A gestão de estoques é um grande desafio dos gestores no universo corporativo, uma vez que cerca de 30% do faturamento empresarial é investido em compras e armazenamento de mercadorias.
No caso das organizações do setor alimentício, esse gerenciamento ganha ainda mais importância. O dimensionamento antecipado da demanda de matéria-prima é difícil de diagnosticar. Considerando que muitos insumos são perecíveis, um erro de cálculo pode gerar prejuízos inomináveis. É por isso que, hoje em dia, o uso de sistema de controle de estoque é mais do que luxo: é condição básica de sobrevivência.
A administração de estoques merece atenção especial de bares, restaurantes e lanchonetes, também em função das margens de lucro apertadas do setor. De acordo com a Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel), 34% dos estabelecimentos do segmento operavam no vermelho em 2016. Ou seja, quando o assunto é previsão de compras e movimentação de mercadorias, não dá para errar.
Para além das questões citadas acima, hoje você vai descobrir quais são as 7 vantagens de implementar um sistema de controle de estoque para food service. Confira!
1. Automatização de processos
Na maior parte dos setores da economia, a automação já é realidade. No agronegócio, veículos inteligentes de pulverização analisam as condições do solo para aplicar a quantidade precisa de defensivos em cada hectare. Na indústria, o uso de Big Data e de Internet das Coisas permite que ferramentas autônomas saibam o torque exato de cada peça na linha de montagem.
Na era dos negócios digitais, o setor de bares e restaurantes não poderia ficar fora desse processo de transformação.
O controle dos estoques deve observar uma série de variáveis simultâneas, impossíveis de analisar a olho nu. Por exemplo:
- sazonalidade dos alimentos (que aumenta ou reduz o custo dos lotes de compra);
- giro dos estoques;
- estoque de segurança para cada item;
- média móvel exponencial de consumo.
Como monitorar todos esses indicadores de abastecimento em tempo real? Como cruzar esses insights tendo apenas anotações em cadernos ou registros em planilhas do Excel?
A automação proporcionada por um sistema de gestão traz integração completa entre todas as ramificações do negócio — como frente de caixa/retaguarda e compras/produção. Nessa nova dinâmica, todos têm acesso às mesmas informações, e até seu delivery passa a ser controlado eletronicamente.
Essa homogeneidade na comunicação é assegurada por um ERP com sistema de controle de estoque. Isso facilita a formação de uma série histórica do comportamento de consumo. A partir dessa base de dados, todo o trabalho de dimensionamento é feito por via eletrônica, reduzindo a imprevisibilidade do mercado e o desperdício de capital de giro.
2. Redução de custos
Quem trabalha com suprimentos certamente conhece o conflito entre o setor produtivo e o financeiro. Para o primeiro, é essencial que o restaurante esteja sempre abastecido com o máximo de insumos, evitando ruptura na cozinha por falta de ingredientes. Para o segundo, se fosse possível, uma lata de leite condensado seria solicitada junto ao fornecedor apenas quando a última estivesse sem uma só gota. Isso ocorre por uma razão simples: estoque é dinheiro parado.
O ideal seria que todas as empresas trabalhassem no modelo toyotista “Just in Time”, sem estoques e com sistema de compra alinhado à demanda. Como isso é irreal, especialmente no setor de food service, é imprescindível dispor de sistemas informatizados. Mediante análise de dados, eles conseguem antecipar com precisão a demanda futura, evitando despesas desnecessárias.
Trazer inteligência ao restaurante é um investimento de rápido retorno, que se reflete na fidelização e no aumento de sua clientela. Trata-se de redução de custos com aumento de qualidade.
3. Aumento da produtividade
A maior parte dos restaurantes é de pequeno ou médio porte. Ou seja, contam com uma pequena quantidade de funcionários para organizar todo o setor de suprimentos.
Dessa forma, é comum que dois ou três colaboradores fiquem responsáveis por:
- calcular a ordem de saída dos insumos (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai — PVPS);
- mensurar o peso financeiro de cada item por meio da Curva ABC;
- definir o Ponto de Pedido, patamar ideal do Estoque de Segurança, entre outras questões.
Além de esses cálculos manuais serem passíveis de erro, o tempo perdido com atividades administrativas derruba a produtividade do setor de compras/estoque.
Como a provisão de matéria-prima afeta diretamente a cozinha, a demora desses trabalhos acaba comprometendo o faturamento mensal do restaurante. Por isso, um sistema de controle de estoque é fundamental. Há algumas economias que não valem a pena.
De maneira automática, uma solução integrada para restaurantes é capaz de:
- realizar cálculos de reposição de mercadorias;
- emitir relatórios de análises para reavaliação das estratégias de compra e renegociação com fornecedores;
- exibir listas de produtos mais vendidos;
- acompanhar a produtividade dos garçons em tempo real.
Essa inteligência de negócios para restaurantes também aumenta a produtividade da equipe e melhora a qualidade de vida no trabalho.
4. Diminuição de erros
Seu restaurante já contabilizou o prejuízo mensal que vem daquelas situações em que o garçom anota o pedido errado, gerando a produção de um prato que não vai ser consumido?
Uma forma inteligente de reduzir esses equívocos é automatizar os processos. Assim, o pedido gerado pelo garçom é diretamente integrado aos monitores da cozinha, agilizando a preparação dos pratos e evitando a produção desnecessária.
O sistema de controle de estoque costuma ser apenas parte de uma solução completa para restaurantes — que também inclui interface para a comunicação “cozinha/garçons”, por exemplo. Desse modo, a redução de custos vai muito além do dimensionamento da demanda.
5. Controle em tempo real
Na era dos negócios digitais, é preciso ter agilidade. A solução deve permitir que o gestor não apenas estime a quantidade necessária de insumos, mas também visualize em tempo real a movimentação de alimentos no estoque, o registro da quantidade produzida e o volume de sobras no buffet.
Estamos falando de um ERP para restaurantes, voltado para o ambiente mobile, com relatórios de fácil compreensão, emissão detalhada de informações sobre compras, estoque, produção e distribuição. Esse sistema deve garantir que toda a equipe tenha acesso ao status das mercadorias no estoque, a qualquer hora e em qualquer lugar, a partir de um smartphone ou tablet.
6. Maior consciência de negócios para tratar com fornecedores
Como conseguir vantagem na compra de escala sem saber exatamente quais insumos mais pesam em seu fluxo de caixa? Segundo o Diagrama de Pareto (que deu origem à Curva ABC, muito usada na administração de materiais), em média, 80% do capital é empregado em apenas 20% dos estoques.
Ou seja, para ter impactos positivos na seleção e negociação com fornecedores, é preciso entender quais são os “itens de ouro” em seu estabelecimento. Essa consciência de negócios é difícil de obter sem a sistematização eletrônica de seus processos.
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