Apesar de não ser uma obrigação, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o balanço patrimonial, um balancete dinâmico pode ser uma excelente ferramenta para qualificar o processo de tomada de decisões dos gestores de um negócio, permitindo que enxerguem com clareza a situação financeira e patrimonial da empresa.
Tradicionalmente, um balancete pode ser elaborado com a periodicidade que a empresa desejar, seja mensal, semanal ou até diária. E o melhor: com o suporte de um software adequado, é possível automatizar parte do processo, fazendo um balancete dinâmico para revelar a situação da empresa em tempo real!
Neste post, explicaremos melhor o que é um balancete dinâmico, quais são as vantagens de se usar esse recurso e como a automação do processo pode ajudar a evitar erros. Boa leitura!
Como exatamente funciona um balancete dinâmico?
A verdade é que o balancete não é nenhuma novidade na área de contabilidade. E por mais que não seja uma demonstração obrigatória, trata-se de uma ferramenta muito usada para acompanhar as finanças e a evolução da empresa em determinado período de tempo, servindo como base para a elaboração de outros demonstrativos contábeis obrigatórios.
Negócios que emitem balancetes com regularidade minimizam o esforço necessário para a formatação de documentos como a DRE e o balanço patrimonial. Por outro lado, o trabalho necessário para a realização do balancete não deve ser subestimado. Afinal, são muitas as informações que precisam ser coletadas, verificadas e processadas pelos contadores.
Para elaborar um balancete completo, é preciso, por exemplo, conhecer dados sobre as reservas da empresa, os impostos a pagar e recuperar, o valor do capital social, os montantes a receber em curto e longo prazos, os valores em caixa, o patrimônio total da empresa, o valor de produtos no estoque, os investimentos, a previsão dos gastos com salários e muito mais.
Assim como no balanço patrimonial, o balancete precisa equilibrar ativos e passivos para que esteja correto. E como são muitos os dados que precisam ser coletados e avaliados, acaba demandando um custo significativo para o setor de contabilidade. Por isso, nem sempre pode ser realizado.
Como o balancete é uma ferramenta de uso interno e estratégico, tradicionalmente, só é emitido em uma periodicidade curta se for algo imprescindível para a gestão. No entanto, com a adoção de softwares especializados de contabilidade, é possível otimizar esse trabalho, elaborando um balancete dinâmico, alimentado por dados coletados em tempo real no sistema contábil da empresa.
A automação desse trabalho burocrático e repetitivo permite que as informações do balancete sejam consultadas sempre que a gestão desejar. Traduzindo: ele deixa de ser um documento estático para se tornar um recurso mais fluido, que reflete a situação real e atual da empresa.
Quais são as vantagens da automação desse balancete?
A principal vantagem da realização de um balancete dinâmico com o suporte de um software especializado é automação do processo, não apenas simplificando o trabalho para a formulação desse tipo de demonstração como reduzindo o tempo gasto com obrigações como a DRE e o balanço patrimonial.
Com a ajuda desse software, o time de contabilidade ganha mais tempo para agir de forma estratégica e, ao mesmo tempo, melhora a confiabilidade do processo, reduzindo a probabilidade de erros humanos na execução da tarefa.
Além disso, o software ainda garante uma transparência maior em relação à situação financeira da empresa, facilitando o processo de tomada de decisões da gestão. Em vez de ter que esperar para ver o balanço patrimonial no fim do ano, por exemplo, sócios e acionistas podem acompanhar o balancete dinâmico para terem uma visão clara da contabilidade.
Nesse cenário, todas as partes interessadas podem acompanhar a evolução das finanças do negócio a qualquer momento e conseguir números exatos. Isso, claro, desde que o sistema seja alimentado com dados confiáveis. Para tanto, é recomendável contar com processos inteligentes não só de coleta dos dados, mas também de verificação.
Manter uma referência que permita a visualização dos dados financeiros da empresa pode ser decisivo para o sucesso ou o fracasso. Sem o balancete dinâmico, algumas informações sobre a saúde contábil do negócio podem demorar a aparecer, especialmente se forem ser reveladas apenas no balanço patrimonial.
Com a praticidade e a agilidade do balancete dinâmico, a gestão consegue acompanhar o desempenho da empresa em tempo real, tomando decisões bem mais qualificadas, que podem reverter erros nas finanças enquanto ainda há tempo de evitar um desastre maior.
Por essas e outras, o balancete dinâmico é uma ferramenta que pode acrescentar (e muito) para qualquer tipo de organização, aumentando a efetividade da gestão e as chances de sucesso do negócio.
Que erros são evitados pela automação do balancete dinâmico?
Os erros mais comuns na elaboração de um balancete costumam envolver o lançamento de valores incorretos, falha que pode ser gerada por diversos tipos de eventos, como no caso de um simples mal-entendido na comunicação entre departamentos, em que os valores repassados não são corretos, gerando inconsistências nas contas. Em outros casos, meros erros de digitação podem ter consequências caóticas para o balancete.
Por isso, quanto mais automatizado for o processo de elaboração desse documento, maior será sua confiabilidade. Afinal, ao contrário de humanos, máquinas não cometem falhas em tarefas repetitivas por pura distração ou cansaço excessivo.
Outro tipo de erro que demanda atenção especial é a duplicidade de valores, algo que pode acontecer quando um mesmo lançamento chega até a contabilidade por fontes distintas. Ainda entre os erros humanos, é possível que, por alguma confusão qualquer, aconteça a inversão da natureza das contas.
Com a automação do sistema, falhas como essas (e tantas outras) praticamente deixam de existir, alavancando a confiabilidade do documento.
Como você viu, o balancete pode apresentar erros se for alimentado com dados imprecisos ou incorretos sobre a situação financeira da empresa. Para evitar esse tipo de falha, a recomendação é estabelecer processos e métodos bem estruturados para a coleta desses dados, bem como formas de verificação da sua confiabilidade.
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