Sem dúvida, a tecnologia vem ocupando um papel decisivo na gestão empresarial. E a área fiscal pode ser usada como um ótimo exemplo para mostrar como isso vem se concretizando, especialmente devido às mudanças recentes da legislação, que incluem obrigatoriedades como emissão de notas fiscais eletrônicas e envio de documentos digitais para a Receita. Já ouviu falar sobre o SPED Fiscal? Adaptar-se a essa realidade é, portanto, uma necessidade legal e, ao mesmo tempo, uma forma de melhorar a gestão fiscal da empresa.
No post de hoje, vamos destrinchar o funcionamento e listar as maiores vantagens de uma ferramenta que protagoniza a transformação digital corporativa: o sistema ERP. A seguir, vamos falar sobre o significado dessa sigla, explicar o funcionamento do sistema e mostrar como ele pode ser decisivo para a otimização de seus processos fiscais. Confira!
Comece entendendo o básico do ERP
Sigla para Enterprise Resource Planning ou, em tradução livre, planejamento dos recursos empresariais, o ERP é um sistema de Tecnologia da Informação usado para coletar e analisar dados provenientes de todas as áreas de uma organização, tudo de maneira integrada. O que o ERP faz, portanto, é centralizar informações relevantes ao negócio, documentando e contabilizando automaticamente cada ação empresarial de forma cumulativa e não redundante.
Além de ser importante para padronizar processos, o Enterprise Resource Planning dá aos gestores a possibilidade de tomarem decisões estratégicas embasadas em informações consistentes, usando para isso um sistema amigável, com um dashboard tão completo quanto simples.
A solução é estruturada em módulos que podem ser adquiridos e montados de acordo com as necessidades da organização. Basicamente, podemos dizer que operações mais robustas e complexas exigem mais módulos, enquanto pequenas e médias empresas podem trabalhar com menos funcionalidades e, ainda assim, manter uma boa gestão de seus processos.
Tenha um banco de dados robusto
Como acabamos de falar, o ERP concentra dados de toda a empresa de forma estruturada e não repetitiva. Esse é um grande avanço em relação aos sistemas de gestão mais antigos, que não promoviam integração entre áreas, gerando uma série de dificuldades na hora de conjugar informações que poderiam ser repetidas ou mesmo despadronizadas.
O fato é que as vantagens de ter uma solução que centraliza informações são mais que evidentes. É possível consultar vários dados, como o cadastro básico de clientes e fornecedores, em um único ambiente digital. Da mesma forma, cada transação financeira é armazenada e pode ser consultada via dashboard.
Com dados acessíveis e, principalmente, estruturados, fica mais fácil elaborar e conferir a relatórios fiscais ou atender às demandas de órgãos públicos, como a Receita, que demanda o envio de informações acessórias para a realização do cálculo de obrigações tributárias.
Calcule alíquotas automaticamente
Não é nenhuma novidade que o sistema fiscal brasileiro é complexo e bastante burocrático. Existem diferentes esferas fiscais, regras diversas para estados e municípios, além de, para completar, mudanças frequentes nas fórmulas de cálculo. Por essas e outras, contabilizar alíquotas em cada transação de forma individual e manual é um grande risco, pois o processo fica lento e exposto a erros humanos, como simples enganos de digitação.
Para superar esses desafios, os sistemas ERP permitem o cálculo automático das alíquotas incidentes em cada operação financeira e contábil, de acordo com as diretrizes da empresa. Dessa forma, o processo fica mais seguro e ágil.
Além disso, o sistema ajuda a organizar e visualizar o histórico de pagamentos de alíquotas, facilitando a forma como gestores analisam os processos fiscais. Fica mais fácil dimensionar o peso de impostos e tributos em cada ponto da cadeia de produção, permitindo melhorias constantes dos processos fiscais.
Emita notas com rapidez e segurança
A emissão de notas fiscais eletrônicas pode ser feita diretamente pelo ERP, já com os cálculos de alíquotas feitos automaticamente, como citamos no último tópico. Além disso, todas as informações de cada NF-e é devidamente armazenada, de forma a poder ser consultada com facilidade.
Quando pensamos que as empresas precisam lidar com um enorme volume de notas, seja de entrada ou de saída, e principalmente quando lembramos que as NF-es são tipos de documentos centrais para a gestão contábil e financeira, contar com um sistema que viabilize uma gestão rápida, segura e organizada é um enorme diferencial competitivo.
Estruture a análise de fluxo de caixa
Cada movimentação de entrada e saída da empresa precisa ser adequadamente registrada, já que essas informações são essenciais para a apuração de livros fiscais do negócio, ao fim de cada exercício, bem como para o cálculo rotineiro de pagamento de tributos e impostos.
Como os sistemas ERP trabalham justamente integrando dados de vários setores da empresa, facilitam a apuração dessas movimentações de forma mais rápida e produtiva. É possível consultar quais serviços foram contratados, em que ponto está o pagamento de fornecedores de insumos ou mesmo checar o volume de vendas por período.
