Entenda a importância da integração das informações na empresa

Neste artigo tratamos de esclarecer as principais vantagens de implementar o processo de integração das informações da sua empresa. Além do que, abordamos as ferramentas digitais e softwares de gestão que permitem realizar essa fusão de dados através da qual são colhidas as informações necessárias para otimizar os processos.

A implementação dessas ferramentas pode proporcionar grandes vantagens para seu negócio, desde que seja efetuada tendo como base as necessidades deste. O mecanismo de integração dos dados deve envolver no mesmo conjunto elementos de diversos setores, como administração, vendas, marketing, contabilidade, compras, RH, entre outros.

1. Vantagens de realizar a integração das informações

Por meio do processo de integração dos dados dos diversos setores e processos da empresa, torna-se possível o acesso a informações riquíssimas que servem como base para otimização de diversos fatores. Entre os principais benefícios trazidos por esse cruzamento de dados são:

• Acaba com a necessidade de realizar manutenção em diversos sistemas;
• Padroniza o procedimento;
• Reduz custos de treinamento;
• Reduz tarefas refeitas e outras falhas;
• Esclarece a real situação da empresa;
• Diminui ruídos na informação;
• Otimiza, de forma geral, os diversos processos da empresa.

O profissional de contabilidade atualmente precisa estar diretamente ligado ao processo de tomada de decisão e estratégias da empresa. A eficácia da tomada de decisão se dará (ou não) por meio da integração das informações entre os dados oriundos dos diversos setores.

Manter diversos sistemas separadamente não apenas gera necessidade de muito mais trabalho de manutenção, como se mostra muito menos eficiente e eficaz no sentido de traças as estratégias necessárias para a empresa. A disparidade entre dados de setores distintos é um exemplo do tipo de desencontro e incapacidade desse tipo de gestão de dados.

2. Tomada de decisão

O mercado de trabalho contemporâneo tem uma heterogeneidade característica que, apesar de benéfica no sentido do dinamismo, exigem a criação e adoção de novas ferramentas e métodos de trabalho que permitam atingir as metas estabelecidas no menor tempo possível.

É nesse sentido que a integração de informações dos diversos âmbitos da empresa se faz essencial, pois sem o auxílio desses softwares a análise e interpretação dos dados seria humanamente impossível. Aplicadas na prática, essas informações têm a capacidade de otimizar o processo de tomada de decisão nos seus negócios.

3. Softwares de gestão

Os softwares de gestão integrada de dados devem reunir e tornar disponíveis informações sólidas a respeito das atividades da empresa, unificando a gestão de processos de natureza administrativa e contábil, entre outras. Esses sistemas de informações consistem hoje em ferramentas indispensáveis para efetuar a gestão logística dos dados registrados.

Tais recursos, obviamente, exigem participação integral do setor de TI de cada empresa e a contratação de profissionais especializados, seja como colaboradores fixos ou consultores, ou treinamento dos funcionários atuais.

A criação dos softwares de gestão vem revolucionando a forma de realizar a fiscalização, a qual se torna cada vez mais detalhada, através de complexos algorítimos capazes de detectar possíveis fraudes.

Para saber mais sobre a importância da integração das informações da sua empresa, continue sua leitura com outro artigo do nosso blog.

Um estudo recente da Cisco alerta que o tráfego IP global atingirá a impressionante marca de 168 exabytes/mês em 2019. Já outro levantamento da mesma organização indica que chegaremos em 2021 com 20 ZB de total de tráfego de dados em nuvem.

O que isso tem a ver com integração das informações nas empresas? Tudo. Boa parte desse crescimento meteórico das informações na internet tem relação direta com o aumento de dados trafegados em sistemas computacionais.

A pressão sobre datacenters, por exemplo, é reflexo da avalanche de informações que passam todo ano pelas empresas, e que posteriormente é armazenada em nuvem pública e privada.

Mas se uma corporação triplica seu patrimônio informacional a cada 2 anos, gerenciar todos esses dados é crítico ao sucesso do negócio. Como usar recursos de Big Data para obter insights sobre potenciais produtos e antever mudanças no comportamento do consumidor, por exemplo, mantendo dados corporativos totalmente dispersos?

