Como você faz a previsão orçamentária nos condomínios que gerencia? Ainda insiste em usar planilhas? Muitos dos seus cálculos são feitos na base da adivinhação? Pois essa história acaba hoje! O que você tem que entender desde já é que a previsibilidade no controle financeiro é absolutamente crucial para a saúde de qualquer condomínio.
A partir de agora, portanto, administrar na base do chute é uma realidade que vai ficar para trás, combinado? Para ajudar a escapar dessa armadilha, vamos mostrar aqui a importância da previsão orçamentária, o que ela deve conter e como a tecnologia pode ajudar. Acompanhe!
O que é previsão orçamentária?
A previsão orçamentária é uma projeção de futuras operações financeiras necessárias, seja no âmbito familiar, seja na atividade de uma empresa, condomínio ou mesmo do governo. Assim, ela consiste em uma lista de custos, despesas e receitas que possivelmente vão se concretizar.
Dessa forma, torna-se um tipo de planejamento financeiro importante para qualquer tipo de instituição. Essa projeção pode ser feita em diferentes tipos de organizações e, para isso, é estruturada de um modo diferente, com objetivos distintos. Veja só:
- previsão orçamentária pessoal: está ligada ao âmbito familiar, determinando limites e metas para receitas, despesas e investimentos. Nos últimos anos, a ideia e os diversos métodos para montar um orçamento se popularizaram bastante;
- previsão orçamentária de empresas: o planejamento financeiro é definido com o objetivo de evitar resultados negativos e garantir maiores lucros. Desse modo, fica mais fácil orientar as estratégias e prioridades do negócio;
- previsão orçamentária governamental ou pública: é o planejamento feito em diferentes esferas do poder (Estados, municípios e União) que estabelece limites de gastos para diferentes áreas, como cultura, educação, saúde e infraestrutura;
- previsão orçamentária para condomínios: dentro desse cenário, torna-se um instrumento nas mãos de administradoras e síndicos para determinar o valor das cotas de cada condômino, sendo apresentada anualmente para informar quanto e com o que serão gastas as contribuições.
Como ela pode ajudar?
A previsão orçamentária garante muitas vantagens para empresas e instituições de todos os segmentos. Veja a seguir alguns dos principais benefícios!
Direção mais clara para a tomada de decisões
Sem saber quanto entra e para onde vai o dinheiro é realmente um desafio — entender em quais áreas é necessário investir ou mesmo em quais contas economizar. Por isso, uma previsão detalhada pode ajudar a organizar as informações financeiras e entender como adequar o orçamento à realidade do negócio ou da instituição.
Maior economia de gastos
Se o gestor sabe quanto tem em caixa, ele entenderá o que será necessário fazer para cobrir os custos. Por outro lado, se esse conhecimento não for muito claro, será fácil gastar sem controle e rapidamente desperdiçar recursos.
Nesse contexto, a previsão orçamentária auxilia na definição de metas com base em categorias de gastos. Com isso, fica muito mais fácil economizar, otimizando o dinheiro em caixa.
Maior preparo diante de crises
Ao entender as necessidades da organização e compreender o fluxo de receita e despesas, é possível poupar recursos a fim de se preparar para futuros imprevistos. Assim, se houver problemas com inadimplência ou queda de receita, não haverá graves problemas para manter as operações.
Esses mesmos princípios também se aplicam ao planejamento financeiro em condomínios. Com regras específicas e uma rotina bastante particular, síndicos e administradoras precisam apresentar uma previsão orçamentária bem definida.
Qual é a importância da previsão orçamentária em condomínios?
A previsão orçamentária em condomínios nada mais é que um relatório anual — inclusive, exigido pela Lei do condomínio — que síndicos e administradoras precisam apresentar aos condôminos com as despesas e receitas esperadas para o ano seguinte.
Normalmente, ela é elaborada entre os meses de outubro e novembro e precisa ser aprovada por todos para entrar em vigor. Mas o que significa ter esse documento? Bem, a previsão orçamentária em condomínios é uma forma de você se organizar para os gastos do próximo período, ao mesmo tempo em que funciona como um guia de planejamento para ações futuras.
Esse documento ajuda a responder se:
- o condomínio terá dinheiro para determinada obra;
- algumas despesas podem ser cortadas;
- certos contratos precisam ser revistos;
- existem oportunidades de incrementar a receita;
- a previsão daquele ano é melhor ou pior que a do ano passado.
Com um relatório completo e cuidadoso, todas essas perguntas podem ser facilmente respondidas! Ao ser capaz de prever quais serão os gastos do próximo ano, você cria uma estabilidade de gestão, além de conseguir elaborar uma análise evolutiva anual do seu controle e ainda aumentar a transparência financeira para os condôminos.
