Gerenciamento de estoques: 11 dicas para reduzir custos na empresa

Pode não parecer, mas fazer um gerenciamento de estoque de maneira correta é essencial para a saúde financeira das empresas. Afinal, a atividade é responsável por uma parcela significativa dos gastos operacionais de uma organização e, por isso, deve receber uma atenção especial dos líderes organizacionais.

Para ajudá-lo, elaboramos 11 dicas de como reduzir custos com o gerenciamento de estoques na empresa. Continue a leitura e fique bem informado sobre o assunto.

1. Padronize e dê inteligência ao gerenciamento de estoque

A primeira etapa para reduzir e otimizar custos em uma empresa que trabalha com estoques é entender o quanto a inteligência faz diferença nesse processo.

Inteligência, no caso, significa a união ente tecnologia e estratégias de negócio. É a integração e a padronização do uso de dados para controle e análise de seus produtos.

Esse planejamento inicial vai cobrir tudo o que você precisa para gastar apenas o necessário e garantir um estoque eficiente, Sendo:

• qual é o seu público-alvo e quais são seus hábitos de compra (frequência, ticket médio, forma de pagamento, etc);
• qual o mix de produtos ideal para atender a essa demanda;
• qual é a previsão de giro de estoque;
• qual a frequência de criação dos inventários;
• qual é a projeção de crescimento para o futuro e como o estoque pode crescer para atender a essa meta.

Todas essas questões, quando definidas pelos gestores responsáveis (desde a logística, passando pelas vendas até o financeiro), vão não só nortear a padronização do seu estoque como também facilitar a identificação de custos e de que forma mitigá-los no dia a dia.

Essa é a inteligência de negócio tão necessária para o futuro, que nesse departamento é fundamental principalmente para o varejo.

2. Controle a entrada e a saída das mercadorias

É importante que a empresa tenha o total controle das mercadorias que entram e saem do estoque em tempo real.

Isso quer dizer que fazer um único lançamento diário no sistema com tudo o que entrou e saiu durante o dia não é suficiente – sobretudo em empresas de grande porte, em que o fluxo de mercadorias é muito grande.

Os lançamentos de produtos que entram ou saem do estoque precisam ocorrer no exato momento em que a ação acontece e não em uma determinada hora do dia apenas.

Essa preocupação acaba por facilitar seu entendimento de como o estoque se comporta em várias situações: épocas de pico de vendas, ações promocionais e meses mais frios do mercado.

Assim, ao se preparar melhor para cada um desses cenários, você não perde dinheiro com estratégias mal-colocadas – um ponto que também influencia diretamente no próximo tópico.

3. Trabalhe com a curva ABC e adquira quantidades certas

Se você tem o controle exato das mercadorias que entram e saem do seu estoque, poderá gerar curvas ABC para saber qual a necessidade exata de um determinado item para a sua empresa.

Com a curva ABC, você evita adquirir um produto que ainda tem muitos itens armazenados, evitando um gasto desnecessário. Isso é fundamental para que a gestão de estoques não atinja gastos elevados.

Esse é o tipo de controle que alguns gestores ainda têm dificuldade para se adaptar, pois trata-se de um novo mercado, no qual nem sempre ter mais é melhor. 

O estoque bem gerido é aquele que possui os itens que precisa para a época certa – contando com uma boa previsão de demanda e uma reserva segura.

4. Configure alertas de reordenação

É possível adicionar inteligência nessa hora também para garantir que o resultado encontrado na curva ABC se solidifique em estratégias de gerenciamento de qualidade.

Os alertas de reordenação dão tranquilidade para o gestor administrar a compra de itens sem o medo de gastar mais do que precisa.

Alertas de reordenação são notificações por software que monitoram e avisam quando um item está chegando a um nível crítico no estoque.

Além de garantir que você não vai comprar itens desnecessários e minar sua capacidade de investimento no futuro, esse tipo de alerta assegura a disponibilidade perene, principalmente dos produtos mais populares.

Afinal, não tem nada mais doloroso para um empresário do que perder vendas e deixar de lucrar por simples desorganização de processos.

5. Acabe com o excesso de mercadorias

É hora de abordar especificamente algo que já comentamos nos itens acima: excesso de mercadorias nunca é uma boa para a empresa.

Tem muitos profissionais que hesitam em enxergar essa verdade. Acham que é sempre mais seguro se garantir comprando bastante de cada item.

Mas pense nisto: muitos itens no estoque significa capital parado. E pra que fazer isso se você pode utilizar esse dinheiro de forma nas vendas, no marketing, ou em áreas que impactam no seu sucesso?

