As vantagens do abandono da segmentação informacional nas empresas em nome de uma gestão integrada já são grandes conhecidas de praticamente todos no universo corporativo. Estamos falando da eliminação do uso de interfaces manuais, da redução de custos operacionais, de automatizações, do aprimoramento no fluxo de comunicação e assim por diante.
Pensando em trazer todas essas virtudes para sua dinâmica empresarial, muitos gestores correram intensamente nos últimos anos para implementar soluções tecnológicas que facilitassem essa gestão. Mas o que explica o fato de algumas empresas sentirem, logo nos primeiros meses, os efeitos dessa mudança em seu faturamento, enquanto outras amargam a frustração de não conseguirem recuperar o investimento feito em seus ERPs?
A implementação de uma gestão integrada tem caráter estratégico, provocando forte impacto nos processos de negócios e na arquitetura organizacional. No entanto, ocorrem sim casos de insucesso na implantação dessa nova perspectiva em gerenciamento de dados. Normalmente, isso se deve à imaturidade empresarial para digerir esse tipo de transformação. E sua corporação, já está preparada para a gestão integrada?
Difícil encontrar quem não conheça os benefícios de ter a companhia na palma da mão. Por isso é que hoje vamos partir para outra perspectiva, mostrando os desafios a serem superados para que o investimento em um sistema de gestão traga resultados efetivos para seu faturamento. Confira!
Entenda as necessidades da empresa
O sucesso na implementação de uma sistemática de gestão de dados integrados vai além de tecnologia, envolvendo também maturidade organizacional suficiente para prover sinergia entre TI, pessoas e processos. Depende também da capacidade do gestor em capitanear a vinculação entre recursos tecnológicos e necessidades do negócio. E é aqui que habita o primeiro desafio: diagnosticar com precisão as fraquezas da empresa para que o ERP consiga fechar esses gaps.
Algumas ferramentas de planejamento estratégico, como a análise SWOT, ajudam a mapear oportunidades e ameaças (variáveis externas), bem como forças e fraquezas (variáveis internas). Antes de buscar um fornecedor, portanto, é imprescindível dissecar todos os processos organizacionais, avaliando quais podem ser enxugados, automatizados, integrados e assim por diante.
A interligação de tarefas sequenciais de unidades diferentes também deve ser pensada. Pense, por exemplo, em uma venda que gera automaticamente a competente escrituração contábil, bem como a respectiva baixa nos registros do estoque. Parece o ideal, não concorda?
Escolha entre um ERP local ou na nuvem
Um ERP local ou on-premise é instalado localmente nos servidores da empresa, o que exige atualização da infraestrutura de TI para que a gestão integrada não traga mais dores de cabeça que benefícios. Além disso, é preciso investir em ativos de rede, espaço físico para a alocação dos servidores, sistemas de refrigeração, licença de aplicações de segurança, além de treinamento de colaboradores para monitoramento de desempenho e correções.
Já com um ERP na nuvem, opção mais moderna e comumente adotada nas empresas atuais, os dados empresariais ficam hospedados no servidor do fornecedor, sendo acessados via internet — inclusive por meio de smartphones. Todas as atualizações e aplicações de segurança, bem como os sistemas de backup e monitoramento ficam a cargo da provedora, fazendo desse tipo de ERP o mais indicado para quem deseja integrar a gestão sem ter que fazer grandes investimentos.
O que você tem que saber aqui é que a escolha pelo sistema inadequado pode comprometer todo o planejamento estratégico de transformação gerencial da companhia. Diagnosticar cuidadosamente a maturidade de processamento de dados da empresa é, portanto, mais um dos desafios a serem enfrentados nessa área.
Capacite adequadamente a equipe
Fazer a migração de uma gestão de dados fragmentada para uma centralizada é mais que uma simples questão de TI. Trata-se, na verdade, de uma mudança de cultura organizacional. Essa alteração cultural exige treinamento prévio, ainda durante a fase de desenvolvimento e testes no ambiente de homologação, a fim de que, quando a solução for definitivamente implementada, todos os colaboradores consigam extrair o máximo de sua potencialidade.
Em muitas companhias, a gestão integrada é adotada em forma de ordem unidirecional, pegando os profissionais totalmente despreparados, além de provocar resistências. São justamente problemas como esses, aliás, que explicam muitos dos insucessos na implantação desse tipo de abordagem.
Com isso em mente, procure fazer reuniões integradas com as equipes desde a fase de projeto, mostrando o quanto todos ganharão com essa evolução. As eventuais fases de concepção de softwares deverão ser partilhadas com um time multissetorial, no intuito de assegurar que a solução se adaptará às reais necessidades de cada departamento.
Saiba que o ERP não integra por si só
Devemos destacar que, embora fundamental, apenas a implantação de um sistema de gestão não assegura a integração da empresa. Esse modelo de gerenciamento sistêmico é facilitado por um ERP, cuja unificação plena de dados permite inclusive o trabalho com Big Data e análise preditiva.
Mas não podemos esquecer que o êxito dessa tecnologia exige o redesenho do escopo do negócio como um todo, para além dos limites departamentais. Estamos falando da reorganização das unidades herméticas, que podem ser, dentro do possível, substituídas por equipes multidisciplinares, compostas por especialistas em TI, representantes comerciais, analistas de marketing, advogados e contadores, entre outros profissionais. E as metas também devem ir além do microcosmo dos setores, focando na empresa toda.
Opte pelo fornecedor mais adequado
Não ceder ao canto da sereia da guerra de preços é mais um dos desafios de quem deseja implementar um sistema de gestão integrada em sua empresa. É preciso lembrar que a qualidade das soluções varia muito, de acordo com o know-how do fornecedor. E o mesmo se aplica ao suporte e à provisão de segurança.
Além disso, existem muitas aplicações prontas no mercado, que supostamente se aplicam a qualquer segmento de negócio. Mas você sinceramente acredita que um sistema de gestão para o varejo pode se adequar às necessidades de uma imobiliária, por exemplo? O segredo está em escolher um sistema dimensionável, flexível e que, sobretudo, traga retorno indireto em vez da aparente economia de uma mensalidade mais baixa — casos de aplicações do modelo Software como Serviço (SaaS).
Quer saber mais sobre gestão integrada? Então aproveite para conhecer agora mesmo 8 dicas para acertar em cheio nesse processo de transição!
