Você sabe como fazer um relatório de gestão sem erros? O excesso de dados na atualidade acabou influenciando a elaboração do documento, e exigindo uma atuação bem mais criteriosa e analítica por parte dos profissionais. Por esse motivo, é imprescindível saber desenvolver um relatório de maior qualidade.
Essa é uma ferramenta essencial para que o gestor tenha uma visão completa e bem clara dos processos, do desempenho dos colaboradores e do alcance de resultados, entre outros estudos corporativos.
Se você deseja aprender a elaborar esse documento, continue acompanhando o texto. Vamos mostrar por que fazer o relatório, quais são os seus tipos e os passos fundamentais para fazê-lo de modo eficiente, completo e sem erros. Confira e boa leitura!
Por que fazer um relatório de gestão?
De forma bem resumida, um relatório de gestão é um documento que demonstra o desempenho das atividades de uma empresa, constando a performance do negócio para atingir certo objetivo, as particularidades e os resultados obtidos em um determinado período de tempo.
O relatório de gestão pode ter vários propósitos diferentes, tais como:
- medir o desempenho do negócio em relação à concorrência de mercado;
- monitorar métricas estratégicas;
- registrar eventos relevantes para a empresa;
- concluir e fazer recomendações a respeito dos estudos realizados;
- avaliar e interpretar os eventos buscando soluções para os gargalos processuais;
- avaliar a qualidade da comunicação entre os fornecedores, colaboradores, gestores, entre outros.
Essas informações são essenciais para a tomada de decisões, uma vez que vai torná-la mais vantajosa e acertada. Além disso, o documento permite entender o crescimento do negócio no período, tornando possível e viável realizar o realinhamento de estratégias para atingir os objetivos esperados.
Quais são os tipos de relatório de gestão?
Há diferentes tipos de relatórios de gestão, lembrando que cada um deles atende a necessidades gerenciais distintas dentro da empresa. Confira quais são eles:
- relatório financeiro: esse tipo de relatório abrange diversos documentos sobre a saúde financeira da empresa — como orçamentos, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, investimentos etc.;
- relatório de vendas: fornece informações ligadas às vendas, incluindo desempenho do vendedor, conversão de leads, quantidade de vendas etc.;
- relatório de marketing: é um diagnóstico sobre problemas, situações e eficácia das estratégias de marketing;
- relatório de produtividade: envolve os indicadores de qualidade e de produtividade;
- relatório de satisfação: avalia a satisfação dos profissionais da empresa;
- relatório de cadastros: relaciona as variações do banco de dados de fornecedores, clientes e distribuidores.
Embora existam diversos tipos de relatórios, todos podem ser feitos a partir de alguns passos basilares que vão ser explicados a seguir.
Como fazer um relatório de gestão?
Sabendo que os relatórios de gestão têm todo esse potencial, o passo seguinte é compreender como elaborar o documento para usá-lo de forma estratégica e inteligente, enquanto uma ferramenta de gestão.
A seguir, veja algumas dicas para criar um modelo de relatório perfeito para a realidade da sua empresa.
Defina objetivos
Para elaborar esse tipo de relatório, é imprescindível identificar e listar os objetivos. Também é preciso definir os departamentos ou setores que vão ser abarcados, assim como o profissional ao qual ele se destina — ou seja, se vai ser destinado ao proprietário, administrador, supervisor, gestor de um setor etc.
É fundamental que ele seja claro e que agregue valor ao negócio. Apenas dessa forma o relatório vai ser de grande utilidade para embasar decisões que ajudarão no alcance dos resultados desejados.
Coloque informações importantes
Quais informações serão incluídas? Para responder a essa pergunta, é essencial se lembrar dos objetivos elencados inicialmente. Muito mais do que quantidade, o que de fato importa no relatório é a relevância e a qualidade das informações.
Elas devem constar no relatório para atender aos objetivos. Portanto, é preciso revisar cada meta e analisar se os dados do documento são mesmo necessários. Não se esqueça de que ele deve ser sucinto e claro.
Defina os KPIs
Você sabe o que significa KPI? São Key Performance Indicators ou, em português, Indicadores-chave de Desempenho. Ou seja, são indicadores usados para monitorar o desempenho em uma empresa.
Eles precisam ser aplicados continuamente em um negócio para saber se os objetivos estão sendo alcançados. São quatro os principais tipos de indicadores:
- de produtividade;
- de capacidade;
- de qualidade;
- estratégicos.
Como eles estão ligados diretamente ao alcance de resultados da empresa, é importante listar os KPIs que se relacionam com os objetivos do relatório e fazer um levantamento dos dados obtidos.
Faça recomendações e conclusões
Encerre o relatório com resumos rápidos de tudo aquilo que foi escrito, fornecendo conclusões sobre as informações apresentadas.
Por exemplo, se o documento abordar que um investimento em Marketing Digital garantiu aumento de 20% de clientes em um ano, você vai poder fazer a comparação dos resultados com os objetivos, recomendando a continuidade da estratégica.
Revise
Antes de encerrar o documento e enviá-lo ao leitor, é preciso fazer uma revisão completa de toda a sua estrutura. Revise-o gramatical e ortograficamente, e faça edições para que ele fique mais objetivo, eliminando informações que não têm grande relevância para a análise.
Qual é a estrutura de um relatório de gestão?
Há vários elementos que devem estar presentes no documento, de modo que eles sejam comparáveis e que mostrem um histórico sólido do negócio. Confira os principais abaixo!
Título
Embora possa parecer simples, muitos relatórios sem informações básicas e sem título inviabilizam rastrear a sua origem. Isso impossibilita a comparação com outros documentos.
O título precisa conter o nome da empresa, o responsável pela elaboração, assim como a data de correspondência e de entrega dos dados. Se for o caso, também é necessário incluir o departamento a que se refere o relatório.
Objetivos
A elaboração de um relatório de gestão é totalmente guiada pelos objetivos a que ele atende. Portanto, esse tópico deve ganhar destaque na estrutura do conteúdo.
Para desenvolver os objetivos, é fundamental pensar em algumas questões, tais como:
- quem vai ler o relatório?
- por que o documento é necessário?
- o que desejo responder com ele?
Ao esclarecer tais questionamentos, fica fácil entender como estruturar as informações do conteúdo que vai ser exposto.
Resumo
O resumo é um texto para leitura rápida, que deve conter os dados e os processos mais essenciais do relatório. Dessa forma, você evita que o documento tenha que ser lido por inteiro todas as vezes em que o gestor precisar tomar decisões.
Uma boa sinopse otimiza o seu tempo e conduzir a decisões seguras e rápidas. Afinal, os dados são exibidos de forma bem mais objetiva, como em um mapa mental.
Lembre-se de que o conteúdo precisa seguir um sequenciamento lógico, iniciando pela exposição de uma situação, apresentando os problemas e elencando as possíveis soluções. E, dependendo do relatório, é preciso ter índices, avaliação de cenário etc.
Resultados
O relatório de gestão deve ter uma área para a apresentação dos resultados. O ideal é inserir todas as observações feitas que sejam importantes, bem como tabelas, estatísticas, gráficos e métricas de desempenho observadas.
Conclusão
A conclusão é o desfecho do relatório de gestão. Tem que mostrar as suas descobertas, as quais vão ser baseadas nas informações apresentadas ao longo do documento. Como você pode perceber, não se trata de opinião pessoal.
Aprendeu como fazer um relatório de gestão? Ele é imprescindível para o funcionamento de qualquer empresa, e desenvolvê-lo é mais fácil do que parece.
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