Com a transformação digital das empresas e o acirramento da competitividade, a produtividade dos escritórios de contabilidade se tornou um elemento-chave para o sucesso no setor. Nesse contexto, sai na frente quem não só entrega um serviço de qualidade, mas quem ainda oferece segurança, confiança e agilidade em seus processos.
Aí surge a pergunta: como então melhorar nesse quesito para tornar seu escritório mais competitivo? Para ajudá-lo a revolucionar a forma como seu negócio funciona, preparamos aqui uma lista com 10 dicas práticas. Confira!
1. Tire parte do peso da gestão das suas costas
Mesmo quando o escritório contábil é pequeno e o gestor acompanha de perto seus funcionários, existe uma tendência de colocar todas as decisões e os processos mais importantes nas costas do próprio gestor. Que tal começar a delegar um pouco?
Você pode, por exemplo, escolher um dos colaboradores que tenha mais facilidade como vendedor para que fique responsável pelo contato com os clientes. Dentro da própria rotina, você pode dar mais liberdade para que todos façam escolhas capazes de agilizar a produção sem que você precise ficar a par de tudo o tempo todo, perdendo tempo com a microgestão em vez de focar na estratégia.
2. Invista na capacitação dos funcionários
É claro que, para delegar, você precisa ter confiança nos seus funcionários. E essa confiança só costuma surgir com solidez a partir da capacitação e da especialização no setor.
Sempre que possível, portanto, invista no aprimoramento profissional. Cursos, seminários, treinamentos, consultorias: faça questão que todos participem! Profissionais preparados são mais produtivos, mais estratégicos e inovadores, características imprescindíveis para vencer a concorrência em qualquer área de atuação.
3. Redesenhe seu cronograma de trabalho
Muitos escritórios de contabilidade não têm um cronograma definido ou, se o têm, não seguem o que foi desenhado. Além de dizer o que deve ser feito e quando, um cronograma de trabalho também ajuda a delegar e distribuir tarefas, otimizando o tempo disponível durante a semana, o mês, o ano.
Ao fazer um mapeamento dos seus processos, você terá uma visão completa sobre como encaixar cada tarefa de forma a não deixar tempo ocioso. Leve em conta prazos e prioridades, deixando o que pode ser processado pelo equipamento para o horário fora do expediente.
4. Eduque mais e dependa menos do cliente
Ao contrário do que você pode pensar, não é só sua equipe que pode contribuir para a produtividade do escritório. O próprio cliente é peça fundamental nessa equação! Isso porque o setor de contabilidade depende muito da colaboração no envio de documentos, no compartilhamento de valores, nas adaptações fiscais e assim por diante. Esse problema pode ser atacado em 2 pontas
De um lado, você deve educar os clientes para que entendam a importância de um trabalho ágil e cuidadoso para o sucesso de todos. Do outro lado, pode investir em mecanismos que façam o escritório depender menos dele, principalmente em processos que podem ser adaptados para se obter dados sem a intervenção dos clientes.
5. Mantenha um calendário fiscal
Boa parte do sucesso de um escritório contábil está em sua eficiência para lidar com questões fiscais. Você provavelmente já sabe disso, mas é sempre bom reforçar: um calendário fiscal bem definido é essencial para o sucesso do escritório contábil.
A boa notícia é que, hoje em dia, já é possível automatizar essa parte, inclusive criando alertas que o situem em relação aos prazos mais urgentes. Tudo depende da sua organização e de como você estrutura seu sistema.
6. Invista em soluções tecnológicas
Já que entramos no assunto, vamos falar a partir deste tópico sobre como a tecnologia pode ajudar a aumentar a produtividade do escritório de contabilidade. Como adiantamos lá na introdução, esse caminho é simplesmente obrigatório para o futuro do seu negócio!
Existem hoje ferramentas tecnológicas capazes de contribuir com cada aspecto produtivo dentro do escritório. Estamos falando de sistemas de gestão contábil, softwares de comunicação e colaboração em tempo real, assinaturas digitais, programas para conferência de valores e por aí vai. Todas são de grande ajuda para a produtividade!
Mais que simplesmente investir nessas ferramentas, é preciso mapear as necessidades da sua empresa e investir corretamente, priorizando aqueles programas e sistemas que vão realmente contribuir para aumentar a produtividade do escritório.
7. Automatize operações rotineiras
O modo mais óbvio de incluir tecnologia para dar agilidade aos processos é automatizando tarefas e operações. Um grande exemplo disso está na busca e na escrituração de dados. Se a emissão de documentos em sua maioria já é eletrônica, é hora de tirar da sua equipe a necessidade de digitar manualmente essas informações.
Pense bem: cada processo automatizado é uma tarefa a menos e tempo a mais para que você e os demais funcionários foquem no que é realmente importante para a qualidade das entregas — análises e acompanhamento dos clientes, auditorias, planejamentos e assim por diante.
8. Diminua ou elimine totalmente a papelada
Seguindo a mesma linha de raciocínio, saiba: quanto menos papel, melhor. As empresas que ainda confiam muito no manuseio de documentos impressos perdem tempo e até espaço físico dentro do escritório, recursos que poderiam ser usados de forma muito mais inteligente.
A digitalização dos papéis facilita na hora da busca, diminui as chances de documentos importantes serem perdidos, além de agilizar todos os processos que dependem desse tipo de conferência. Pode acreditar: é uma transformação impressionante na forma como um negócio contábil funciona.
9. Cuide da segurança da informação
Uma questão crítica para escritórios contábeis está relacionada à segurança de dados financeiros sigilosos dos clientes. Usar a tecnologia para proteger essas informações garante confiabilidade aos processos e uma imagem positiva para os clientes, sem para isso precisar aumentar a carga de trabalho dos funcionários.
10. Aposte em um sistema integrado na nuvem
Colocar todas essas ações em prática parece trabalho demais para aumentar a produtividade? Na verdade, tudo isso é possível de ser alcançado simultaneamente quando uma empresa investe em sistemas de gestão integrados e hospedados na nuvem!
Os sistemas contábeis mais modernos e completos são capazes de oferecer armazenamento rápido e seguro, coleta e manuseio de dados sobre clientes de forma padronizada e unificada, além de automatização de muitos desses processos. Apostar nesse tipo de tecnologia representa uma verdadeira transformação digital!
Nesse cenário, os colaboradores deixam de ter que se preocupar com a parte mecânica do trabalho, ficando livres para atender melhor os clientes, buscar novas oportunidades de mercado e fazer suas tarefas em muito menos tempo, com muito mais qualidade.
O que você está esperando então para colocar todas essas práticas para funcionar? Lembre-se: a produtividade do escritório de contabilidade depende de tecnologia bem aplicada, de um bom relacionamento com os clientes, de processos bem desenhados e da participação responsável de todos os envolvidos.
Mas essa foi apenas uma introdução ao assunto, viu? Se você quiser saber mais sobre como gerenciar seu tempo e aumentar sua produtividade, leia este e-book sobre o assunto!
