A relação do ERP com a privacidade e segurança das informações

Diante de um cenário de extrema competitividade, as empresas sabem que, para manter-se de portas abertas, é preciso dispor do máximo de dados possíveis (internos e externos). Também é necessário processar indicadores do cotidiano para gerar insights relevantes à formulação de suas estratégias.

A empresa precisa ainda de um mapeamento completo dos processos da organização, a fim de enxergar brechas para reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe. Por fim, é indispensável ter privacidade e segurança para criar uma série histórica financeira e contábil, com lançamento de balanços, fluxos de caixa e demonstrativos de resultados.

Esse controle deve estar na “ponta da língua”, deixando a empresa sempre pronta para reestruturação de processos e melhoria dos planos comerciais. Mas como fazer isso se o gestor ainda controla pedidos dos clientes em blocos de papel e faz a conciliação bancária em planilhas do Excel?

Na era dos negócios digitais, todo mundo tem dados. O que faz mesmo a diferença é a capacidade de tratar todo esse patrimônio informacional — o que depende diretamente de um ERP. Neste post, você vai ver por quê!

O que é ERP?

Um ERP é um sistema de gestão integrada. Seu objetivo maior é possibilitar que a organização opere um único sistema de informação que interliga todas as áreas em um mesmo banco de dados. Isso reduz trabalhos manuais, provê maior confiabilidade das informações, diminui erros e amplia a produtividade, privacidade e segurança.

Essas soluções modernas de gestão são adquiridas na forma de pacotes de softwares. Elas integram processos de múltiplos departamentos e permitem o compartilhamento de dados e também de atividades (projetos podem ser realizados simultaneamente).

A implantação dessa ferramenta de inteligência empresarial garante que em um restaurante, por exemplo, o pedido anotado no tablet do garçom seja exibido em tempo real nos monitores da cozinha. Isso evita a preparação incorreta dos pratos e o desperdício.

Na perspectiva financeira, o ERP também assegura que alterações no fluxo de caixa provoquem automaticamente atualizações nos demonstrativos de resultados. Isso previne aquelas redundâncias de digitações que causam perda de tempo e aumento do risco de inconsistências.

Como o ERP aprimora a qualidade da segurança dos dados no negócio?

1. Criptografia de ponta

A criptografia é uma linha de defesa fundamental na privacidade e segurança dos arquivos corporativos. Trata-se de um conjunto de regras que tem por objetivo codificar uma informação por completo, de forma que somente o emissor e o destinatário possam decifrá-la.

A metodologia criptográfica se baseia em chaves de segurança e algoritmos complexos, por meio dos quais códigos temporários são inter-relacionados para blindar o conteúdo empresarial. Essa tecnologia é importante especialmente às companhias que acessam suas informações via banda larga (de baixo custo e menor potencial de segurança).

Imagine que a rede de sua empresa seja invadida por terceiros não autorizados. Mesmo se eles chegarem até o ERP, provavelmente o ataque não será bem-sucedido em função do embaralhamento que a criptografia causa nas informações.

2. Firewall gerenciado

O firewall é uma poderosa barreira de proteção que auxilia no bloqueio de conteúdos maliciosos que eventualmente trafeguem por sua rede. Esses recursos são, na verdade, aplicações que se colocam entre um link de comunicação e um computador, monitorando e filtrando o fluxo de dados (verdadeiros guardiões da rede).

Um ERP de alta performance pode ser integrado a uma solução de firewall gerenciado. Ela é diferente dos firewalls residenciais: é elaborada especificamente para impedir o acesso de terceiros aos seus dados empresariais mais sensíveis.

3. Autenticação de dois fatores

O simples uso de login e senha não torna um sistema de informação impenetrável. Muitos funcionários desatentos deixam suas senhas expostas em blocos de notas ou as repassam a colegas de trabalho. Isso explica por que a maior parte das invasões de sistemas ocorre por falhas de engenharia social, que é quando o cibercriminoso se aproveita da ingenuidade do usuário para capturar informações.

