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Gestão

Gerenciamento de estoques: 11 dicas para reduzir custos na empresa

7 Mins de leitura

Pode não parecer, mas fazer um gerenciamento de estoque de maneira correta é essencial para a saúde financeira das empresas. Afinal, a atividade é responsável por uma parcela significativa dos gastos operacionais de uma organização e, por isso, deve receber uma atenção especial dos líderes organizacionais.

Para ajudá-lo, elaboramos 11 dicas de como reduzir custos com o gerenciamento de estoques na empresa. Continue a leitura e fique bem informado sobre o assunto.

1. Padronize e dê inteligência ao gerenciamento de estoque

A primeira etapa para reduzir e otimizar custos em uma empresa que trabalha com estoques é entender o quanto a inteligência faz diferença nesse processo.

Inteligência, no caso, significa a união ente tecnologia e estratégias de negócio. É a integração e a padronização do uso de dados para controle e análise de seus produtos.

Isso passa por um planejamento inicial que vai cobrir tudo o que você precisa para gastar apenas o necessário para lidar de forma eficiente com seu estoque:

  • qual é o seu público-alvo e quais são seus hábitos de compra (frequência, ticket médio, forma de pagamento, etc);
  • qual o mix de produtos ideal para atender a essa demanda;
  • qual é a previsão de giro de estoque;
  • como e com que frequência serão feitos inventários;
  • qual é a projeção de crescimento para o futuro e como o estoque pode crescer para atender a essa meta.

Todas essas questões, quando definidas pelos gestores responsáveis (desde a logística, passando pelas vendas até o financeiro), vão não só nortear a padronização do seu estoque como também facilitar a identificação de custos e de que forma mitigá-los no dia a dia.

Essa é a inteligência de negócio tão necessária para o futuro, que nesse departamento é fundamental principalmente para o varejo.

2. Controle a entrada e a saída das mercadorias

É importante que a empresa tenha o total controle das mercadorias que entram e saem do estoque em tempo real.

Isso quer dizer que fazer um único lançamento diário no sistema com tudo o que entrou e saiu durante o dia não é suficiente — sobretudo em empresas de grande porte, em que o fluxo de mercadorias é muito grande.

Os lançamentos de produtos que entram ou saem do estoque devem ser feitos no exato momento em que a ação ocorre e não em uma determinada hora do dia apenas.

Essa preocupação acaba por facilitar seu entendimento de como o estoque se comporta em várias situações: épocas de pico de vendas, ações promocionais e meses mais frios do mercado.

Assim, ao se preparar melhor para cada um desses cenários, você não perde dinheiro com estratégias mal-colocadas — um ponto que também influencia diretamente no próximo tópico.

3. Trabalhe com a curva ABC e adquira quantidades certas

Se você tem o controle exato das mercadorias que entram e saem do seu estoque, poderá gerar curvas ABC para saber qual a necessidade exata de um determinado item para a sua empresa.

Com a curva ABC, você evita adquirir um produto que ainda tem muitos itens armazenados, evitando um gasto desnecessário. Isso é fundamental para que a gestão de estoques não atinja gastos elevados.

Esse é o tipo de controle que alguns gestores ainda têm dificuldade para se adaptar em um novo mercado: nem sempre ter mais é melhor. 

O estoque bem gerido é aquele que conta com exatamente os itens que precisa para a época certa — contando com uma boa previsão de demanda e uma reserva segura.

4. Configure alertas de reordenação

É possível adicionar inteligência nessa hora também para garantir que o resultado encontrado na curva ABC se solidifique em estratégias de gerenciamento de qualidade.

Os alertas de reordenação dão tranquilidade para o gestor administrar a compra de itens sem o medo de gastar mais do que precisa.

Alertas de reordenação são notificações por software que monitoram e avisam quando um item está chegando a um nível crítico no estoque.

Além de garantir que você não vai comprar itens desnecessários e minar sua capacidade de investimento no futuro, esse tipo de alerta também assegura a disponibilidade perene principalmente dos produtos mais populares.

Afinal, não tem nada mais doloroso para um empresário do que perder vendas e deixar de lucrar por simples desorganização de processos.

5. Acabe com o excesso de mercadorias

É hora de abordar especificamente algo que já comentamos nos itens acima: excesso de mercadorias nunca é uma boa para a empresa.

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Tem muitos profissionais que hesitam ainda em enxergar essa verdade. Acham que é sempre mais seguro se garantir comprando bastante de cada item.

Mas pense nisto: item no estoque é capital parado. É dinheiro que poderia ser utilizado de forma mais dinâmica nas vendas, no marketing, em áreas que impactam no seu sucesso.

