basta ter dados. É preciso saber o que fazer com eles! Todos os dias, terabytes de informações de clientes e do próprio mercado trafegam pela rede de cada organização — inclusive das de pequeno porte. O problema é que poucas companhias sabem transformar esses dados brutos em informações gerenciais. Imagine se você conseguisse, por meio de análises de centro de custos, enxergar antecipadamente quais modificações em produtos e serviços que elevariam suas vendas? E se fosse possível fazer uma conciliação bancária simplificada, com gráficos interativos, que dessem uma visão global do quadro financeiro do seu business? Ter essa consciência de negócios exige agregação de dados, o que deve ser feito por meio de um ERP para microempresas. Um sistema como o ERP for Me é capaz de prover essa inteligência em sua dinâmica empresarial! Demonstrativo financeiro consolidado, extrato simplificado do fluxo de caixa, análise aprofundada de saldos, pagamentos e recebimentos: com esse recurso, tudo é feito por meio da web, sem a necessidade de instalação de aplicativos e com fácil acesso de qualquer lugar, só sendo necessário o acesso a um dispositivo com internet. Essa homogeneização dos dados garante o devido suporte para o uso de Analytics. E isso vale tanto para a área contábil como para outros âmbitos, como marketing, vendas ou estoque. Gostaria de dar velocidade e excelência a seus processos a partir de um ERP para microempresas? Entre em contato conosco e descubra como o ERP for Me pode mudar a história do seu negócio!