Sabe qual foi uma das maiores lições, para o mundo dos negócios, que a pandemia do coronavírus trouxe? Que todas as empresas, independentemente do porte, deveriam ter uma reserva em dinheiro. E isso só se alcança com um bom controle financeiro na sua papelaria.
Esse tipo de reserva é fundamental para superar momentos de crise, mantendo o negócio em funcionamento até que o cenário volte a ser favorável. Segundo um levantamento da Boa Vista, o primeiro semestre de 2020 registrou aumento de 93% nos pedidos de falência. Era o primeiro semestre da pandemia.
Quando não há um controle financeiro, a sua papelaria corre o risco de ficar inadimplente com os fornecedores, ter que demitir funcionários e até não pagar custos essenciais, como o aluguel do ponto e a energia. Trata-se de uma situação que você deve trabalhar com bastante afinco para evitá-la.
Nesse sentido, o blog Alterdata te orienta por meio de nove pontos de controle essenciais no financeiro da sua papelaria. Veja!
1. Comece traçando uma estratégia para sua papelaria
Se você acompanha o nosso blog, sabe que nós sempre orientamos qualquer negócio a ter sua estratégia. Por isso, planeje seus passos e não pense na sua empresa apenas como algo que dará retorno a curto prazo.
Saiba qual patamar deseja alcançar e, principalmente, em quanto tempo. Desse modo, será possível distribuir os recursos e pensar em meios para chegar lá. Um bom controle financeiro contribui para gastos equilibrados.
2. Separe as finanças do negócio das pessoais
A sua papelaria não é a sua vida, portanto, nada de misturar as finanças do negócio com as pessoais. Por mais que você seja o dono, comporte-se como um funcionário que trabalha para si.
Planeje seus gastos pessoais e estabeleça o seu salário. Não use o dinheiro da empresa para pagar outras despesas que não sejam as delas. Assim, será possível obter recursos para investir no crescimento da papelaria.
3. Saiba quanto dinheiro sua papelaria tem
Preste bastante atenção nesta dica: o saldo da conta bancária da sua papelaria não quer dizer que aquele dinheiro é todo dela. O valor total equivale às dívidas quitadas e a venda de tudo.
A partir desse ponto, você consegue entender se o negócio está dando lucro ou não. Coloque o controle financeiro em dia para quitar empréstimos, manter as contas pagas e, mais uma vez, ter como investir no crescimento.
4. Dê atenção ao capital de giro
Capital de giro é o dinheiro que sobra no caixa? Ele não deveria ser visto assim. Trata-se do montante que paga dívidas e compromissos imediatos, sem o risco de ficar com pendências.
Aliás, aqui vai outra dica: parte do seu capital de giro está no estoque. Se as vendas estão fracas, significa que o seu dinheiro encontra-se parado. Aí não dá, né? Dê atenção ao capital de giro para manter o financeiro em dia.
5. Encare as despesas de modo igualitário
O bom controle financeiro de uma papelaria requer uma visão igualitária em relação às dívidas. Muitos gestores dão importância somente para as maiores despesas, ignorando as menores.
Essa é uma visão muito distorcida do que deveria acontecer, pois grandes ou pequenas, as despesas precisam ser honradas da mesma maneira. Coloque-as, portanto, no planejamento do orçamento.
Tenha em mente que, mesmo pequenas, as despesas têm potencial para crescer. Os juros em nosso país são altíssimos e contribuem para duplicar, triplicar e quadruplicar qualquer valor em pouco tempo.
6. Pense no dia seguinte, então faça reservas
Você já entendeu a importância de manter um bom controle financeiro em sua papelaria, certo? Então, não deixei de pensar no dia seguinte e começar a fazer reservas.
Além do capital de giro, é importante ter uma reserva de emergência para cobrir despesas inesperadas. É o caso de uma rescisão de contrato, conserto de uma máquina ou reparos por causa de uma tempestade.
Faça uma boa análise do orçamento de sua papelaria para entender direitinho como os recursos são gastos. Desse modo, você encontrará excedentes que podem ser cortados e começar a economizar para sobrar no fim de cada mês.
7. Mantenha o estoque em dia
Lembra que o estoque é parte do capital de giro? Olha ele aqui de novo!
Identifique corretamente todos os itens do seu estoque, mantendo o ambiente limpo e organizado. Separe-os por categoria para não perdê-los de vista.
Sabe aqueles itens que estão encalhados? Exponha-os em uma área de descontos para vender mais rápido. Isso ajuda a aumentar o ticket médio da papelaria e, consequentemente, melhorar o cenário financeiro do negócio.
8. Renegocie despesas básicas e com os fornecedores
Dedique alguns minutos para, mensalmente, analisar o financeiro de sua papelaria. Observe por onde entra o dinheiro e, principalmente, por quais canais ele sai.
Esse tipo de observação é essencial para identificar oportunidades de renegociação, como as que envolvem despesas com aluguel e fornecedores.
Chame-os para conversar e tente renegociar prazos e taxas, com o objetivo de obter descontos, mesmo que temporários.
9. Adote uma ferramenta que ajude no controle financeiro
Dica de ouro, tá? O controle financeiro da sua papelaria pode ser feito da melhor forma possível com a ajuda de uma ferramenta própria para isso.
Conte com a tecnologia para fazer balanços, emitir alertas de contas a vencer, apontar como está o fluxo de caixa e não deixar que você perca dinheiro com facilidade.
Esse é o tipo de ajuda que todo negócio precisa ter, pois cada centavo a mais tem um peso importante no fim do mês. Ele permite acompanhar a evolução financeira em diferentes períodos, além de contribuir para as cobranças.
Conheça o software de gestão para varejo da Alterdata e mantenha o financeiro do seu negócio sob controle!
