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Gestão de papelaria: 5 pontos essenciais para não falhar!

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Você já parou para pensar na importância de uma boa gestão de papelaria? Se ainda não fez isso, então considere elementos como o controle das informações dos seus clientes, o registro de entradas e saídas e até a gestão do estoque.

Todas essas são exigências essenciais para um projeto de sucesso. Sem o devido domínio delas, mesmo que suas ideias sejam boas, dificilmente haverá motivo para você prosperar.

Em um mercado competitivo como o atual, no qual qualquer vacilo coloca um concorrente na frente da sua empresa, ter atenção especial à gestão de papelaria é muito importante. Por isso, confira pontos essenciais para fazer isso do jeito certo.

1. Defina como será feita a gestão de estoque

Gestão de papelaria

É preciso ter critérios para lidar com suas reposições. Até porque é isso que dará um dinamismo maior ao seu negócio. Estratégias simples costumam ser muito úteis, como a curva ABC, na qual você atribui aos seus produtos mais importantes a categoria A, e os demais às categorias B e C.

A ideia é que exista um grau de relevância maior para os itens que realmente impactam o dia a dia da sua empresa e que, em função disso, seja criada a estratégia.

Além disso, vale a pena atualizar os registros constantemente e desenvolver um método para a organização dos itens. Entre elas alguns exemplos são:

  • O Just in Time, no qual o estoque é mais enxuto e as reposições são mais concentradas nas demandas;
  • O PEPS, sigla para “Primeiro a entrar, primeiro a sair”. Quer dizer que os produtos mais antigos ficam na frente dos demais;
  • O UEPS, que funciona de maneira oposta à metodologia anterior, ou seja, “Último a entrar, primeiro a sair”.

A dica é avaliar qual desses métodos pode ser compatível com a dinâmica da sua empresa e investir em uma estratégia específica para sofisticar seus processos de reposição.

2. Invista em treinamentos de funcionários

Outro fator preponderante para o sucesso da sua gestão de papelaria está na forma como você incentiva o seu colaborador. E isso não tem a ver apenas com a remuneração que ele recebe. É óbvio que o dinheiro é importante, mas além disso é preciso pensar também na qualificação desse profissional.

Nesse sentido, vale a pena criar uma política de aperfeiçoamento constante. Com ela, é possível investir em treinamentos e eventos especiais para direcionar a evolução de quem trabalha com você. Assim, elementos essenciais como o atendimento e a adaptação a determinado sistema podem ser trabalhados com critério, de modo que você tenha como se diferenciar da concorrência.

É importante pensar na qualificação profissional, até porque seus funcionários serão a imagem da organização diante dos clientes. Portanto, cuide deles como um ativo para dar vida a uma marca que gera identificação.

3. Aposte na atualização de dados

Em relação às mais variadas informações que você movimenta no dia a dia do seu negócio, o mais importante é tomar o máximo de cuidado para mantê-las sob controle e em segurança. Um simples equívoco em relação a notas fiscais, por exemplo, pode ser o ponto inicial para um processo de retrabalho que provavelmente vai fazer você e sua equipe perderem tempo e dinheiro. Por esse motivo, uma boa gestão de papelaria é detalhista em relação às informações, desde as mais simples até as mais complexas.

A realidade é que manter os dados em dia é algo que depende de como são definidos os processos de rotina. Isso depende de como sua equipe atua no recebimento de pedidos, na transferência de informações entre departamentos, no pagamento de contas, entre outros.

A verdade é que se você não tem uma política bem alinhada com a rotina da sua papelaria, a tendência é que cometa erros e que não consiga prosperar justamente por perder tempo demais refazendo tarefas.

Em relação aos dados, é interessante notar como o trabalho com eles tem sido importante nos últimos anos. Com a tecnologia em nuvem, por exemplo, já não é mais necessário reunir inúmeros papéis para organizar o dia a dia da empresa. É por isso que vale a pena ter atenção a soluções mais avançadas.

4. Faça a identificação correta dos produtos

Políticas internacionais de codificação orientam o uso de código de barras na organização dos produtos. Estes, mais até do que identificar os elementos, permitem que você insira o seu negócio em uma logística maior, de maneira que a identificação comece antes até de o material chegar ao seu estoque.

Isso garante maior rigidez no controle dos produtos, principalmente aqueles que vem de importadoras. Assim, caso haja a necessidade de fazer devoluções a fornecedores ou repor artigos, esses códigos facilitam muito o processo na gestão de papelaria.

Identificar os produtos de maneira digital é um caminho sem volta. Empresas que ainda não aderiram a isso certamente estão atrás de suas concorrentes. Até porque um dos diferenciais da tecnologia é a simplicidade. É sobre isso que vamos tratar na sequência.

5. Trabalhe com um software de gestão de papelaria

Por fim, vale a pena recorrer a um recurso que ajude você a lidar com essas e outras exigências da gestão de papelaria. E ele é o software de gestão, um sistema avançado que permite o registro de cada movimentação realizada e, mais: permite que você organize diferentes dados referentes não só ao seu negócio, mas também ao mercado como um todo.

O software de gestão é uma ferramenta capaz de simplificar cada movimentação do seu negócio de maneira a desburocratizar os mais diversos eventos. Nele, você consegue inserir os dados desde a compra até a venda, organizar as informações de estoque para facilitar o controle e até usar recursos para criar estratégias.

A consequência disso é dar à sua papelaria as condições necessárias para se destacar no mercado em que atua e obter resultados. Considerando uma solução específica, no caso, um software de gestão para papelaria, você tem como organizar o sistema de acordo com seus processos e fazer dele uma ferramenta extremamente adaptada para suas demandas do dia a dia.

É isso o que pode controlar cada detalhe que o seu negócio movimenta, evitando erros. Esta é a dica que certamente pode elevar o nível da sua papelaria e criar motivos para que ela tome conta do mercado.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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