Como fazer um controle eficiente de dados na sua empresa

Não tem como discordar: os dados de qualquer empresa estão entre seus ativos mais importantes. Com isso em mente, fica fácil entender que fazer um controle de dados eficiente é ação essencial, certo?

Afinal de contas, os dados fornecem informações relevantes que, quando manejadas adequadamente, podem ajudar bastante na gestão estratégica e na gestão de marketing, assim como no controle das finanças, por exemplo. Nesse cenário, o sucesso vem como consequência natural.

Qualquer profissional em sã consciência entende que um amontoado de dados em planilhas desconexas dificulta o andamento da empresa. Muitas vezes, porém, parece praticamente impossível controlar toda a informação de forma eficiente, principalmente em empresas que já iniciaram o controle de dados de forma inadequada.

Pensando em ajudar nesse processo é que resolvemos produzir o post de hoje. Pronto para conhecer algumas dicas para fazer o controle eficiente de dados na sua empresa?

Escolha os dados certos

Tanto o universo de dados como sua modelagem mudaram muito nos últimos anos. Ao mesmo tempo em que o volume de informações está crescendo rapidamente, as oportunidades para expandir percepções por meio da combinação de dados também seguem ritmo acelerado.

Daí é possível constatar que uma maior quantidade de dados com mais consistência dá às empresas uma visão panorâmica e mais granular do ambiente de negócio. A capacidade de ver o que antes parecia invisível melhora as operações, as experiências do cliente e a estratégia, o que se traduz em aumento de oportunidades. Para isso, é preciso escolher os dados certos.

O primeiro passo para atingir esses objetivos, claro, deve ser a correta escolha de indicadores-chave de performance — os famosos Key Performance Indicators (KPIs). Usar o Return On Investiment (ROI), por exemplo, pode ser uma ótima ideia para dimensionar o retorno financeiro de um projeto. O setor de marketing também pode checar dados como o custo por clique de uma campanha ou o número de conversões de determinado link nas redes sociais.

O importante é que a gestão da empresa seja guiada por dados realmente relevantes para suas atividades e seus objetivos. Assim, mesmo que o número de informações seja volumoso, nunca se tornará descartável, mas sim estratégico.

Diminua a redundância

O registro de informações em um sistema de dados tende a ser demorado. Torna-se essencial, portanto, que apenas dados úteis sejam inseridos para processamento. Nesse contexto, é preciso fazer uma revisão periódicade formulários, pedidos e outros documentos de dados, a fim de verificar se o conteúdo é mesmo relevante.

Por essas e outras é que qualquer formulário que traga dados obsoletos deve ser completamente redesenhado, de forma a envolver apenas informações relevantes para a empresa. Vale lembrar que o armazenamento de dados também gera custos. Portanto, fazer uma boa seleção impacta positivamente até o orçamento da empresa!

De qualquer forma, é preciso considerar um sistema de armazenamento na nuvem. Assim, não há custos com a compra de equipamentos e os dados importantes, bem como os sistemas de gestão, podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo ligado à internet, seja um notebook, um tablet ou um smartphone.

Execute um perfil de dados

Perfil de dados ou arqueologia de dados: esse é o nome atribuído ao processo de análise de dados para garantir sua integralidade, correção, singularidade, razoabilidade e consistência. Em outras palavras: trata-se do processo que identifica defeitos nas informações da empresa.

Já parou para pensar que, mesmo em dados válidos aceitos, às vezes podem surgir casos de digitação errada ou de duplicidade, por exemplo? Essas informações incorretas devem ser impedidas de seguir adiante, uma vez que resultariam em retrabalhos e custos adicionais devido a previsões e análises erradas.

Além disso, é preciso assegurar o compliance das informações sob a responsabilidade da empresa. Basicamente, isso significa que a forma como seu negócio lida com a privacidade dos dados deve estar de acordo não só com a legislação brasileira como também com os próprios princípios e valores da organização.

Dessa forma, a empresa garante a segurança jurídica das suas transações envolvendo informações próprias ou de terceiros, como clientes, fornecedores e investidores, além de se proteger contra riscos que poderiam afetar sua imagem, como o vazamento ou o roubo de dados.

Invista em um software de gestão

Os gestores empresariais podem controlar seus dados de forma mais simples e segura por meio de softwares de gestão. Afinal, o sistema certo é capaz não só de identificar como de conectar rapidamente dados mais importantes para análise. Em seguida, ainda monta uma operação de limpeza para sincronizar e mesclar dados sobrepostos, contornando informações ausentes.

Softwares com tecnologia mais avançada incluem a computação de dados em nuvem, garantindo a segurança e facilitando o acesso dos gestores aos dados da empresa.

Esses softwares também podem interconectar os dados de todos os setores — dos recursos humanos, da contabilidade, dos clientes, das linhas de produção e assim por diante. Sem falar que ainda fornecem uma estrutura sólida para implementar análises da qualidade de dados, monitoramento e melhorias subsequentes.

E tem mais: esses sistemas são acessados por meio de dashboards simples e intuitivos. Por lá, o gestor consegue visualizar tabelas e gráficos, consultar e comparar dados distintos, além de abrir documentos com poucos toques. Dessa forma, as decisões corporativas podem ser tomadas com muito mais velocidade e, claro, qualidade!

Só para você ter uma ideia, sistemas como o Alterdata Cockpit ainda permitem ações mais complexas, como a projeção de resultados financeiros com base na análise do histórico de vendas, por exemplo. Não parece um sonho?

Transforme seus dados em ativos valiosos

Devidamente acompanhada de tecnologias para gerenciamento e análise, a informação continuará crescendo, mudando e gerando novas oportunidades. Assim, as empresas capazes de gerenciar bem seus dados, independentemente da quantidade, automaticamente transformam essas informações em ativos valiosíssimos.

Mas atenção: em vez de realizarem mudanças massivas no controle de dados da empresa, os gestores devem se concentrar em esforços direcionados para a obtenção de dados e a construção de modelos, transformando a cultura organizacional no que se refere às informações. Somado a isso, a solução para o gerenciamento da qualidade selecionada deve se alinhar aos objetivos de negócio da empresa.

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