Isso sem contar que a manutenção dos itens tem um custo e ele é recorrente. Dependendo de mudanças no hábito ou nos gostos do público, pode ser um gasto irrecuperável, já que você terá que diminuir consideravelmente a margem de lucro para se desfazer do produto no futuro.

6. Pratique a técnica PEPS no gerenciamento de estoques

A técnica PEPS foi desenvolvida por profissionais da área da logística e significa “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”. Desse modo, os produtos devem seguir uma ordem cronológica para deixarem o estoque: aqueles que deram entrada antes devem ter prioridade quando for necessário dar a saída de algum item.

Essa prática é excelente para evitar que um produto perca o prazo de validade no estoque, sem nem mesmo ter sido colocado à venda, por exemplo — o que pode gerar prejuízos para a empresa.

7. Invista em sistemas de armazenagem diferenciados

Se as mercadorias que estão em seu estoque podem ser danificados com facilidade ou são perecíveis, é fundamental que seja feito um investimento em sistemas de armazenagem de boa qualidade.

Existem diversas opções de sistemas no mercado, como porta-paletes, sistemas de armazenagem empilháveis e até mesmo dispositivos giratórios, chamados de sistemas de armazenagem do tipo carrossel.

O que pode parecer um gasto a mais é, na verdade, um investimento na redução de custos. Com o tempo, você consegue esse retorno por meio da economia e continua economizando muito depois disso.

8. Considere uma reformulação no layout do estoque

Pode parecer assunto secundário, mas muitas vezes a própria forma como o estoque é montado e disposto pode gerar custos adicionais imperceptíveis.

São algumas causas:

  • o tempo perdido pelo operador que precisa buscar itens populares frequentemente na parte mais afastada do estoque;
  • o gasto com energia pela utilização de mais lâmpadas por conta da má disposição de prateleiras e armários. Ela também é usada para a manutenção de condições de temperatura ideais que poderiam ser solucionadas com um cuidado na circulação do ar;
  • o gasto com material de escritório que poderia ser reduzido no uso de ferramentas e equipamentos mais apropriados para uma gestão moderna de estoque.

Muitas vezes, isso pode ser solucionado com soluções simples. Por isso, é um ponto importe para colocar no centro das discussões quando você for planejar seu estoque otimizado.

9. Aposte em automação

Já comentamos sobre a necessidade de um alerta de reordenação para avisar sempre que um item precisa ser reposto, certo? Esse é um exemplo de como a automação pode reduzir custos.

A verdade é que, hoje, nenhum estoque consegue atingir o nível de automação ideal para se tornar competitivo do mercado sem algum tipo de ferramenta automatizadora — seja ela uma máquina ou um software.

São funcionalidades que exercem tarefas sem interação humana, como monitorar a entrada e saída dos produtos, fazer a leitura de códigos de barras e coletar dados, gerar etiquetas, além de ações manuais como coleta, transporte e embalamento dos produtos.

Essa automação traz economia em diversos aspectos:

  • diminui o tempo entre recebimento e despacho de pedidos;
  • diminui a carga dos funcionários que podem utilizar o tempo economizado em outras funções;
  • gerencia melhor o estoque evitando produtos em falta ou excesso;
  • descarta o uso de material manual de escritório, como papel, tinta etc.

Ou seja, a automação é, ao mesmo tempo, prática e estratégica. É uma busca que deve ser iniciada o quanto antes para transformar sua relação com o público e com o mercado.

10. Invista em treinamento

Mesmo que a automação esteja transformando o gerenciamento de estoque, ela ainda precisa da participação estratégica de colaboradores para se traduzir em economia de verdade.

Por isso, é sempre bom lembrar o empresário de que ele precisa investir em seus funcionários. Especializações, principalmente tecnológicas, estão trazendo resultados bem positivos para esse departamento.

Quando a pessoa que está ali, no dia a dia do estoque, consegue analisar dados e identificar padrões, ele tem mais poder para traçar e executar estratégias com foco na eficiência: fazer mais gastando menos, o objetivo de qualquer empresa.

11. Tenha um bom software de gestão

Para conseguir administrar bem o seu estoque e colocar em prática as dicas anteriores com maestria, recomenda-se a aquisição de um bom software de gestão de estoque.

Esses sistemas, conhecidos também como ERPs, facilitam o dia a dia dos responsáveis pela rotina, possibilitando um controle exato de tudo o que acontece no estoque das suas empresas. Isso dá elementos para que a previsão de cenários e a rápida solução de problemas sejam colocadas em prática.

Se você seguir essas dicas à risca, certamente conseguirá fazer o gerenciamento de estoques da sua empresa ser bem-executado, sem gastos desnecessários. Mas se ainda tiver restado alguma dúvida, conte para nós nos comentários ou entre em contato para saber mais sobre os benefícios de um sistema de gestão.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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