A cena é clássica: chega o final do mês e, na reunião com toda a equipe, o gestor descobre que os objetivos para o período não foram alcançados. Inicia-se a partir daí uma busca desenfreada para descobrir quais foram os erros, quem deixou a desejar em suas tarefas e por que os resultados não foram alcançados. Mas quem disse que precisa ser assim?
Se a corrida para bater metas é algo que faz parte da rotina de todas as organizações, por que alguns líderes ainda se surpreendem quando os números não satisfazem? A verdade é que o batimento ou não de uma meta nunca deveria ser surpresa para o gestor.
O papel de quem lidera a equipe é justamente acompanhar a evolução ao longo do período estipulado, ficando sempre de olho nos indicadores de desempenho. Mas como fazer isso da maneira certa? Pois é sobre esse assunto que vamos falar no post de hoje. Entenda agora mesmo o que deve ser feito para sua empresa bater metas constantemente!
Definição de KPIs
Os Key Performance Indicators (KPIs) são os indicadores mais importantes do seu negócio, aqueles que realmente mostram se a equipe está caminhando rumo ao alcance dos objetivos traçados. Pense bem: se não existem parâmetros para medir o avanço do trabalho, a instituição passa a operar no escuro, sem um referencial de performance.
Aí entram os KPIs, que ajudam tanto na avaliação interna dos colaboradores como na identificação de falhas e de oportunidades para a promoção de melhorias nos processos.
Como usar os indicadores de desempenho
O primeiro passo para estabelecer bons indicadores é ter metas claras e objetivas. Isso porque metas e indicadores são conceitos diferentes, mas complementares. Basicamente, enquanto a meta é um objetivo maior, o indicador é um aspecto isolado que ajuda a empresa a entender se essa meta está mais próxima de ser alcançada.
Veja a seguir um exemplo de meta e seu desdobramento em possíveis KPIs:
| Meta | Fechar X mil reais em vendas no trimestre |
|---|---|
| KPI 1 | Fechar X vendas por mês |
| KPI 2 | Gerar X prospects a cada semana |
| KPI 3 | Ter um ticket médio de X reais no trimestre |
Na prática, portanto, os KPIs quebram a meta em setores e etapas mais específicos para que a empresa consiga encontrar pontos de melhoria constantemente, aprimorando o que for necessário.
Sistematização de informações
Um ponto é certo: enquanto as informações de uma organização estiverem soltas (ou enquanto for difícil interpretá-las e compreendê-las), o cumprimento das metas estará baseado na sorte. E esse é um caminho bastante perigoso para as empresas.
Tenha sempre em mente que é impossível fazer um acompanhamento eficaz dos processos sem inteligência de dados, tampouco é viável proporcionar menos melhorias contínuas para que o alcance das metas se concretize.
Como sistematizar informações
Não restam dúvidas de que o caminho é contar com um ERP que seja capaz de sistematizar as informações de diversos processos e setores, cruzando-as com os KPIs e com as metas macro para trazer análises claras. A partir daí, o trabalho do gestor fica muito menos complicado, permitindo diagnósticos precisos.
Nesse contexto, o alcance das metas deixa de ser algo meramente aleatório, passando a ser previsto com uma exatidão muito maior. Afinal de contas, a previsibilidade nos números não é o sonho de toda empresa?
Lagging e leading indicators
Já falamos sobre a definição de indicadores de desempenho no tópico sobre KPIs, certo? Contudo, para quem está realmente comprometido em bater metas, é possível ir além. Você já ouviu falar em lagging e leading indicators?
A tradução para o português é um pouco estranha. Seriam os indicadores de jusante e montante. Trata-se de uma definição que vem da Geografia, fazendo uma analogia ao funcionamento das metas corporativas. No caso, jusante indica o caminho para onde o rio vai, tratando assim do futuro. Montante, por sua vez, indica o caminho de onde o rio veio, relacionando-se com o passado.
No contexto empresarial, podemos citar como exemplos de lagging indicators a quantidade de vendas e o número de acidentes. São resultados do passado, já conhecidos, que podem ser usados para compreender a realidade atual e projetar o futuro.
Já os leading indicators normalmente são ignorados, o que dificulta o alcance das metas. São indicadores com características preditivas. Assim que forem medidos, já representarão o passado.
Quer um exemplo? Para expandir a quantidade de vendas, um bom leading indicator seria o número de prospects gerados ou o volume de ligações telefônicas da equipe de vendas. Enquanto isso, para diminuir o número de acidentes, um leading indicator adequado seria o número de reuniões de segurança feitas no mês.
Como se beneficiar desses indicadores
Ao nos depararmos com o conceito de lead e lag, muitas vezes temos a impressão de que um dos indicadores é mais importante que o outro, não é verdade? Entretanto, o que traz os melhores resultados para as empresas é justamente a união dos 2, trabalhando em conjunto.
Como ambos são fatores determinantes para bater metas, o ideal é buscar sempre o equilíbrio. Quando combinados, os indicadores se retroalimentam: os lagging indicators ajudam a estipular bons leading indicators, que, por sua vez, transformam-se em metas batidas e passam a ser lagging indicators novamente.
Um exemplo comum desse círculo virtuoso é a satisfação dos colaboradores (leading) que impulsiona a satisfação dos clientes (lagging).
No fim das contas, a ideia central é quebrar as metas em ações práticas e contínuas que possam ser executadas e monitoradas no dia a dia da organização. Com isso, o alcance desses objetivos passa a ser construído na rotina, passo a passo, e não apenas quando o prazo se aproxima.
Como discutimos desde o início deste conteúdo, o cumprimento das metas jamais deve ser deixado ao acaso. A boa notícia é que, cada vez mais, as companhias têm à disposição ferramentas e tecnologias para sistematizar dados e acompanhar a evolução de cada projeto, podendo prever se um resultado será ou não alcançado.
Cabe aos gestores definir boas metas e bons indicadores tanto de desempenho passado como de desempenho futuro. A partir daí os processos podem ser alinhados com o auxílio de um ERP, permitindo que os números e relatórios forneçam insights para a implementação de melhorias contínuas.
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