Sem contar que a manutenção dos itens tem um custo e ele é recorrente. Dependendo de mudanças no hábito ou nos gostos do público, pode ser um gasto irrecuperável, já que você terá que diminuir consideravelmente a margem de lucro para se desfazer do produto no futuro.

6. Pratique a técnica PEPS no gerenciamento de estoques

Se ainda não ouviu falar na técnica PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), fique atento a este ponto. De acordo com essa estratégia, desenvolvida por profissionais da área da logística, dos produtos devem seguir uma ordem cronológica para deixarem o estoque: aqueles que deram entrada antes devem ter prioridade quando for necessário dar a saída de algum item.

Essa prática é excelente para evitar que um produto perca o prazo de validade no estoque – o que pode gerar prejuízos para a empresa.

7. Invista em sistemas de armazenagem diferenciados

Se as mercadorias que estão em seu estoque danificadam com facilidade ou são perecíveis, é fundamental investimentir em sistemas de armazenagem de boa qualidade.

Existem diversas opções no mercado, como porta-paletes, sistemas de armazenagem empilháveis e até mesmo dispositivos giratórios, chamados de sistemas de armazenagem do tipo carrossel.

O que pode parecer um gasto a mais é, na verdade, um investimento na redução de custos. Com o tempo, você consegue esse retorno e continua economizando muito depois disso.

8. Considere uma reformulação no layout do estoque

Pode parecer assunto secundário, mas muitas vezes a própria forma de montagem do estoque pode gerar custos adicionais.

São algumas causas:

• o tempo perdido pelo operador que precisa buscar itens populares frequentemente na parte mais afastada do estoque;
• o gasto com energia pela utilização de mais lâmpadas por conta da má disposição de prateleiras e armários.

Muitas vezes, uma organização eficaz soluciona problemas simples. Por isso, preste atenção a esse quesito quando você planejar seu estoque otimizado.

9. Aposte em automação

Já comentamos sobre a necessidade de um alerta de reordenação para avisar sempre que um item precisa ser reposto, certo? Então, esse é um exemplo de como a automação pode reduzir custos.

A verdade é que, hoje, nenhum estoque consegue atingir o nível de automação ideal para se tornar competitivo do mercado sem algum tipo de ferramenta automatizadora — seja ela uma máquina ou um software.

São funcionalidades que exercem tarefas sem interação humana, como monitorar a entrada e saída dos produtos, fazer a leitura de códigos de barras e coletar dados, gerar etiquetas, além de ações manuais como coleta, transporte e embalamento dos produtos.

Essa automação traz economia em diversos aspectos:

• diminui o tempo entre recebimento e despacho de pedidos;
• diminui a carga dos funcionários que podem utilizar o tempo economizado em outras funções;
• gerencia melhor o estoque evitando produtos em falta ou excesso;
• descarta o uso de material manual de escritório, como papel, tinta etc.

Ou seja, a automação é, ao mesmo tempo, prática e estratégica. É uma busca que deve ser iniciada o quanto antes para transformar sua relação com o público e com o mercado.

10. Invista em treinamento

Mesmo que a automação esteja transformando o gerenciamento de estoque, ela ainda precisa da participação estratégica de colaboradores para se traduzir em economia de verdade.

Por isso, é sempre bom lembrar o empresário de que ele precisa investir em seus funcionários. Especializações, principalmente tecnológicas, estão trazendo resultados bem positivos para esse departamento.

Quando a pessoa que está ali, no dia a dia do estoque, consegue analisar dados e identificar padrões, ele tem mais poder para traçar e executar estratégias com foco na eficiência: fazer mais gastando menos, o objetivo de qualquer empresa.

11. Tenha um bom software de gestão

Para conseguir administrar bem o seu estoque e colocar em prática as dicas anteriores com maestria, recomenda-se a aquisição de um bom software de gestão de estoque.

Esses sistemas, conhecidos também como ERPs, facilitam o dia a dia dos responsáveis pela rotina, possibilitando um controle exato de tudo o que acontece no estoque das suas empresas. Isso dá elementos para que a previsão de cenários e a rápida solução de problemas sejam colocadas em prática.

Se você seguir essas dicas à risca, certamente conseguirá fazer o gerenciamento de estoques da sua empresa ser bem-executado, sem gastos desnecessários. Mas se ainda tiver restado alguma dúvida, conte para nós nos comentários ou  entre em contato com nossos especilistas para saber mais sobre os benefícios de um sistema de gestão.

TEXTO ATUALIZADO: 22/01/2024