Neste artigo, você vai aprender a implementar a integração das informações em seu negócio, além de entender quais são as principais vantagens de fazer isso. Confira!

Como entender a empresa em meio às ramificações de sistemas computacionais?

Por maior que seja a capacidade de planejamento do empreendedor, dificilmente ele será capaz de prever com exatidão em qual ponto sua empresa chegará dentro de 5 ou 10 anos. Pior do que isso: em termos práticos, não há como lançar uma startup já com infraestrutura tecnológica de uma multinacional.

Na vida real, tudo é construído de forma incremental (inclusive a integração das informações). Primeiramente, um sistema rudimentar se destina ao cadastro de clientes. Depois, com um pequeno crescimento da empresa, um software de estoques é agregado às rotinas diárias. Com o tempo, percebe-se que é preciso também contar com uma aplicação que facilite a elaboração de balanços.

Além desses muitos sistemas computacionais que vão se sobrepondo ao longo do tempo, há também os típicos problemas de escalabilidade dentro de uma mesma aplicação. Considerando que a computação em nuvem paira na atmosfera empresarial há não mais do que uma década, não é absurdo imaginar que existem milhares de negócios no Brasil com sistemas in company que atuam em sua capacidade máxima.

Diante desse contexto de caos crescente na gestão de dados corporativos, a implementação de ferramentas de integração pode proporcionar grandes vantagens ao seu negócio — desde que seja efetuada com base nas necessidades de seus processos internos.

O mecanismo de interligação deve envolver, no mesmo conjunto elementos, setores como administração, vendas, marketing, contabilidade, compras, RH, entre outros.

Quais são as vantagens de realizar a integração das informações?

Por meio da integração dos dados de inúmeros segmentos e processos corporativos, torna-se possível obter insights e direcionamentos que servem como base para otimização de microprocessos e, em âmbito mais amplo, da empresa como um todo.

Entre os principais benefícios trazidos por esse cruzamento de dados, destacam-se:

• fim da necessidade de realizar manutenção em diversos sistemas;
• padronização dos procedimentos internos;
• redução de custos de treinamento;
• ganho de agilidade nas rotinas diárias;
• diminuição de retrabalhos;
• esclarecimento sobre a real situação da organização;
• diminuição dos ruídos de informação;
• otimização, de forma geral, dos processos empresariais.

Hoje em dia, o profissional de contabilidade precisa estar diretamente ligado ao processo de tomada de decisão da empresa. Seu projeto de elisão tributária (que vai resultar em aumento do lucro líquido), entretanto, depende da análise de dados de vendas (setor comercial), bem como do fluxo de caixa (financeiro).

A centralização dos dados impulsiona o êxito em decisões corretas. Contudo, a eficácia dessa participação depende inteiramente da integração das informações entre os dados vindos dos diversos setores.

Manter vários sistemas separadamente não apenas gera necessidade de muito mais trabalho de manutenção, como mantém a empresa pesada, lenta, burocrática e mais suscetível a erros. A disparidade entre dados de setores distintos é um exemplo de desencontro e incapacidade desse tipo de gestão de dados.

Ação e consequência: qual é a relação entre integração das informações e eficiência gerencial?

O mercado de trabalho contemporâneo tem uma heterogeneidade característica que, apesar de benéfica no sentido do dinamismo, exige a adoção de novas ferramentas e métodos de trabalho que permitam atingir as metas estabelecidas no menor tempo possível.

É nesse sentido que a integração das informações dos diversos âmbitos da empresa se faz essencial. Sem o auxílio desses softwares, a análise e a interpretação dos dados seria humanamente impossível. Aplicadas na prática, essas informações têm a capacidade de otimizar o processo de tomada de decisão nos seus negócios.

Como integrar diversos sistemas legados na organização?

As organizações, via de regra, têm informações espalhadas por sistemas codificados em linguagens diferentes (isso sem falar nas próprias documentações que ainda tramitam de forma física). Essa Torre de Babel desemboca em extravios, digitações repetitivas, ruídos de comunicação e perda de produtividade.

Mas como sair desse círculo vicioso? Existem, basicamente, 3 formas comuns de prover essa homogeneização de registros na empresa. Veja a seguir quais são elas.

