A integração de sistemas é uma realidade em sua empresa? Ou você ainda sofre com sistemas legados e, portanto, cada vez mais desatualizados? Independentemente da sua resposta, é fato que a parte operacional de um negócio não funciona bem se cada setor fala uma língua.
É aqui que fica nítida a necessidade de encontrar uma solução que sirva como canal para agilizar processos entre departamentos interdependentes. A relação entre Recursos Humanos e Contabilidade, por exemplo, serve para ilustrar o quanto a integração se faz necessária. Afinal, em diversos momentos, um depende do outro.
Queremos que você também reconheça o papel que setores integrados têm no ambiente de negócios, não importa a que ramo a empresa pertença. Então, continue conosco para conhecer melhor as vantagens de sistemas em sinergia. Acompanhe!
A importância da integração de sistemas
Aqui, trataremos em especial das características de um Enterprise Resource Planning, mais conhecido no contexto corporativo pela sigla ERP. Há quem prefira chamar pelo seu título aportuguesado, Sistema integrado de gestão empresarial.
Seja qual for a nomenclatura, o fato é que, sem ele, a gestão se torna muito mais lenta e sujeita à burocracia. Afinal, é pelo ERP que se faz o envio de dados para a contabilidade da empresa, por exemplo. Dito isso, veja a seguir os benefícios que a organização agrega ao unificar seus sistemas de dados em apenas uma plataforma.
Dinamiza o fluxo de informações
Além da contabilidade, há setores estratégicos em que os benefícios do ERP são mais diretamente percebidos. É o caso do estoque e compras, que, por analogia, poderiam até ser considerados como “irmãos gêmeos” em empresas varejistas ou atacadistas.
Isso porque um estoque só é preenchido a partir das requisições feitas pelo setor de compras. Este, por sua vez, depende do fluxo registrado pela área de vendas. Portanto, temos uma espécie de tráfego de informação entre departamentos que precisa ser controlado.
A verdade é que, dependendo do volume de dados, seria inviável funcionar sem um sistema que integrasse as operações, especialmente nesses três setores tão importantes.
De qualquer forma, um ERP é útil nesse aspecto para toda empresa que depende de profissionais e setores distintos operando em cooperação. Transportadoras, importadoras ou centros comerciais, em geral, são particularmente beneficiados quando contam com uma solução assim.
Ajuda a reduzir erros
Uma empresa que opera sem integração é, necessariamente, exposta ao erro em regime permanente. Afinal, sem comunicação em tempo real e conhecimento sobre o que outros setores estão fazendo, as atividades passam a acontecer “no escuro”.
O efeito mais imediato dessa falta de visão global sobre os processos é que a empresa, como um todo, fica exposta ao erro. Veja o que acontece, por exemplo, quando se contrata um colaborador. É um processo de rotina muito comum e, supostamente, fácil de gerenciar, certo?
O que talvez certos gestores não se deem conta é que uma contratação gera impactos nas finanças, afinal, há todo um custo com processo seletivo, salários e encargos. Há, ainda, repercussões na contabilidade: dependendo do regime tributário, um novo colaborador representa aumento em contribuições como o INSS Patronal.
Sendo assim, gestores e contadores devem estar sempre alinhados em relação às suas rotinas que, como podemos perceber, são interdependentes. Além dos já destacados encargos trabalhistas, a sinergia entre esses dois profissionais é também fundamental para dar conta de outros procedimentos. Estoque, compras e notas fiscais são alguns dos mais importantes.
Agora, imagine cuidar apenas disso tudo sem um sistema que interligue todos esses setores? Muito erros seriam cometidos, tempo seria perdido e, em consequência, o negócio tenderia a permanecer deficitário.
Põe fim à duplicidade de dados
Outro risco que se corre quando as atividades são conduzidas de forma isolada é a geração de dados duplicados. Seria o caso de uma empresa que transmitisse eventos pelo eSocial e, sem uma ferramenta de controle, não tivesse certeza se tudo foi feito ou não.
O envio de dados em duplicidade é também comum em empresas que emitem notas fiscais eletrônicas em grandes volumes. A duplicidade de NF-e é um sério gargalo de produção, normalmente causado por erros ao processá-las ou falhas no preenchimento. Portanto, com um ERP desenvolvido sob medida, a duplicidade pode ser eliminada, já que o sistema é capaz de cruzar dados de origens distintas.
Favorece o controle dos processos
Menos duplicidade e erros, por sua vez, ajudam a monitorar melhor processos como os já destacados envios de eventos trabalhistas e emissão de notas. Mais controle, portanto, é igual a menos tempo perdido e menos exposição a ações fiscalizatórias e multas.
Aumenta a sincronia entre setores dependentes
Finalmente, podemos destacar que sistemas integrados são fundamentais para criar ou aumentar a sincronia nas operações entre setores que dependem um do outro. Pense agora: quantos departamentos na sua empresa não precisam de uma solução como essa?
A sincronia entre contador e empresa, com um ERP, ganha em agilidade porque, com processos integrados, o acesso à informação é imediato. Em outras palavras, é como se o sistema funcionasse como um “meio de campo”, fazendo a ligação entre gestores e profissionais de contabilidade.
Como fazer a integração de sistemas
Considerando as vantagens, veja como fazer com que o sistema de gestão integrada, na forma de um ERP, seja implementado sem sustos. Lembre-se de que cada software é único, por isso é recomendável não implementar sem submeter a solução a um período de testes.
Não crie processos demais
O objetivo de um ERP é simplificar a vida de gestores. Portanto, não faz sentido agregar muitos processos em um mesmo sistema. Ao implementar, procure saber com a empresa fornecedora se seria possível “fundir” processos, operacionalizando-os por meio da plataforma.
Evite a “gambiarra”
A capacidade de improviso é até bem-vinda em algumas circunstâncias. Mas, quando se tratar de integração de sistemas, isso deve ser evitado. Um sistema ERP realmente útil é aquele desenvolvido tendo em vista necessidades específicas. Por isso, não há espaço para “jeitinhos” ou adaptações forçadas de sistemas de outras empresas.
Aplique a visão sistêmica
Uma empresa é, de certa forma, um organismo vivo. Quando um órgão deixa de funcionar bem, pode colocar em risco o desempenho de outros. Se nada for feito, o resultado pode ser um colapso total. Assim sendo, a implementação de um sistema ERP deve ser sempre orientada pelo seu impacto nas atividades como um todo.
Conte com apoio de especialistas
A Tecnologia da Informação (TI) é a especialidade que cuida justamente do desenvolvimento e implementação de ERPs e softwares. Por isso, os profissionais dessa área devem ser consultados antes mesmo de cogitar a integração dos seus sistemas. Não se arrisque, pois um sistema malconfigurado, além de ser inútil, pode representar riscos à segurança de dados.
Vimos neste artigo as vantagens da integração de sistemas, seus impactos nas atividades de uma empresa e um breve passo a passo para começar a sua implementação. Converse com o setor de TI do seu negócio ou, na falta de um, consulte uma companhia com experiência nesse tipo de solução. Evite o improviso e tenha melhores resultados!
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