No dia a dia, fazer a gestão de escritório contábil pode se tornar um grande desafio. No entanto, esse processo não precisa ser assim tão complicado — e é sobre isso que falaremos aqui!
A gestão de escritório contábil é uma tarefa que envolve muitos fatores, tais como a análise de resultados financeiros e conhecimento de mercado. Mas com dedicação e adoção de boas práticas é possível tornar tudo mais simples.
Pensando em ajudar você a conquistar maior produtividade, vamos apresentar as melhores dicas de gestão do seu escritório de contabilidade! Acompanhe o conteúdo e saiba como reduzir custos, agilizar os processos e ainda melhorar o relacionamento com o seu público! Vamos lá?!
1. Definir processos
É necessário definir processos bem claros no seu escritório contábil. Isso porque, ao sistematizar os procedimentos, você garante mais agilidade às operações rotineiras. Para isso, o ideal é criar um organograma ou uma lista das atividades que precisam ser executadas diariamente.
Quanto mais a sua empresa alinhar as operações a serem desenvolvidas, maiores serão as chances de realizá-las com qualidade. Além de tal estruturação, busque aderir também a ferramentas para o aprimoramento contínuo das práticas adotadas, como o PDCA (Plan, Do, Check, Act) — método que remete às etapas de gestão voltadas para planejar, fazer, checar a agir.
2. Treinar a equipe
Além de fazer a divisão das tarefas e criar um fluxograma de todas as atividades, é importante promover sessões de treinamento com frequência, sobretudo com novos colaboradores.
Lembre-se de que contar com um time bem preparado é imprescindível para alavancar a empresa, considerando que profissionais que dominam o que fazem têm mais eficiência no trabalho.
Essa atualização é fundamental especialmente para escritórios de contabilidade, visto que se trata de uma área que está em constante transformação devido às modificações na legislação. Logo, cabe aos profissionais se adequarem a todas essas mudanças para prestarem serviços de qualidade aos clientes.
Então, invista em capacitações que permitam aos seus colaboradores estarem conectados com as inovações na contabilidade. Assim, os processos se tornarão mais ágeis e os resultados serão positivos para o seu negócio.
3. Implantar um sistema de gestão
A quantidade de informações em um escritório de contabilidade que deve ser levada em conta para a tomada de decisão é enorme. Controlar todas elas sem um sistema de contabilidade informatizado é algo praticamente impossível de ser concretizado.
Então, a melhor solução é adotar um software que auxilie o escritório em suas tarefas, como gestão de protocolos, controle de contratos, entre outros. Atualmente, há sistemas específicos no mercado que atendem bem o ramo de negócio e suas especificidades.
4. Precificar corretamente os serviços
A precificação é, sem dúvida alguma, um grande desafio para qualquer empresário. O ambiente competitivo que vivemos hoje tem levado a queda do valor dos serviços contábeis e, por isso, deve ser feita uma gestão efetiva para equilibrar os preços cobrados com os salários destinados aos colaboradores.
É imprescindível que você analise o nível de dificuldade de cada procedimento a ser realizado, o tempo necessário para o atendimento ao cliente e os custos envolvidos no andamento das operações da empresa para, assim, definir os honorários de forma adequada. Afinal, nenhum escritório vai sobreviver sem cobrar pelos seus trabalhos.
5. Estabelecer campo de atuação
Se você sente que sua empresa está estagnada, essa dica pode ser muito relevante. Isso porque muitas pessoas acabam errando ao desconsiderar uma regra básica do mercado: nunca é possível agradar a todos.
Saiba que você não vai conseguir atender bem todos os clientes. Então, é preciso saber qual o perfil de consumidor compatível com o seu negócio. Para isso, deve-se definir um nicho de mercado e um porte de empresa ideal para focar seus serviços.
É bem mais difícil, por exemplo, orientar o cliente com clareza se o escritório contábil atender pequenas e grandes empresas ao mesmo tempo, visto que existem muitas diferenças nos impostos cobrados e na legislação aplicada. Sendo assim, analise os atuais consumidores e estabeleça o campo de atuação em que poderá se destacar.
De preferência, concentre-se em algo que não seja comum entre os concorrentes. Evite, ainda, escolher algo difícil demais para suas possibilidades. O objetivo é oferecer um serviço que apenas o seu escritório pode oferecer, mas que seja de qualidade.
6. Criar metas e estratégias de avaliação
Estabeleça as metas trimestrais, semestrais e as anuais, e defina os meios para atingir cada objetivo. Informe aos colaboradores sobre elas e dê incentivos para que todos possam trabalhar com foco em alcançá-las. Para tanto, você pode ofertar cursos rápidos para aperfeiçoamento do funcionário, investir em premiações financeiras para os profissionais que mais produzem, entre outras opções.
É importante também estabelecer as estratégias de avaliação. Todas as regras dessa avaliação devem ser extremamente claras, fazendo com que o processo seja transparente a todos.
Vale destacar, no entanto, que não é saudável deixar o ambiente competitivo em excesso, uma vez que isso pode criar muita pressão e colocar uns contra os outros, prejudicando o rendimento da equipe.
7. Realizar um controle financeiro
Para garantir o sucesso do seu escritório de contabilidade, é necessário tornar o controle financeiro periódico. O mais indicado é criar uma rotina de organização para emitir e analisar relatórios de fluxo de caixa, oferecendo um panorama mais claro sobre os custos e ganhos da empresa.
Fazendo isso, você conseguirá lidar melhor com momentos de turbulência econômica, tanto interna quanto externa, possibilitando mudanças de rumo conforme as necessidades do escritório.
8. Identificar e evitar desperdícios
Você já parou para pensar em como reduzir desperdícios em seu escritório contábil? A otimização dos processos garante que o trabalho seja realizado com maior eficiência e menos recursos — e é exatamente nesse ponto que entra a análise capaz de identificar e de eliminar os desperdícios.
Além dessa vantagem, é possível detectar, ainda, procedimentos mais lentos, procrastinação e interrupções em grande número, sendo esses os principais vilões que atrasam o cumprimento das atividades nos prazos determinados.
Estruturar os processos, investir em tecnologia, buscar um foco de atuação etc. — como você pôde ver, são muitas as iniciativas que você pode adotar em sua empresa. Ao seguir as dicas deste post, ficará muito mais fácil fazer a gestão de escritório contábil e manter o seu negócio competitivo no mercado.
Está em busca de inovação para garantir melhores resultados? Então aproveite para conhecer o Pack, software contábil desenvolvido pela Alterdata para garantir maior velocidade e segurança em sua gestão de escritório contábil!
