NOVO! Confira o último episódio do podcast Contabilidade sem neura Ouvir agora
Gestão Contábil

Passo a passo: aprenda como fazer a contabilidade para condomínio

4 Mins de leitura

Contabilidade para condomínio pode ser um bicho de sete cabeças quando não se tem o preparo para lidar com números o tempo todo. Contas a pagar, a receber, salários, impostos e encargos são algumas das obrigações que exigem a máxima atenção de um administrador.

No começo, essas tarefas podem assustar, mas é possível dar conta de todas elas até com relativa facilidade. Isso, claro, desde que sejam conhecidos certos princípios básicos de gestão, alguns dos quais serão abordados neste artigo.

Por isso, se você está à frente da administração de um condomínio ou tem interesse no assunto, chegou a hora de ficar por dentro das dicas para cumprir bem um mandato. Confira!

Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?

A base legal para o tratamento da contabilidade para condomínio é a Lei 4.591/64, mais conhecida como Lei do Condomínio. Em seu Capítulo VI, artigo 22, parágrafo 1º, fica determinado que compete ao síndico “manter guardada, durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.”

Portanto, a obrigação do síndico ou administrador não é exatamente executar serviços contábeis mas manter a posse de registros que comprovem a movimentação financeira. A propósito, o mesmo artigo 22 prevê que compete ao síndico prestar contas à Assembleia Geral, no entanto, não determina que ela seja feita nos moldes contábeis oficiais.

Aliás, a obrigação do síndico em prestar contas não está prevista apenas na Lei do Condomínio. O Código Civil também determina, em seu artigo nº1.348, que é da competência do síndico fazer a prestação de contas anualmente, ou quando exigida, junto à Assembleia Geral.

Talvez o maior risco esteja aí. Como o síndico tem um certo grau de liberdade para gerir as contas da maneira que bem entender, aumentam as chances de erros. Isso se aplica, em especial, aos de primeira viagem ou que por algum motivo tenham dificuldades em lidar com números.

Como fazer a contabilidade do condomínio?

De qualquer forma, não há como cuidar da parte financeira de um condomínio sem recorrer às ferramentas já consagradas pela contabilidade. Ou seja, você pode até não entender nada do assunto, mas é fato que precisará aplicar pelo menos um instrumento contábil na gestão das contas.

É o caso, por exemplo, da EFD Reinf para condomínios, módulo da escrituração eletrônica do SPED desenvolvida exclusivamente para o setor. Assim sendo, vale tomar conhecimento das principais técnicas contábeis para utilização direta na gestão condominial.

Demonstrativos de receitas e despesas

Conhecido entre contadores como DRE, o demonstrativo financeiro é usado para fazer a apuração de todas as transações do condomínio por período, normalmente de um ano. Dessa forma, é indicado utilizar uma planilha, onde deverão ser registradas receitas e despesas, mais ou menos como no método de partidas dobradas.

Significa que, de um lado, deverão ser lançadas as entradas e, de outro, as saídas de recursos. Cada uma das colunas deverá ter seus valores somados e, uma vez confrontados esses dois resultados, será possível saber se o orçamento foi respeitado.

Vamos imaginar que um síndico registrou como entradas os seguintes valores:

condomínio/mensalidade — R$ 150.000

taxa de mudança — R$ 4.000

multas — R$ 1.500

Total — R$ 155.500

Já as despesas registradas foram:

folha de pagamento — R$ 90.000

consertos e reparos — R$ 5.000

concessionárias — R$ 30.000

seguro — R$ 10.000

fornecedores — R$ 20.000

Total — R$ 155.000

Receitas – Despesas = R$ 500

Sendo assim, o nosso síndico fechou o período com um saldo positivo de R$ 500, que pode ser guardado para ajudar a cobrir despesas futuras.

Prestação de contas

A regra é clara e determina que a administração do condomínio preste contas à Assembleia Geral de todas as movimentações financeiras realizadas. Enquanto o Demonstrativo serve para cobrir períodos mais longos, ou seja, é um relatório consolidado, a prestação de contas deve ser feita mensalmente.

Sendo assim, além do cuidado com os cálculos, será necessário garantir que as informações cheguem aos condôminos diretamente. Isso pode ser feito por informativos anexados aos boletos para pagamento do condomínio, via mural ou mesmo por e-mail.

O importante aqui é garantir total transparência a respeito da destinação dos recursos arrecadados. Por isso, na prestação de contas, o síndico deverá divulgar todos os lançamentos feitos tal como no DRE, apresentando ao final o saldo remanescente. Para que fique ainda mais completo, é recomendável informar também o saldo bancário, de preferência com um extrato anexo.

Outros tipos de lançamentos

Dependendo do condomínio, é possível que moradores e administração criem métodos de gestão financeira complementares. Seria o caso, por exemplo, de uma conta poupança aberta para financiar, no futuro, uma obra de melhoria. Dessa forma, o síndico fica igualmente obrigado a registrar os valores dessa espécie de “fundo”, informando aos condôminos os depósitos feitos e os rendimentos auferidos.

Tecnologia como aliada

Não são apenas as receitas e despesas que vão ocupar espaço nas rotinas de um síndico ao cuidar da contabilidade para condomínio. Impostos e encargos, na verdade, representam uma fonte de despesa bastante significativa e devem ser acompanhados de perto.

Afinal, sobre uma folha de pagamento incidem FGTS, IRRF e PIS, fora o recolhimento do INSS para todos os colaboradores com carteira assinada. Para prestadores de serviço, é obrigatório recolher CSLL e ISS, além da Cofins, quando o valor da prestação superar R$ 215,05 por nota fiscal.

Embora as planilhas sejam úteis, a verdade é que são muitas frentes para cuidar ao mesmo tempo, certo? Por isso, o uso da tecnologia é altamente recomendado, seja por sistemas ERP ou mesmo via aplicativos para administração do condomínio.

Você viu neste artigo como funciona e de que forma fazer a contabilidade para condomínio, mesmo que não tenha experiência no assunto. E, se precisar de ajuda, pode sempre recorrer à terceirização de parte da gestão por meio de uma administradora. O importante é não correr riscos.

Outra ajuda valiosa nas rotinas gerenciais de síndicos e administradores é baixar o Guia para Fazer Contabilidade para Condomínio. É tudo o que você precisa em um único material!

Powered by Rock Convert
153 Artigos

Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
Artigos
Artigos relacionados
ContabilidadeGestão Contábil

Planejamento Tributário para 2021: como organizar desde o início

1 Mins de leitura
00Saiba a importância de montar um planejamento tributário Veja por que é importante fazer um planejamento tributário para o seu negócio no…
ContabilidadeGestão Contábil

8 estratégias essenciais para evitar o calote do cliente

5 Mins de leitura
00Gerenciar um negócio é bastante desafiador, e um dos maiores obstáculos é evitar o calote do cliente. A empresa fica em um…
Gestão ContábilSem categoria

Entenda como usar o Clubhouse para contadores

4 Mins de leitura
00Usar o Clubhouse para contadores pode ser uma excelente forma de melhorar a performance nos negócios, além de ser um meio de…

4 comentarios

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.