Banco a banco

Nessa situação, a empresa contrata um especialista em DB (database), que fará modificações na estrutura do banco de dados de cada aplicação. Além de ser um processo mais “braçal”, costuma sair caro — e o sucesso da integração das informações nem sempre é garantido.

Troca de dados de forma eletrônica

A troca eletrônica de dados consiste na instalação de uma aplicação a mais na empresa, que terá a função exclusiva de fazer o repasse de informações de um sistema a outro.

O principal entrave para o êxito dessa estratégia é a complexidade da operação, além de ser pouco lógico centralizar dados e enxugar sistemas por meio de mais um sistema.

Application Programming Interface (API)

API é sigla de Application Programming Interface ou, em português, Interface de Programação de Aplicativos. Atualmente, é a forma mais comum e bem-sucedida de buscar a integração das informações empresariais.

Trata-se de uma espécie de interface constituída por um conjunto de padrões de programação, a qual faz uma espécie de ponte entre aplicações vindas de linguagens distintas. Em última análise, essa ferramenta é capaz de agregar os próprios conteúdos que trafegam pelos sistemas.

A API não é visualizada no front-end pelo usuário final. No entanto, sua capacidade de comunicação entre diversos códigos é o que permite que os modernos sistemas de gestão, por exemplo, consigam importar dados de sistemas legados.

O que considerar na integração das informações de sistemas?

Evidentemente, não há uma fórmula cristalizada para fazer a integração das informações que trafegam pela sua empresa. Todavia, alguns passos são comuns a muitas organizações que tiveram sucesso nesse projeto. Veja a seguir.

Mapear seus processos internos

O primeiro ato que um gestor deve fazer para homogeneizar seus dados empresariais é mapear processos, a fim de entender quais deles têm interdependência com procedimentos de outros departamentos.

Esse processo analítico deve ser capaz de identificar por que você precisa de integração e como ela pode impactar a qualidade de seus produtos ou serviços. Você pode fazer uso de técnicas como 5W2H, Matriz GUT ou Matriz Básico.

Diagnosticar o caminho das informações que circulam pela empresa

Uma vez que você tenha dissecado todos os seus processos internos, é mais simples compreender como as informações entram na empresa, quais são essas informações e os caminhos que elas percorrem. Aqui você deverá fazer um raio-X do que é digitado em cadastros, recebido em e-mails ou remetido pelos sistemas legados da companhia.

Em seguida, deve ser analisado o nível de redundância de dados em departamentos diversos. Toda essa consciência do que a empresa recebe e transmite ajudará a visualizar que tipo de integração a organização deverá fazer e qual será o grau de esforço envolvido na iniciativa.

Escolher o modelo de integração das informações

As etapas anteriores serão capazes de entregar ao gestor a forma mais adequada de centralizar os dados corporativos.

Se a resposta for “via API”, talvez esse diagnóstico leve você a concluir que o investimento em um sistema de gestão em nuvem será fundamental — dada a imensidão de registros que poderão ser importados, com posterior adoção dessa solução completa como o único sistema da corporação.

Monitorar os resultados

Como qualquer outro processo de gestão de mudança, o sucesso das implementações deve ser gerenciado por meio de estudos, reuniões e pesquisas com seus stakeholders. Uma iniciativa como essa deve estar em constante processo de aprimoramento.

Qual é a importância dos softwares de gestão na centralização dos dados corporativos?

Os softwares de gestão integrada de dados devem reunir e tornar disponíveis informações sólidas a respeito das atividades da empresa, unificando a gestão de processos de natureza administrativa, contábil, jurídica, entre outras. Esses sistemas de informações consistem hoje em ferramentas indispensáveis para efetuar a gestão logística dos dados registrados.

Tais recursos, obviamente, exigem participação integral do setor de TI de cada empresa e a contratação de profissionais especializados (seja como colaboradores fixos ou consultores) ou treinamento dos funcionários atuais.

E sua empresa, como trabalha a gestão de dados? Para saber mais sobre a importância da integração das informações, continue sua leitura em nosso blog, descobrindo agora quais são os principais critérios para a escolha do ERP ideal ao seu negócio!