Tempo de guarda de documentos: saiba o tempo necessário para os principais documentos contábeis

A adoção massiva dos sistemas de gestão contábil no universo corporativo aliada ao cumprimento cada vez mais frequente das obrigações acessórias por via digital coloca em desuso o armazenamento de documentos em forma física. Com isso, as possibilidades de extravios de arquivos fundamentais para o dia a dia contábil das empresas são praticamente eliminadas. Mas isso não significa que o cuidado com o tempo de guarda de documentos ou comprovantes perdeu importância, ok? O Código Penal brasileiro classifica como crime contra a ordem tributária ocultar dados ou prestar informações inverídicas ao Fisco, bem como deixar de entregar documento em caso de fiscalização. A lei prevê até mesmo reclusão de 2 a 5 anos para quem incorre nessa violação. Isso sem falar nas multas.

Com os novos meios eletrônicos de armazenamento, ficou muito mais fácil organizar e alocar seus principais arquivos contábeis. Conhecer o tempo de guarda de cada título é essencial para otimizar o acesso aos dados em nuvem, bem como para ter a certeza de que determinados comprovantes já podem ser deletados.

Que tal conhecer a tabela de temporalidade completa dos documentos fiscais?

Os problemas em ignorar o tempo de guarda de documentos

Não armazenar notas fiscais pode levar a empresa a sofrer multas que ultrapassam mil reais por XML de NF perdida em eventual fiscalização. No âmbito estadual, receber mercadoria ou serviço sem documentação fiscal gera multa de, no mínimo, 30% do valor do produto vendido ou serviço prestado.

Poderíamos ainda listar páginas e páginas de possíveis multas que sua empresa (ou seu cliente, no caso de escritório contábil) pode amargar caso não tenha os documentos solicitados em mãos no ato de uma fiscalização.

A seriedade do tema é tão grande que, em caso de perda de documento, a recomendação é fazer um anúncio sobre o extravio em um jornal de grande circulação, além de comunicar imediatamente os órgãos que se interessariam pelo arquivo, como Receita Federal, Junta Comercial, Delegacia Regional do Trabalho ou Secretaria da Fazenda.

Você pode inclusive conferir as pesadas sanções consagradas na jurisprudência nacional. E saiba desde já: a justiça costuma ser implacável com a negação de entrega de arquivos fiscais, o que reforça a necessidade de permanecer com todos os seus documentos fiscais e contábeis até que haja prescrição ou decadência.

A diferença entre prescrição e decadência

No universo jurídico, prescrição diz respeito à perda da pretensão de exigir de alguém uma determinada ação. Trazendo a terminologia para a área contábil, podemos dizer que a prescrição se refere à perda do direito do Fisco em promover a cobrança judicial dos créditos tributários.

De forma geral, a partir da data do lançamento da dívida, a Secretaria da Fazenda tem um prazo de 5 anos para ajuizar a ação de execução fiscal correspondente, período que, quando encerrado, retira do Estado a possibilidade de exigir o pagamento dos débitos. Estamos falando aí da prescrição.

Já a decadência tem um significado sutilmente diferente: trata-se da perda do próprio direito que não foi exercido por seu titular no prazo previsto em lei. No âmbito contábil, a decadência passa pela perda da capacidade do Fisco de exigir a apresentação de documentos fiscais para fins de verificação de regularidade contábil.

Enquanto a prescrição envolve a perda da pretensão de exigir o cumprimento de um direito seu por parte de terceiros, a decadência reflete a perda do direito em si mesmo.

Em linhas gerais, o tempo de guarda dos documentos passa pelo tempo de decadência ou prescrição do Estado. E é essa variação de períodos que acaba gerando a lista que veremos a seguir.

Os documentos de competência federal

Os documentos de competência estadual

Os documentos de competência municipal

O documento fiscal comprova a natureza, as especificidades das operações e o direito gerado à autoridade fazendária. As tabelas acima mostram o lapso temporal dentro do qual o Estado pode exigir seu direito de fiscalização ou recebimento do crédito devido. É por meio desses recolhimentos que será formado o orçamento que vai prover as necessidades dos serviços públicos. Daí a importância da Secretaria da Fazenda ter acesso a todo esse conjunto probatório.

A melhor forma de reduzir as possibilidades de perda desses arquivos é contar com um sistema de gestão contábil com armazenamento em nuvem, backups automáticos e integração aos principais sistemas públicos de escrituração.

Por fim, vale lembrar que, entre todos os documentos citados aqui, o de extravio mais comum e que costuma gerar as multas mais pesadas e recorrentes é a nota fiscal. E isso mesmo em formato eletrônico! Aumenta, assim, a importância de atentar para seu tempo de guarda e a forma de alocação ideal.

Gostou do nosso artigo de tempo de guarda de documentos? Que tal então aproveitar para aprender como guardar o arquivo XML da NF-e corretamente?

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