A solução ainda pode facilitar o andamento de processos mais amplos, como a já citada apuração dos livros financeiros. Nesse caso, as movimentações já são registradas nos livros assim que são realizadas, evitando o acúmulo de tarefas e permitindo um controle perene dos processos fiscais da empresa.
Garanta a segurança dos dados
Como você deve saber, os dados relevantes para a gestão fiscal são muito sensíveis. Estamos falando de informações sobre transações financeiras e pessoas físicas e jurídicas que precisam ser preservados de todas as formas. O ambiente digital ainda gera uma grande preocupação em relação ao desvio ou sequestro dessas informações, o que pode causar enormes problemas jurídicos para a empresa, clientes e fornecedores.
Nesse sentido, os sistemas ERP contam com uma série de recursos de segurança que vão desde criptografia até protocolos de autorização de acesso rígidos. Por isso, a solução é considerada bastante protegida contra invasões externas. Os recursos de segurança também podem ser usados para definir uma hierarquia de acessos, de forma a só permitir que certos recursos ou dados sejam vistos por funcionários com a devida competência.
Viabilize o trabalho com mobilidade
Um recurso interessante do sistema ERP é a possibilidade de acessá-lo de maneira remota. Em geral, como os dados são armazenados na nuvem, podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, desde que se tenha à mão um dispositivo conectado à internet — seja um computador, um notebook ou um aparelho móvel como celular e tablet. Com isso, a equipe fiscal consegue atuar com grande mobilidade, podendo consultar ou inserir novas informações no sistema mesmo estando em viagens a negócios ou trabalhando em sistema de home office.
O armazenamento na nuvem ainda facilita a comunicação entre unidades diversas de uma empresa, garantindo integração efetiva mesmo que os processos sejam realizados em várias cidades, estados ou países.
Diminua a burocracia envolvida
A gestão fiscal depende de uma quantidade e variedade enorme de documentos, como notas fiscais, relatórios, declarações, livros fiscais e assim por diante. Na prática, trabalhar com esse volume de arquivos físicos pode ser uma enorme dor de cabeça, pois é difícil armazená-los e consultá-los com rapidez, sem contar que os riscos de perdas, extravios e mesmo danos físicos causados ao papel são enormes.
Mais uma vez, o ERP surge como um grande aliado, diminuindo a papelada. Como o sistema trabalha com informações digitalizadas, as empresas tendem a abandonar o uso de documentos físicos, evidenciando assim os ganhos em segurança e agilidade, aumento da produtividade do setor e integridade de informações fiscais relevantes. Sem falar que os custos com a emissão, o transporte e a armazenagem de papel diminuem drasticamente.
Assegure a integridade de inventários
Um dos focos de atenção do setor fiscal está no estoque. Afinal, as movimentações na área impactam não apenas o funcionamento cotidiano da empresa, garantindo a disponibilidade de insumos para uso interno ou produtos para o cliente final, mas também apresentam repercussões importantes para o cálculo e o respectivo pagamento de tributos e encargos.
A boa notícia é que todas as movimentações realizadas no estoque são registradas no ERP, garantindo um controle efetivo e constante. Com isso, o inventário do setor pode ser levantado em tempo real, possibilitando inclusive a análise do estoque e a tomada de decisões que impactam, também, na redução de custos. Fica fácil detectar produtos que estão encalhados, por exemplo, ou analisar o histórico de movimentações para planejar compras com antecedência e, portanto, com melhores condições de pagamento.
Por fim, vale lembrar que o Fisco está cada vez mais rígido no monitoramento de movimentações no estoque das empresas, algo que é bem evidente na exigência recente do Bloco K no SPED Fiscal. O livro deve ser apresentado na forma digital e, se a empresa usa o controle de inventários via ERP, já larga na frente em relação à elaboração e ao envio das informações para a Receita.
Faça uma gestão integrada
É claro que a gestão fiscal é responsabilidade direta da respectiva área, mas a verdade é que não há como trabalhar sem a colaboração de outros setores da empresa, não é mesmo? Pois o ERP é usado justamente para integrar setores de forma padronizada. Assim, todas as áreas passam a falar a mesma língua, a usar os mesmos procedimentos e, claro, a trabalhar com um único sistema de gestão.
Dessa maneira, a colaboração entre as partes ganha agilidade e produtividade, com o alinhamento empresarial sendo sustentado pela solução tecnológica. Vale lembrar que o movimento também acontece de forma oposta: enquanto o setor fiscal tem acesso facilitado aos procedimentos das demais áreas, elas também podem contar com o apoio estruturado em dados da equipe fiscal.
Viu como um sistema ERP é importante para a gestão fiscal da sua empresa? Então aproveite para conhecer nosso software empresarial e entrar em contato conosco para saber como a solução pode atender às demandas específicas do seu negócio!
