Técnicas para gestão de tempo – Dica de Gestão #33

Gerir bem o tempo pessoal é peça fundamental em nossa carreira, permitindo-nos fazer mais coisas importantes e ter melhores resultados. Nem todos, porém, administram bem o seu tempo no lado profissional e menos ainda no aspecto pessoal, até porque a percepção do tempo é relativa. Albert Einstein dizia que: “Quando colocamos a mão em um fogão aceso por um minuto, parece uma hora e quando estamos sentados ao lado de uma linda rapariga por uma hora, parece um minuto”.

O tempo é “invisível”, “insubstituível”, “consumido logo que recebemos”, “é impossível de não utilizar”, “impassível de compra, aluguel, fabricação ou reciclagem”. Enfim, é algo que precisamos saber gerir gostemos ou não, o que fica bem claro na definição de Peter Drucker: “O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais poderá ser gerido”.

Normalmente as pessoas que são top de linha em suas respectivas carreiras, são profissionais que parecem ter mais de 24 horas em seus relógios, que dão a sensação de que fazem coisas além do normal, que se envolvem em mais projetos que o ser humano convencional. Contudo, o que acontece é que estas pessoas têm uma disciplina maior com a gestão do que farão por ordem de prioridades, visto que possuem algo importante para a gestão do tempo: sabem DIZER NÃO para coisas que consomem minutos preciosos, sabem priorizar até mesmo a hora de não fazerem nada, de divertirem-se, de relacionarem-se em negócio ou lazer. É importante observar que dentro das empresas existem pessoas prolixas, que levam 30 minutos para falar coisas que levariam 5, o que atrapalha o trabalho de todos os envolvidos. Sendo assim, procure dar foco para estas pessoas, vá direto ao ponto, não perca tempo com rodeios.

Estas pessoas entendem que “a distribuição do tempo varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário”.

Um dos elementos a que precisamos ficar continuamente atentos são os ladrões do tempo: pequenos eventos que acontecem diariamente que nos tiram do foco do trabalho, como mensagens instantâneas, barulhos, telefonemas inesperados, colega ao lado, enfim, elementos que nos distraem no dia a dia. Não acho que as pessoas tenham que ser um robô que não vê nada ao seu redor, até porque o bom profissional está atento ao ambiente em que está inserido, e é exatamente aí que está uma das grandes virtudes daqueles que administram bem o que devem fazer, pois é muito tênue a linha entre observar o ambiente e SOMENTE observar o ambiente. Quando você está “somente” observando o ambiente, não está fazendo o que precisa ser feito. Está prestando mais atenção no todo do que na parte que lhe compete. O contraponto – e o contrassenso – é quando você está apenas fazendo a sua parte, sendo assim um bom tarefeiro, não está vendo o ambiente mudar, o que pode ser péssimo para a carreira. Desta forma, vale aprender a ser um excelente executor das suas tarefas, e deve dizer NÃO para tudo o que observar que está tomando o seu tempo sem propósito. Por exemplo, se está executando uma tarefa muito importante e dois colegas que sentam ao seu lado lhe colocam numa conversa que estão tendo, dá para você notar em segundos se o tema é relevante; caso não seja, deve dizer claramente que precisa retornar ao que estava fazendo, desperdiçando assim muito pouco tempo.

Outra forte consumidora de tempo é a reunião. Muitas pessoas não sabem preparar e coordenar reuniões, tornando este momento demorado e improdutivo. É importante ter uma pauta clara e objetiva, com horário para começar e acabar, que devem ser seguidos rigorosamente. Um outro consumidor de tempo relevante é o subordinado que não possui autoridade ou coragem para tomar decisões. Em grande parte das vezes o problema está no líder que não se sente confortável em delegar uma tarefa por insegurança ou autoestima, sendo muito importante entender o que se pode delegar com segurança para que o tempo seja distribuído por outras pessoas. Já tratei deste tópico em artigo publicado no Facebook (https://www.facebook.com/ladmir.carvalho/notes).

Como diretor e fundador da Alterdata Software, uma empresa que possui mais de 1.500 funcionários, mais de 100 gerentes e supervisores, preciso estar permanentemente atento ao fato de que estes líderes saibam usar o seu tempo de forma inteligente, razão por que estudo bastante sobre o assunto, o que me leva a concluir que um dos maiores problemas da má gestão do tempo é empurrar para frente as coisas que não gostamos de fazer. Isso acontece com todos os seres humanos: nem tudo o que temos que fazer é o que gostamos, e aí começa um grande problema, pois se temos uma lista de tarefas para o dia, semana ou mês, a tendência natural é irmos executando o mais legal, bacana, que dominamos mais, em que brilhamos mais, que nos torna mais reconhecidos, jogando para o final do prazo a execução do que não gostamos. Então, uma dica muito importante é você ter a sua lista de tarefas classificada pelo que precisa ser feito, independentemente de gostar ou não. Coloque em ordem numérica e a medida em que vá executando, observe se está deixando para trás coisas de grande importância. Isso o fará refletir sobre o quanto está perdendo o foco no que realmente precisa ser feito. Isso o ajudará até mesmo a pedir eventual apoio aos outros para executar algo relevante. Não jogue para frente a grande prioridade. Defina as prioridades por dia, semana e mês, para saber o que obrigatoriamente tem que ser feito. Lembre-se de que, ao deixar algo importante para amanhã, esta coisa se tornará urgente nos próximos dias, o que complicará o seu tempo no futuro. Procrastinar uma coisa que precisa ser feita traz problemas, o que fica claro pela própria definição de Procrastinação na Wikipedia: “É o diferimento ou adiamento de uma ação. Para a pessoa que está procrastinando resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos”.

