A implantação de ERP é um processo que vem se tornando cada vez mais crucial para a sobrevivência de negócios em um mercado tão competitivo como o de hoje. Mas e você, por acaso está pronto para começar essa jornada?
Neste post, montamos um guia introdutório para que você entenda melhor o processo. Passo a passo, explicamos quais etapas são mais importantes, como o planejamento é essencial e de que forma uma ajuda especializada pode facilitar do início ao fim. Vamos lá?
Levante as necessidades da empresa
O primeiro passo para promover qualquer transformação em uma empresa é identificar os problemas a serem atacados e criar objetivos atingíveis sobre onde se quer chegar.
No caso do ERP, definir se o negócio precisa ou não investir em um sistema de gestão tem muito a ver com a eficiência dos atuais processos operacionais e administrativos. Veja alguns sinais de que é hora de apostar nessa tecnologia:
- quando a empresa ainda lida muito com documentos em papel;
- quando há dificuldade em comparar dados de diversas fontes;
- quando o volume de informações se tornou grande demais para lidar manualmente;
- quando há lentidão em processos de verificação e modificação de dados;
- quando há brechas significativas na proteção de dados;
- quando há muito retrabalho;
- quando a comunicação entre as equipes está prejudicada.
Se um ou mais desses pontos está incomodando, é sinal de que a empresa pode sim se beneficiar bastante de um ERP. Em termos gerais, essa é a solução perfeita para quem busca economia, aumento de produtividade e inteligência agregada em suas futuras decisões de negócio.
Pesquise as soluções do mercado
Quando problemas e oportunidades são diagnosticados, fica mais fácil partir para a próxima etapa: escolher qual combinação de softwares ou sistemas é mais adequada para atingir as metas traçadas.
Basta fazer uma pesquisa rápida para ver que existem vários modelos de ERP no mercado, com funcionalidades, características e métodos de pagamento diferentes. Mas algumas soluções são escolhas mais acertadas por sua universalidade, possibilidade de customização e facilidade de uso.
Como exemplo, podemos citar os ERPs na nuvem. Além de fornecerem a performance necessária para uso corporativo, esses sistemas apresentam maior flexibilidade em planos de assinatura e na alocação de recursos, podendo ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora.
Elabore um plano de implementação
Embora seja um processo simples, a migração para um ERP na nuvem deve ser feita em etapas para garantir uma transição suave — inclusive para os usuários envolvidos. Não dá, portanto, para pular direto para a execução.
Com seus objetivos traçados e a solução escolhida, é hora de desenhar o fluxo de todo o processo, incluindo prazos, responsabilidades e testes. E o cronograma precisa ser seguido! Afinal, o equilíbrio de um projeto de transformação dentro de uma empresa envolve comprometimento e previsibilidade para não haver frustração com metas inalcançáveis.
Busque o devido suporte do fornecedor
Uma boa ideia na hora de elaborar seu plano de ação é contar com a ajuda especializada da empresa fornecedora da solução. Aliás, temos aqui uma ótima dica complementar para nosso segundo passo: contrate a solução de uma empresa que tenha expertise na implantação de ERP e ofereça o devido suporte.
Com essa ajuda, você terá uma noção melhor do impacto causado pela tecnologia na rotina operacional, bem como saberá como minimizar obstáculos comuns em projetos de implementação. Estamos falando de retrabalho, erro de escopo, solução insuficiente, quebras de prazo e por aí vai.
Envolva a equipe no processo
Com toda a migração definida, falta agora acrescentar o fator humano na equação. Afinal de contas, uma solução tecnológica só é tão eficiente quanto a capacidade dos usuários de aproveitarem os novos recursos, não é verdade?
É claro que essa conversa já deve estar presente desde o primeiro passo, com sugestões e opiniões que ajudem a entender com mais clareza como um ERP pode colaborar com o trabalho de todos. Principalmente aqui, porém, o foco precisa estar em treinamento e comunicação interna.
Todos os departamentos precisam conhecer o processo pelo qual passarão, entendendo seu papel nessa missão. Com uma equipe entrosada e que já sabe usar o sistema a ser implantado, a empresa colhe os frutos dessa transformação digital desde o primeiro dia.
Valide cada etapa antes de partir para a próxima
Finalmente começa a implementação propriamente dita! A partir daqui, não tem muito segredo: é seguir o plano elaborado e contar com a ajuda da empresa contratada para incluir o ERP na rotina operacional. Só tome cuidado para não atropelar processos!
Na prática, muitos gestores pecam por quererem apressar a migração, acabando por ter problemas lá na frente. Entenda: a ideia do planejamento por etapas é exatamente para que você e sua equipe possam verificar e validar cada uma delas antes de partir para a próxima.
E já vale adiantar que o passo que tende a demandar mais atenção é a migração de informações de negócio. Trata-se de uma oportunidade perfeita para reestruturar seu banco de dados e incluir mais inteligência e performance na tomada de decisões.
Defina os índices de performance
A implementação de uma nova solução de gestão é o melhor momento para definir os indicadores de performance que acompanharão os resultados ao longo do tempo. Esses KPIs precisam ser monitorados levando em conta os benefícios que um ERP traz para qualquer negócio, como:
- redução de custos operacionais;
- agilidade de processos;
- performance de funcionários;
- qualidade de atendimento;
- cumprimento de prazos;
- otimização de processos.
Gerar relatórios comparativos desses dados é uma forma de descobrir se a solução escolhida por você realmente atingiu os objetivos definidos, bem como de identificar o que você pode fazer com a ajuda da sua equipe no dia a dia para evoluir constantemente.
Dê continuidade
Por mais que o ERP esteja implementado de vez, otimizar sua empresa com a mãozinha da tecnologia é um processo sem fim. Com resultados claros e indicadores apontando para o impacto no negócio, é hora de descobrir como maximizar sua transformação digital.
Isso pode se dar pela inclusão de novas ferramentas e funcionalidades, pelo redesenho de processos ou por uma interação melhor entre departamentos. O importante é que a gestão tenha sempre uma visão ampla do presente, mas com os olhos no futuro. A implantação de ERP é apenas o primeiro passo dessa jornada.
E então, que tal começar a caminhada agora mesmo? Como dissemos, a primeira etapa é sempre identificar suas necessidades. Para entender melhor como isso funciona, leia este post sobre o assunto!