Ninguém tem dúvida de que as notas fiscais eletrônicas facilitam o dia a dia das empresas. O que nem todo mundo sabe é que essa praticidade se estende para o cancelamento NF-e. Sim, é possível voltar atrás após emitir uma nota fiscal, sem sofrer nenhum tipo de revés.
Como sabemos, o cotidiano de uma organização pode ser extremamente corrido. Em meio a todas as atividades de vendas, é possível que um cliente cancele a compra ou que um colaborador emita uma nota fiscal eletrônica com alguma informação errada — o que pode acontecer caso a empresa não tenha um bom software de gestão contábil.
Então, para não ficar em apuros, é importante saber como fazer o cancelamento de NF-e. Você verá que ele é relativamente simples, podendo ser executado em poucos passos. Acompanhe a seguir!
Quais são as situações em que é necessário cancelar a NF-e?
O mais comum é que o responsável por emitir o documento tenha cometido algum erro e, com isso, a nota precise ser cancelada. Pode ser um engano ao digitar algum número ou listar produtos desnecessários, um erro de cálculo, um equívoco na hora de inserir dados do produto ou serviço ou até falhas ao preencher as informações do remetente, como localização e documentos.
O fato de errar um ou mais itens em uma nota fiscal não é algo definitivo, e o processo pode ser revertido na maioria dos casos — a não ser que a nota emitida já tenha sido reconhecida pelo destinatário.
Nessas situações, ocorre o que se chama de Ciência da Emissão pela parte que vai receber a nota. Ou seja, quando o produto já está sendo comercializado com a nota emitida, não é possível cancelar.
Somente nesses casos o cancelamento não pode ser realizado. Mas há outra opção disponível: aqui, é feita a devolução da NF-e, ação que tem o poder de anular o documento. Entretanto, é preciso lembrar que toda essa cadeia deve ter autorização do Fisco.
Quais são as regras para o cancelamento NF-e?
Antes de entender como proceder com o cancelamento efetivo de nota fiscal eletrônica, é preciso saber que cada documento tem um prazo máximo para ser cancelado. Desse modo e de acordo com a recomendação do Conselho Nacional de Política Fazendária, o responsável pela emissão só poderá fazer o cancelamento em até 24 horas.
Esse prazo, porém, não compreende todos os estados brasileiros. Algumas localidades seguem suas próprias regras de tributação. No Mato Grosso, por exemplo, a nota pode ser cancelada no período de até 2 horas após a emissão. Já no Rio Grande do Sul, o limite se estende por 7 dias.
Se a empresa responsável cancelar a nota após esse tempo, terá que pagar uma multa que varia entre os municípios brasileiros. No caso do Rio de Janeiro, o pagamento da multa pode fazer a companhia desembolsar 1,5% sobre o montante total da nota fiscal.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?
Como mencionamos, o cancelamento de NF-e é relativamente simples. São 5 passos.
1. Entre no software que emitiu a nota fiscal
Utilizar um bom software de gestão já reduz em grande parte os erros de emissão de nota fiscal. O programa armazena informações e evita que cada campo tenha que ser preenchido individualmente, o que diminui os erros de digitação ou desatenção.
Entretanto, se o cancelamento de NF-e for necessário, o primeiro passo é justamente entrar no software que a empresa utilizou para a emissão na nota.
2. Localize a aba de vendas de mercadoria
Em seguida, é hora de localizar a aba de vendas de mercadoria. Ali você terá acesso às notas fiscais originadas de diferentes transações.
3. Clique na aba de nota fiscal
Uma vez que você esteja na aba de vendas de mercadoria, é hora de clicar na aba de nota fiscal e localizar a NF-e que saiu com erro. Nessa etapa, você já pode solicitar o cancelamento.
4. Preencha o campo “motivo”
Todo cancelamento deve ter um motivo. Aqui, basta explicar qual foi o erro cometido e o próprio sistema enviará um arquivo para a Receita Federal com a justificativa.
5. Aguarde a análise
Por fim, a Receita enviará uma mensagem de confirmação avisando que o arquivo foi cancelado. Essa análise e validação pode levar algum tempo, mas basta aguardar. Se preferir, você pode consultar o status do cancelamento no Portal Nacional da NF-e.
Quais são as dúvidas e dificuldades mais frequentes ao cancelar NF-e?
A seguir reunimos as dúvidas mais frequentes sobre o cancelamento de NF-e. Pode ser que uma delas seja a sua também. Confira!
O que fazer se o prazo de 24 horas foi perdido?
Se você perder o prazo de 24 horas recomendado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, poderá ter que pagar uma multa. Ainda assim, é possível solicitar o cancelamento até 31 dias após a emissão da nota. Nessas situações, você pode conversar com seu contador para saber como proceder.
A multa gira em torno de 1,5% sobre o total da operação indicada no documento e é emitida pela Receita Federal. Note que o valor aumenta gradativamente a cada nota emitida com erros. De todo modo, a principal instrução é ficar atento ao preenchimento da nota e ao prazo de cancelamento, a fim de evitar prejuízos ou gastos desnecessários.
Como funciona a denúncia espontânea por perda de prazo?
A denúncia espontânea por perda de prazo de cancelamento da nota fiscal deve ser formalizada em processo juntamente a uma das Agências da Receita Estadual. No ato, são informados os motivos do cancelamento que está sendo efetivado fora do prazo em um requerimento. O documento deve ser assinado pelo representante da companhia e acompanhado do comprovante de pagamento da multa.
Com o cancelamento autorizado, o setor vai contatar a empresa comunicando a reabertura do prazo de cancelamento, que será executado pela própria companhia em seu sistema de emissão de notas.
O que fazer se a mercadoria já estiver circulando?
O ideal é evitar que a situação chegue a esse ponto, mas, caso aconteça, você não deve mais alterar a nota fiscal com erro no sistema emissor. Como citado, não é possível fazer o cancelamento da nota nessas condições. O que acontece é uma anulação, e somente em dois cenários:
- se o remetente emitir uma nota fiscal de entrada;
- se o destinatário emitir uma nota fiscal de devolução.
Como funciona a assinatura do pedido de cancelamento NF-e?
O pedido de cancelamento deve ser assinado pela empresa com a assinatura digital — certificada de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, o pedido também precisa conter o CNPJ do estabelecimento para garantir a autoria do documento. As NF-es canceladas ou indeferidas e os números de sequência inutilizados são então escriturados, sem valores monetários, conforme a legislação tributária vigente.
Agora que você sabe como fazer o cancelamento NF-e, já pode ficar tranquilo quanto ao cumprimento das suas obrigações fiscais. E lembre-se: contar com um bom software de gestão pode fazer toda a diferença nesse processo, evitando uma série de erros que ocorrem por falta de atenção ou falhas na digitação.
Então, aproveite e saiba como otimizar sua gestão fiscal com um ERP!