Um elemento importante que deve ser compreendido é que quando enganamos a nós mesmos com justificativas sem sentido, como acontece quando dizemos: “Não iniciarei isso sem ter todas as informações”, apesar de raras vezes esta afirmação ter sentido, visto que na grande maioria dos casos trata-se apenas de uma forma de empurrar a coisa para o amanhã por perfeccionismo, sem observar que o ótimo é inimigo do bom, sem se tocar de que o todo é feito de várias partes, desconsiderando que tudo tem começo, meio e fim. Conheço pessoas que se acham tão boas em algo que nunca se julgam prontas para começar e concluir algo – o que é grave demais na carreira por não usarem o tempo para as coisas que precisam ser feitas.

Como o processo de gestão do tempo tem a ver com disciplina, crie o hábito de analisar no final do dia a sua lista de tarefas executadas, analise não só o que fez, mas, mais importante ainda, o que não fez. Com isso entenderá rapidamente quais foram as coisas que tiraram o seu foco e consumiram o seu tempo. A cada dia que fizer estas reflexões criará um mecanismo mental para se proteger dos ladrões do tempo. Lembre-se de que o ser humano é formado principalmente do que está no seu subconsciente e este lado do cérebro precisa ser condicionado pelo que queremos. Entender claramente o que está consumindo o nosso tempo, fará com que no dia seguinte você melhore a sua gestão. A grande maioria das pessoas simplesmente passam o dia e não o administram.

Em vista disso, sugiro que forme os seus hábitos de distribuição do tempo com os seguintes elementos:

– O que gostamos e o que não gostamos de fazer?
– O que é mais rápido e o que é mais lento de ser feito?
– O que é mais fácil e mais difícil de ser executado?
– O que sabemos e não sabemos fazer, mas precisa ser feito?
– O que é urgente e o que é importante?

Existem inúmeras metodologias para administrar estas tarefas, mas creio que uma bem simples, que pode ser aplicada sem qualquer tecnologia, é usar os quadrantes abaixo para estabelecer as prioridades:

 

Importante Atividade B
esperar delegar
Atividade A
executar imediatamente
Secundário Atividade D
pode ser procrastinado

 

Atividade C
executar em tempo disponível
Não Urgente Urgente

 

Todas as tarefas e atividades que estiverem no quadrante A terão alta prioridade, pois são Importantes e Urgentes, devendo receber atenção redobrada. Cada tarefa que estiver dentro de um determinado quadrante dever ser alvo de atenção proporcional à respectiva importância e urgência.

Outro método importante é o GTD (Getting Things Done), muito aplicado nos EUA, que consiste resumidamente em três elementos:

– Use uma agenda: ela deve conter tudo que você tem que fazer, lembrar ou cobrar em um determinado dia ou semana. O critério para os agendamentos é “do or die” (“faça ou morra”) e não uma lista de desejos;

– Faça um planejamento semanal: escolha uma hora de qualquer dia e faça um planejamento semanal bem estruturado; revise a semana que passou; cheque quantas reuniões você tem. Se precisar preparar algo para as reuniões, bloqueie o calendário. Revise sua lista de projetos e questione-se com relação ao que você precisa fazer com vistas a cada um deles na próxima semana. Revise outras listas e verifique as respectivas providências. “Se a semana ficou factível, você terá uma semana produtiva. Do contrário, retire algumas tarefas do seu calendário”, recomenda Welter;

– Crie uma biblioteca de informações: formule diversas listas – de todos os projetos, com as tarefas ou documentos a providenciar; dos assuntos a tratar com terceiros; das atividades de trabalho pontuais, sem data nem horário; das tarefas da sua vida pessoal; de itens que esperam resposta; de tópicos variados, como livros que deseja ler ou filmes que quer assistir.

Então, não deixe que coisas IMPORTANTES se tornem coisas URGENTES – isso destruirá o seu planejamento e consumirá um tempo excessivo.

Agora, quando vir um profissional fazendo mais do que é possível, não ache que o mesmo é um workaholic (profissional que só pensa em trabalhar), tente entender como o mesmo administra o seu tempo no trabalho e na esfera pessoal. Tenho certeza de que você aprenderá muito apenas observando os que são feras na gestão do tempo.

 

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