Mais que isso, a previsão orçamentária pode ser sua grande aliada na hora de reajustar taxas de condomínio com uma base argumentativa sólida. Assim, os condôminos poderão entender o porquê do aumento, inclusive sugerindo mudanças nesse controle para satisfazer a todos os lados, chegando a um meio-termo.
O que exatamente analisar em uma previsão orçamentária?
Agora que você já entende a importância desse processo, é hora de se planejar e começar a entender como vai ser a previsão orçamentária perfeita para o próximo ano. Para ajudar, listamos aqui os itens que não podem faltar nesse cálculo, aproveitando para explicar como eles se relacionam para chegar a um controle financeiro muito mais apurado. Confira!
Receitas
O primeiro item imprescindível para a elaboração de uma previsão orçamentária é um levantamento de tudo o que o condomínio ganha. Nesse caso, as receitas geralmente vêm da taxa de condomínio, do aluguel de espaços comuns e de outros eventuais contratos, como o aluguel de lojas do prédio ou de espaços para a instalação de antenas de telefonia.
Uma boa ideia é usar a previsão do ano anterior como base para agilizar o processo, já que uma das grandes vantagens da administração de condomínios é a baixa volatilidade de custos e ganhos. Que tal começar por aí?
Despesas
Em seguida, é hora de comparar as receitas com todas as despesas do condomínio. Aqui, as mais importantes e previsíveis são as despesas fixas. Você pode usar o histórico de pagamentos do período anterior para fazer uma lista completa de todos os custos que virão no próximo ano. Faça uma lista e certifique-se de que os seguintes itens estão incluídos:
- contas de consumo, como luz, água e gás;
- folha de pagamentos de funcionários;
- outros encargos trabalhistas, como rescisões contratuais, férias, 13º terceiro, bonificações etc.;
- impostos;
- manutenção preventivas em infraestrutura e equipamentos;
- seguro condominial;
- materiais de limpeza;
- itens de escritório;
- prestadoras de serviço.
É preciso se lembrar também dos gastos esporádicos e sazonais. Por exemplo, em certas épocas do ano, podem surgir mais despesas, como o aumento da conta de luz nas férias, ou mais consumo de água no verão. Além disso, leve em conta os imprevistos, inserindo um percentual de segurança no orçamento.
Quando o condomínio tem o suporte de uma administradora, o gestor pode solicitar mais informações para criar sua previsão orçamentária. O acompanhamento anual das despesas fixas ajuda o síndico a analisar o emprego de recursos, bem como o retorno oferecido por investimentos em serviços. Se o gasto com água, por exemplo, vem aumentando ano a ano, pode ser a hora de tomar uma atitude a respeito.
Melhorias
A previsão orçamentária tem esse nome porque exige de quem administra o condomínio uma visão bastante precisa dos gastos futuros. É claro que não dá para se preparar para tudo, mas alguns gastos podem ser planejados e controlados.
Esse é o caso das melhorias envolvendo uma nova pintura, algum tipo de reforma, adequações necessárias ou limpezas mais completas, por exemplo. O documento precisa apontar quais aperfeiçoamentos estão programados para o próximo ano e quanto o condomínio espera gastar em cada um.
Vale incluir ainda aspectos que possam trazer mais segurança ao condomínio ou contribuir para cumprir normas de acessibilidade. Está tudo certo com os documentos e dispositivos de prevenção a incêndios? Essa é apenas uma das questões a serem consideradas.
Inflação
Assim como em qualquer outro tipo de gestão financeira, a inflação anual precisa ser levada em conta para cálculos do próximo ano do condomínio, incluindo reajustes de contratos, despesas fixas e, claro, o cálculo da taxa condominial.
Reajustes
Por falar em reajuste de contrato, é preciso ter sempre em mente que a diferença de valor de um ano para o outro em contratos e taxas pode influenciar (e muito) o orçamento total. Por isso, cada detalhe precisa ser bem sedimentado.
Os contratos com prestadores de serviço são ótimos exemplos. Afinal, também são reajustados periodicamente — a somatória de aparentemente pequenas diferenças pode pesar bastante nas despesas gerais do condomínio. Nesse cenário, quando há um bom controle da gestão financeira, é possível identificar até quando é hora de negociar ou buscar outra empresa terceirizada para economizar um pouco.
Inadimplência
Todo administrador ou síndico tem que lidar em sua rotina com problemas de inadimplência. Afinal de contas, um condomínio pode abrigar as mais diversas personalidades, realidades e dificuldades financeiras. Logo, até a falta de pagamentos precisa ser prevista para o próximo ano.
