As obrigações acessórias consistem em uma série de procedimentos coordenados pela Receita Federal, por meio dos quais uma empresa presta contas ao fisco. Entre as mais importantes, estão a ECD e ECF (Escrituração Contábil Digital e Escrituração Contábil Fiscal, respectivamente). É por elas que uma pessoa jurídica informa operações que impactam em sua tributação.
Conhecer bem o mecanismo de funcionamento de cada uma, os prazos previstos, as multas e as peculiaridades é fundamental para o seu cumprimento. As siglas são muito parecidas, por isso podem levar ao erro gestores menos experientes no assunto. E erro, quando se trata de impostos, só pode ter como resultado um belo prejuízo.
Quer descobrir como essas obrigações funcionam? Então, continue acompanhando o nosso artigo. Assim, você pode se antecipar e cumpri-las sem sustos!
Principais características de cada uma das obrigações
A Escrituração Contábil Digital, embora se relacione com a Escrituração Contábil Fiscal, apresenta características que a tornam uma obrigação peculiar. Na verdade, a ECD pode ser considerada uma versão digitalizada do envio da escrituração contábil das empresas.
Na era pré-internet, ela consistia no repasse das informações dos livros contábeis e outros documentos comprobatórios de operações que geram a cobrança de imposto. Portanto, foi instituída pelo SPED, em substituição aos ultrapassados documentos em papel.
Já a ECF consiste em uma obrigação acessória que mantém as características das antigas DIPJ e DSPJ – Inativa. E, embora ambas sejam cumpridas em formato eletrônico, podemos dizer que a ECD é inovadora, já que ela surge a partir do SPED, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.
Empresas que são obrigadas a entregar ECD e ECF
Basicamente, tanto a ECD quanto a ECF são obrigações que se impõem às empresas optantes dos regimes tributários Lucro Real e Lucro Presumido. Contudo, ela não se aplica para todas: algumas especificidades previstas em lei devem ser observadas.
Por exemplo, as empresas do tipo Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando tributadas pelo Lucro Presumido, não precisam entregar nenhuma delas. No entanto, esse quadro se inverte quando estão sujeitas ao Lucro Real: é preciso entregá-las como livros auxiliares do sócio ostensivo.
A propósito, as empresas tributadas pelo Lucro Presumido entregam as obrigações apenas ao distribuírem lucros. Nesse caso, eles não devem incidir sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
Também são obrigadas a entregar ECD e ECF as optantes do Lucro Presumido que distribuírem parcelas de seus lucros ou dividendos. Eles devem superar o valor estipulado na base de cálculo do imposto, depois de descontar as contribuições e os impostos previstos.
Por fim, PJs isentas ou imunes também devem fazer as respectivas entregas das obrigações, desde que isso esteja previsto pela Instrução Normativa RFB nº 1.252/12.
As informações que elas devem apresentar
A ECF visa a informar todas as operações que modifiquem a base de cálculo e, assim, o valor a ser pago a título de Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) e de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Seu marco legal é a Instrução normativa RFB n° 1.422/13, na qual também é prevista a recuperação dos dados da ECD no momento da entrega.
Por sua vez, a ECD, como já destacado, é a obrigação acessória por meio da qual as empresas informam seu Livro Diário, Razão e auxiliares. Além destes, devem ser informados os Balanços, Livros Balancetes Diários e as respectivas fichas de lançamento comprobatórias dos dados transcritos em seus registros.
Multas previstas por atrasos e erros
Se a empresa não tem tanta prática com essas obrigações, outro fator que pode levá-la ao erro é a diferença entre os prazos de entrega para cada uma delas. A ECD deve ser entregue anualmente, tendo como data limite o dia 31 de maio. A ECF também é anual, mas conta com um prazo mais dilatado, podendo ser repassada até 31 de julho.
Nesse aspecto, torna-se ainda mais importante atentar para a necessidade ou não da entrega e, sendo assim, para o respeito aos prazos. Afinal, se a sua empresa deixar de enviar a ECD ou a ECF dentro do período permitido, será multada em R$ 500,00 por mês em aberto.
As vantagens de um software de gestão contábil
Vimos até agora que tanto a ECD quanto a ECF se aplicam a contextos distintos, e seus cálculos não são simples. Nesse sentido, o caso das empresas tributadas via Lucro Presumido é bastante ilustrativo. Como a obrigatoriedade da entrega está relacionada com a apuração do lucro conforme as alíquotas de cada setor, cada caso deve ser avaliado individualmente.
É possível que empresas obrigadas a fazer ambas as escriturações em um ano sejam desobrigadas a fazê-las em outro. Desde que seus lucros estejam abaixo da alíquota do Lucro Presumido, esta é uma possibilidade que precisa ser confirmada.
Estamos citando apenas um exemplo, entre tantos possíveis, que ilustra a necessidade de atuar junto ao contador para evitar erros na apuração do imposto. Assim, também são evitadas falhas na hora de enviar as obrigações acessórias que, como acabamos de ver, geram multas pesadas.
Além do apoio de um especialista, é altamente recomendável adotar um software de gestão contábil que permita executar cálculos e cumprir as obrigações dentro dos prazos. Com esse recurso, sua empresa reduz a margem de erro e otimiza a entrega.
É preciso deixar claro que existem muitas outras situações que, por sua relativa complexidade, não puderam ser expostas aqui com o nível de detalhe que merecem. É o caso, por exemplo, da geração facultativa da ECD com o plano de contas referencial.
Portanto, ao entregar ECD e ECF, você deverá estar permanentemente atento aos detalhes. Converse com seu contador, não deixe de revisar todos os dados repassados e, não menos importante, nunca perca os prazos para o envio dessas obrigações, combinado?
E se você achou este artigo útil, vá em frente e veja agora como é a declaração do Imposto de Renda para empresas!
