Cobrança de condomínios: saiba como deve ser feita

Não são poucos os desafios dos administradores de condomínio: mediação na disputa por vaga de garagens, resolução de conflitos, gestão dos funcionários… Mas, com certeza, o mais delicado e problemático é lidar com a inadimplência.

Quando um condômino deixa de cumprir com suas obrigações, a conta aumenta para todos os outros moradores, e quando são vários inadimplentes, o peso pode se tornar insustentável. Por isso, vamos mostrar qual a maneira ideal para fazer a cobrança de condomínios. Acompanhe!

Tenha clareza orçamentária

Um dos principais problemas na cobrança de condomínios diz respeito à chamada inadimplência sazonal ou eventual, ou seja, quando a pessoa deixa de pagar a taxa condominial para quitar outras dívidas. Para reduzir esse efeito, é preciso convencer os moradores de que a mensalidade do condomínio é importante para o bem-estar e segurança de todos.

Por isso, junto com a cobrança ou nos quadros de avisos dos prédios, deixe bastante explícito para onde o recursos do condomínio estão sendo destinados: desde o pagamento de contas de água e luz, passando pela folha de pagamento dos funcionários, até a manutenção e limpeza.

Também é importante que a prestação de contas deixe claro o impacto negativo da inadimplência, mostrando o total que o condomínio deixou de receber por atrasos no pagamento. Isso mostra que a falta de compromisso de uns impacta no bolso de todos.

Seja comunicativo e rápido

Pode parecer falta de bom senso, mas muita gente acaba atrasando o pagamento do condomínio simplesmente porque esqueceu a data do pagamento. Por isso, é importante enviar os boletos de cobrança com antecedência e fazer com que o prazo de pagamento esteja bem claro.

Também vale realizar um contato mais direto com pagadores em dias próximos do vencimento ou no final do prazo. Uma boa alternativa, nesses casos, é utilizar o contato telefônico, por SMS ou e-mail. Para condomínios menores, um recado no quadro de avisos já pode ser eficiente ou um contato direto do síndico, caso haja abertura para isso.

É preciso ser rápido quando um atraso for detectado. A mesma ligação ou mensagem de texto deve ser realizada no dia seguinte à data de vencimento caso o pagamento não seja identificado. Assim, os administradores conseguem entender o motivo do não pagamento e o devedor fica mais atento para resolver o compromisso com rapidez.

Utilize a tecnologia

Já falamos que é importante demonstrar as receitas e os custos de um condomínio e, ao mesmo tempo, conseguir um contato rápido com os moradores. No entanto, controlar todas essas informações pode ser uma tarefa complicada para administradores e síndicos, já que o condomínio pode contar com dezenas ou centenas de moradores. Por isso, vale a pena contar com uma ferramenta tecnológica que ajude na gestão condominial.

Esse tipo de solução permite que o administrador visualize com facilidade o orçamento, controla o recebimento de pagamentos e ainda avisa quando há qualquer tipo de atraso. Com uma versão web, também facilita a comunicação entre administração e moradores, possibilitando a geração e o envio da segunda via do boleto ou, em caso de atrasos, a geração de uma nova guia de pagamento  já com os valores atualizados.

Tente o diálogo

Embora a tecnologia seja uma aliada poderosa na cobrança de condomínios, às vezes é preciso ter jogo de cintura e abrir um canal de comunicação olho no olho. Antes de mais nada, é importante que o síndico ou o administrador sinta que tenha abertura suficiente para iniciar um diálogo delicado. Caso a resposta seja positiva, vá para a conversa.

Nesse momento, é importante que o cobrador escute os problemas do condômino e tente visualizar o motivo do atraso. Por vezes, pode se tratar de um simples esquecimento ou um problema pontual e que, portanto, pode ser resolvido de forma ágil. Mesmo assim, é importante frisar que o atraso prejudica toda a comunidade e impede o condomínio de investir na manutenção, segurança e melhorias para todos os moradores.

Caso seja possível, também tente negociar novas formas de pagamento para inadimplentes de longa data. Pode acontecer de, quando as dívidas se tornam uma bola de neve, o devedor desistir de tentar resolver o problema de uma vez. Portanto, sugerir um parcelamento dos pagamentos em atraso  sem abrir mão dos juros ou multas  pode ser um estímulo para que o morador comece a resolver suas pendências e volte a pagar em dia.

Busque ajuda de terceiros

Nem sempre existe a possibilidade de diálogo entre administradores e inadimplentes, portanto, é preciso contar com soluções externas para tentar resolver o problema. Uma boa alternativa é a contratação de uma empresa especializada em cobranças.

A terceirizada fica, portanto, responsável por entrar em contato com o morador em débito pelo meio mais adequado. Mas isso deve ser aprovado previamente em assembleia condominial, já que implica alguns custos. Mesmo assim, pode ser um investimento válido, em especial em condomínios grandes e onde a taxa de inadimplência seja alta, acima de 10%.

Coloque a lei como sua aliada

Por fim, vale lembrar que a própria legislação dos condomínios apresenta uma série de dispositivos para pressionar os inadimplentes. A primeira delas é a multa por atraso, que sempre tem o limite máximo de 2%. A ela, podem ser somados os juros por dia de atraso.

Outra cobrança que pode ser realizada é o pagamento de honorários advocatícios em ações extrajudiciais. O valor pode chegar a até 20% do valor do condomínio, mas esse recurso só pode ser ativado após aprovação em assembleia condominial.

O condomínio também pode entrar com uma ação judicial de cobrança desde o primeiro dia de atraso, mas o comum é que esse tipo de ação seja utilizada apenas em casos extremos, depois de 90 dias de inadimplência. O condomínio ainda pode protestar o nome do devedor em cartório e inserir o seu nome em listas de proteção ao crédito, como SERASA e SPC, após um prazo de 30 dias.

Gerenciar bem a cobrança de condomínios é um dos desafios de gestores, mas não para por aí. Ainda há muito mais coisa para entender se você quiser fazer uma boa gestão. 

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