Como evitar gastos desnecessários no setor de compras?

Já faz tempo que o setor de compras deixou de ser visto no mundo empresarial como um mero núcleo tirador de pedidos para ganhar papel estratégico nas decisões corporativas. E não é por menos! Fazendo o meio de campo entre o setor produtivo e os fornecedores, a área de suprimentos é responsável pela manutenção de uma boa relação nesse âmbito, o que influencia diretamente o preço, o prazo de entrega e a qualidade do produto final.

Em paralelo a isso, a pressão permanente pela redução de custos, a necessidade de gerenciamento de pedidos emergenciais, que colocam o planejamento da área de ponta-cabeça, e a imposição das práticas de compliance nas aquisições surgem como fatores cruciais para fazer dessa unidade um ponto vital para o sucesso da organização.

Mas como evitar gastos desnecessários com as demandas corporativas? A resposta está na adoção de um novo olhar tecnológico sobre a área, desde a seleção de fornecedores até o processo de follow-up. Quer ver como? Confira nossas dicas!

Formatação de uma política de suprimentos que pense as aquisições de forma estratégica

A política de suprimentos nada mais é que o conjunto de princípios e diretrizes que norteia a interação com clientes internos e externos da empresa. Sem ela, os colaboradores do setor de compras ficam sem respaldo nas atividades de negociações. Questões como as citadas abaixo são alguns referenciais próprios de uma política de compras:

  • negociar apenas com fornecedores cadastrados;
  • fazer pelo menos 6 cotações antes de cada aquisição;
  • considerar a seguinte ordem de prioridades no momento da pesquisa: qualidade, preço e prazo de entrega.

Uma política de compras pode ajudar a diagnosticar o melhor modelo de aquisições para a empresa. Centralização total ou descentralização em relação a filiais? Compras programadas ou incrementais? Acredite: uma resposta errada pode custar um bom dinheiro para a companhia.

Construção de um banco de dados de fornecedores apoiado em Big Data

O centro nervoso de uma empresa de sucesso está em sua capacidade de adquirir insumos a custos menores que a concorrência, mas mantendo, claro, a qualidade. E essa virtude passa diretamente pelo setor de compras. Assim, é possível repassar esse benefício ao preço final. O detalhe é que conseguir o fornecedor certo para a matéria-prima exata não é uma tarefa tão fácil assim.

Métodos de seleção de fornecedores desalinhados com as características da organização, dificuldades de criação de um relacionamento de longo prazo, falta de tecnologia no gerenciamento da carteira: essas são apenas algumas das variáveis que criam muros entre a área de suprimentos e os fornecedores, aumentando custos e prejudicando o faturamento empresarial.

Para evitar esses obstáculos, é preciso investir na integração de dados, o que começa com um bom ERP dotado de módulo de compras. Essa solução pode ser interligada a tecnologias de análise de grandes dados para mapear as necessidades da organização, cruzando-as com listagens atualizadas dos preços praticados pelos mais importantes fornecedores de cada segmento.

Pode apostar: com tantos players no mercado, trazer esse grau de inteligência estratégica ao setor de compras é simplesmente fundamental para reduzir custos e ampliar a competitividade empresarial.

Manutenção de ao menos um trio de possíveis fornecedores para cada insumo

Em muitas companhias, não há qualquer diagnóstico sobre o nível de dependência de determinado fornecedor, tampouco sobre o nível de criticidade de cada material. Muitas vezes, a confiança em determinados suppliers também acaba atrapalhando, já que coloca a organização em uma posição de comodismo.

Para evitar que sua corporação tenha que recorrer a qualquer fornecedor em um momento emergencial, o ideal é ter ao menos 3 fornecedores para cada matéria-prima usada em seu processo produtivo. Desenvolver um gráfico baseado na curva ABC também ajuda a entender quais são os materiais mais críticos para a organização (por questão de preço e de relevância), orientando as políticas de abastecimento.

Implementação de um sistema de gestão de suprimentos para cálculo de demanda

A demanda por insumos e matérias-primas flutua ao sabor das mais diversas variáveis, desde mudanças macroeconômicas a período do ano, incluindo alterações de tendências e muito mais. Diante disso, como você calcula o ponto de pedido em sua organização?

O sonho de todo gestor de um setor de compras é que a aquisição de um simples lápis só seja feita quando o que está na ativa é reduzido a um nível microscópico, não concorda? No entanto, como é muito difícil trabalhar ao nível do just in time toyotista dos anos 70, cabe aos profissionais da área de suprimentos encontrar formas de estimar as demandas dos clientes internos com a maior precisão possível. E isso passa inevitavelmente pelo uso da computação cognitiva.

Nem poderia ser diferente. O ponto de pedido, que indica quando um novo pedido deve ser feito ao fornecedor, é conhecido a partir do cálculo: (consumo médio x tempo de reposição) + estoque de segurança. A grande questão aqui é que o tempo de reposição se desdobra em um oceano de fatores, como:

  • tempo necessário para realizar uma cotação antes do pedido;
  • tempo que o fornecedor precisa para encomendar matérias-primas ao fabricante ou a outro fornecedor na comercialização de componentes;
  • tempo de produção por parte do fornecedor, se houver;
  • tempo de saída do caminhão até a chegada à empresa.

Responda sinceramente: como ser preciso no seu setor de compras tendo que estimar a olho nu tantas questões? Praticamente impossível, não? Isso explica por que as empresas perdem tanto dinheiro com insumos encalhados nos almoxarifados ou, em outro extremo, com a ruptura do estoque. É essencial, assim, contar com tecnologia para dimensionamento da demanda.

Embasamento do relacionamento com fornecedores pelas regras de Supply Chain Management

Antes de mais nada, é importante destacar a necessidade de trabalhar com os conceitos modernos de Supply Chain Management (SCM) nas negociações do setor, eliminando da organização a ideia nociva de que a área de suprimentos deve sempre obter o máximo de vantagens sobre o fornecedor.

O fundamento básico do SCM é criar uma relação empática com seus stakeholders, construindo um círculo de interdependência, transparência e alta interatividade que preza pelo longo prazo e pelos benefícios mútuos nas transações. A criação de um ambiente de conflito com parceiros faz com que, em um momento de emergência, a empresa não consiga obter preços adequados ou prazos diferenciados. Na ponta do lápis, esse tipo de relação não é benéfico para ninguém.

Além disso, é preciso estabelecer interações que permitam que a companhia consiga o melhor preço unitário sem depender da compra de escala. Trata-se de uma estratégia perigosa adotada por muitas corporações e que pode se revelar prejudicial, dado que mercadoria no estoque é sinônimo de dinheiro parado — que poderia estar sendo investido ou fortalecendo o capital de giro.

Integração jurídica para a elaboração de contratos que protejam a empresa de eventuais irresponsabilidades

A redução de custos do setor de compras envolve também uma interligação plena com a área jurídica do negócio. Isso porque é preciso de apoio legal para formular contratos que atendam às principais necessidades corporativas, prevendo prazos de entrega, sanções por atraso, condições de remessa e pagamento, entregas programadas e assim por diante.

Seu setor de compras está preparado para modernizar processos e recursos, tornando-se, de fato, um núcleo estratégico na empresa? Então continue então conosco, aproveitando para entender o peso do compliance no sucesso da sua organização!

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