Sistema para escritório de contabilidade: qual a importância?

Já central nas nossas vidas pessoais, a tecnologia também vem impactando cada vez mais a forma como as empresas funcionam. E não é para menos, uma vez que, com essa ajuda, é possível gerar economia, agilizar processos e otimizar a gestão interna do negócio. E é claro que os escritórios de contabilidade não ficam de fora disso!

No post de hoje, vamos mostrar como um sistema para escritório de contabilidade pode ser um importante aliado para seu negócio, automatizando tarefas, reduzindo o risco de erros humanos e qualificando a capacidade da empresa em relação ao atendimento a seus clientes. Quer entender melhor tudo isso? Então siga lendo!

Organização dos documentos

No dia a dia, todo contador precisa lidar com uma série de documentos que vão de simples notas fiscais a balancetes extremamente complexos. Há até pouco tempo, isso significava um enorme acúmulo de papéis. Era difícil não só arquivá-los, mas preservar seu estado ao longo do tempo e até encontrar um documento específico.

Já com um sistema para escritório de contabilidade, a empresa passa a trabalhar com arquivos virtuais ou digitalizados, que podem ser geridos diretamente da tela do computador. Além de ser bem mais prática, essa opção ainda reduz custos com a impressão e a guarda de papéis.

Além disso, documentos digitais são mais facilmente compartilhados. E até a Receita Federal sabe disso, exigindo, por exemplo, Escrituração Digital! Com um software contábil, você consegue realizar a escrituração de clientes diretamente da plataforma, de maneira rápida e segura.

Visualização do calendário contábil

Por motivos óbvios, cada empresa tem um calendário contábil diferente. Mas você sabia que, ao conseguir visualizar com clareza datas de compromissos, a gestão interna do seu escritório melhora? Com isso, afinal, é possível dividir corretamente as tarefas e detectar processos próximos do seu deadline.

O sistema para escritório contábil não só armazena documentos, mas também pode organizá-los de acordo com instruções previamente definidas — incluindo datas de pagamento e envio de obrigações acessórias à receita. Essa ferramenta ajuda, portanto, a organizar a rotina do escritório a curto, médio e longo prazos.

Velocidade de processamento

Você certamente já sabe: a Receita Federal exige que alguns procedimentos sejam realizados pelo meio digital. O que você talvez não saiba (ainda) é que isso demanda uma boa infraestrutura tecnológica. Afinal, é preciso dar conta de rotinas de importação de dados que podem ser bastante volumosos.

A boa notícia é que um sistema contábil eficiente consegue importar automaticamente da Receita todas as notas fiscais dos seus clientes. Também é possível apurar guias como DAS e DARF de várias empresas simultaneamente — e o melhor: em um único processo! O resultado vem em forma de agilidade para o negócio e segurança no cumprimento das obrigações fiscais.

Tomada embasada de decisões

Em pequenos e médios escritórios, é bastante comum que as lideranças se envolvam diretamente no atendimento e suporte ao cliente, precisando dedicar muito tempo às rotinas do trabalho. Tudo bem que o foco no core business é ótimo, pois melhora o serviço prestado e garante a satisfação da clientela, mas o efeito colateral surge em forma de falta de tempo para cuidar da gestão interna do escritório.

Nesse caso, o sistema contábil mostra ser, mais uma vez, um importante aliado. Na prática, ele consegue gerir dados importantes para a empresa de maneira automática, além de transformar as informações em gráficos, tabelas e planilhas para viabilizar a rápida tomada de decisões. Para que isso fique claro, vamos a uma lista de alguns dos índices que o sistema pode acompanhar? Veja só:

  • número de solicitações por clientes;
  • hierarquização de clientes mais rentáveis;
  • índices de inadimplência;
  • crescimento de movimentações por setor;
  • análise da performance de cada membro da equipe interna;
  • controle de tarefas e prazos separados por perfil de empresas.

Elaboração de balancetes dinâmicos

No tópico anterior, citamos algumas das tarefas de rotina que são otimizadas com o uso de um sistema para escritório contábil. Neste, gostaríamos de falar de um processo especialmente delicado: a análise de balancetes.

Em geral, usando várias telas ao mesmo tempo, a análise correta de informações é dificultada, abrindo brechas para a ocorrência de erros humanos. Com um bom software, no entanto, é possível elaborar balancetes dinâmicos, com as informações dos clientes sendo exibidas no formato de linhas e colunas, complementadas com o saldo de exercícios anteriores e correntes. Acredite: tudo em uma única tela!

Para garantir que erros não sejam cometidos, ainda é possível visualizar os lançamentos detalhados de cada dia ou mesmo de cada mês. Assim, caso algum problema seja detectado, é possível fazer os devidos ajustes a tempo ou mesmo excluir lançamentos indevidos.

Melhoria na interação com clientes

Todos os recursos que listamos até aqui são extremamente úteis para otimizar a produtividade da equipe interna e auxiliar na gestão do escritório. Mas os benefícios não param por aí. Com a empresa oferecendo soluções mais precisas e fazendo entregas mais rápidas e personalizadas, o impacto positivo também será percebido por seus clientes!

Tudo isso acontece porque o sistema é capaz de gerar relatórios de apuração e demonstrativos de resultados em formatos claros, que podem ser facilmente entendidos por todos. Assim, os contadores não precisam traduzir cada ação realizada, já que o próprio sistema faz isso de maneira automática.

Gestão do departamento pessoal

Considerando que o departamento pessoal é uma área especialmente volátil em escritórios de contabilidade, precisa ser gerido com o apoio de boas ferramentas. Surge aí, mais uma vez, um sistema contábil abrangente, que consegue analisar processos por meio da movimentação de dados via internet, bem como realizar cálculos automaticamente.

Além disso, esse recurso ainda pode finalizar apurações e emitir recibos de forma bastante simples, normalmente em uma única tela. Assim, o escritório consegue garantir a solidez de cada processo e a segurança da entrega de obrigações acessórias.

Promoção de treinamento

Geralmente, a principal desconfiança em relação aos sistemas contábeis diz respeito à sua aceitação pela equipe interna, que pode ficar reticente ao se deparar com uma novidade desse porte. Pensando nisso, é essencial promover treinamentos, mostrando que a ferramenta vem para simplificar e melhorar o trabalho de todos.

Também é preciso ter em mente que não basta simplesmente ter um software no escritório. É preciso usá-lo em toda sua potencialidade, justificando o investimento feito. Nesse sentido, uma boa pedida é procurar empresas de TI que ofereçam consultorias adequadas, ajudando o escritório a conhecer e explorar os recursos da plataforma no dia a dia.

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