A autenticação de dois fatores existe para dar maior privacidade e segurança aos sistemas, mesmo que haja imprudência de alguns usuários. Trata-se uma camada extra de proteção, através da qual a inserção do login/senha dispara um código ao celular cadastrado do visitante, reforçando a confirmação de identidade.

4. Controle do acesso

Um ERP entrega uma complexa árvore hierárquica de permissões, que podem ser configuradas de acordo com os interesses dos gestores. Um profissional do RH precisa visualizar avaliações de desempenho e controle de frequência, mas pode não necessitar de informações sobre planejamento estratégico e escrituração de balanços.

Por outro lado, o inverso se aplica ao contador da empresa. Um sistema de gestão integrada centraliza os dados corporativos, mas garante privacidade e segurança por meio de um controle de acesso parametrizável.

5. Possibilidade de rastreamento de processos

Tomando como exemplo o caso da gestão de restaurantes, a presença de um ERP permite ao gerente visualizar todas as etapas do fluxo de trabalho em tempo real — desde a produtividade dos garçons até as comandas em aberto. A obtenção de relatórios práticos e dinâmicos ajuda o gestor a controlar melhor o fluxo de caixa da empresa, reduzindo ao máximo a chance de fraudes ou inconsistência no caixa.

Além disso, cada ação dentro do estabelecimento pode ser revisitada. É possível saber:

  • quem atendeu qual mesa e em qual horário;
  • qual foi o tempo médio de atendimento;
  • qual foi a produtividade da cozinha;
  • o tipo de pagamento de cada cliente.

Com todo esse banco de dados em mãos, a gestão fica muito mais simples e eficiente.

6. Integração segura a outras soluções

Um estabelecimento gastronômico não vive unicamente das vendas em sua região. Com a internet, fazer parcerias com aplicativos de delivery é uma necessidade. Mas a troca de informações entre aplicações diversas pode colocar em risco a privacidade e segurança de seus clientes, bem como do próprio estabelecimento.

Isso pode ser evitado por meio de um ERP para restaurantes que se integre a softwares externos, mantendo os mesmos recursos de proteção do sistema integrado.

Problemas da banda larga em seu uso empresarial: por que ter um link dedicado?

De acordo com relatório de uma empresa norte-americana de TI, o Brasil é o 6º país mais vulnerável a ransomwares (ataques que sequestram dados de computadores corporativos até que seja pago resgate em bitcoins).

Se computarmos todas as formas de cibercrimes, chegamos a perdas corporativas anuais na faixa de R$ 10 bilhões/ano. Isso só no Brasil. As organizações mais afetadas, ao contrário do que você pode imaginar, são as PMEs. Isso acontece em função de seu baixo investimento em privacidade e segurança, em especial com o uso da banda larga em vez de links dedicados.

Mas o que a vulnerabilidade da banda larga tem a ver com ERPs? Tudo! Ao fazer download de arquivos, abrir e-mails ou registrar dados em um ERP, é necessário conectar-se à internet. Quando essa conexão é feita por banda larga, a empresa “divide” os mesmos caminhos na rede com outros milhares de usuários. Isso provoca instabilidades, oscilações e riscos de invasões — sobretudo nos horários de maior acesso.

Um sistema de gestão conta com um mix de ferramentas de privacidade e segurança, como backups automáticos, autenticação de dois fatores e criptografia em nível bancário. Tudo isso reduz sensivelmente as chances de intrusões. Mesmo assim, a máxima proteção de dados será alcançada apenas com o acesso à internet via link dedicado.

Diferentemente da banda larga, um provedor de serviços de link dedicado oferece canais exclusivos para que você possa trafegar suas informações com muito mais velocidade e segurança.

Você não compartilha a mesma “rodovia” com outros milhões de veículos, mas utiliza-a sozinho — o que diminui a chance de acidentes e de lentidão em seu trajeto. Segurança da informação em nível de excelência se faz com a implementação do ERP e do acesso via link dedicado.

Você tem dificuldades de administrar seu estabelecimento, seja por obsoletismo ou pela presença de sistemas legados que não se comunicam entre si? Então, entre em contato conosco para garantir privacidade e segurança aos seus dados! Teremos prazer em implementar uma solução de gestão integrada que atenda seu negócio de forma personalizada.

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