A forma mais segura de fazer isso é levantando a taxa de inadimplência dos últimos anos para determinar uma média. Esse número pode ser maior ou menor, mas, dificilmente, o perfil de condôminos muda tanto de um ano para o outro a ponto dessa variação ser tão relevante.
Reserva
Na prática, uma previsão orçamentária nunca bate 100% com a realidade. E nem tem como, concorda? Isso porque acidentes e imprevistos sempre acontecem. O importante é que o condomínio esteja preparado para lidar com eles da melhor forma possível.
Pensando nisso, o administrador ou síndico deve incluir no relatório uma previsão de reserva. Trata-se de uma porcentagem da receita total que será guardada para uso emergencial ou planejamento de melhorias maiores. É preciso definir na previsão até como esse dinheiro será coletado e armazenado. O mais recomendado é que a reserva esteja em um fundo de renda seguro, que não deixe o montante se desvalorizar com o tempo.
Como fazer a previsão orçamentária?
Após reunir todas as informações e montar a previsão orçamentária para o condomínio, chega a hora de apresentar o documento para os moradores. Isso é feito por meio de uma reunião de assembleia, cuja pauta informa o tema a ser discutido.
O síndico ou administrador pode produzir algum material para compartilhar com os condomínios antes da reunião, com uma preliminar do orçamento que será apresentado. E, na apresentação, basta que ela seja simples e objetiva.
Em vez de se concentrar em números e cálculos, tente transmitir o assunto de forma prática, fazendo bom uso de recursos visuais, planilhas e gráficos. Aponte também para os benefícios que serão alcançados com a aprovação da projeção, ressaltando de forma positiva o impacto na vida dos condôminos.
A aprovação da previsão orçamentária se dá por meio de votos dos moradores, exigindo apenas a maioria simples. Por outro lado, caso seja reprovada, continuará valendo a previsão do período anterior, sem reajustes na taxa do condomínio.
Como acompanhar a previsão orçamentária definida para o período?
É fundamental que o síndico acompanhe de perto as receitas e despesas conforme o que foi determinado no planejamento. Compartilhe com os condôminos a situação dos gastos e investimentos, por exemplo. Aproveite também as reuniões mensais para a apresentação do balancete a fim de informar como as necessidades do condomínio estão sendo tratadas e como estão as finanças do empreendimento.
Além dessas reuniões, distribua circulares com todos os detalhes necessários sobre a movimentação financeira e as metas de gastos definidas. Você pode até usar o WhatsApp para isso! Manter os moradores bem informados é essencial não só para justificar os custos, mas também para garantir o apoio e a receita no condomínio.
Como a tecnologia se torna uma aliada nesse processo?
Para todos esses processos, a tecnologia cumpre um papel muito importante para síndicos e administradoras de condomínios. E já se foi o tempo em que esse processo era todo feito em planilhas ou até no papel!
Hoje em dia, a tecnologia facilita drasticamente o trabalho do síndico ao oferecer ferramentas que coletam, interpretam e segmentam esses dados automaticamente. Esse é o caso do Immobile, sistema de gestão integrada da Alterdata.
O segredo desse tipo de solução está na centralização de diversos dados em um só painel de controle, proporcionando uma visão completa do controle financeiro ao responsável pelo condomínio. Assim, fica bem mais fácil identificar tanto pontos falhos como pontos fortes.
Sua função na hora de elaborar a previsão orçamentária é simples: planejar e garantir a saúde financeira para o próximo ano. Com um relatório completo, transparente e bem detalhado, você traz os condôminos para seu lado e não tem dores de cabeça na hora de fazer reajustes e implementar melhorias. Ideal, não acha?
Com essa tecnologia, o síndico ganha tempo, reduz falhas e gera diversos insights importantes para implementar melhorias na sua gestão financeira. Alguns desses benefícios incluem:
- identificar oportunidades de melhorias e redução de custos;
- manter as informações bem organizadas para tomar decisões mais acertadas;
- acompanhar indicadores financeiros para entender o desempenho das decisões tomadas;
- entender falhas que possam estar desperdiçando recursos dos condôminos;
- garantir maior segurança aos dados financeiros.
A previsão orçamentária é uma ferramenta indispensável para o gestor de condomínios. Além da obrigatoriedade prevista em legislação específica, esse documento permite ao síndico justificar investimentos, garantir a receita necessária para a gestão do empreendimento e controlar os custos de forma adequada. Nesse cenário, a tecnologia organiza e otimiza os processos, garantindo ao responsável melhores resultados na contabilidade do condomínio.
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