A assinatura digital se refere a uma tecnologia utilizada para autenticar diferentes documentos eletrônicos, como arquivos em PDF e outros. Para isso, ela utiliza chaves criptográficas de um certificado digital que identifica os signatários, confere a validação jurídica e protege os dados.
Trata-se de uma tecnologia que oferece o mesmo valor jurídico conferido à assinatura manuscrita em documentos impressos, desde que esteja em conformidade com as normas gerais e específicas de cada setor. Dessa forma, para utilizá-la é preciso conhecer os diferentes tipos de assinatura digital, bem como os seus artefatos e padrões.
Neste artigo, vamos explicar sobre a validade e segurança da assinatura digital, os principais tipos autorizados, os benefícios dessa modalidade, bem como os cuidados que devem ser observados ao assinar um documento digital. Continue a leitura para saber mais!
A validade da assinatura digital e a questão da segurança
A Medida Provisória n° 983, de 17 de junho de 2020, regulamentou a utilização de assinaturas eletrônicas (incluindo as assinaturas digitais) em serviços de saúde e comunicações, seja com entidades públicas, seja por pessoas naturais ou jurídicas de direito privado.
De acordo com essa MP, que foi convertida na Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, as assinaturas eletrônicas passam a ser classificadas em três categorias: simples, avançada e qualificada. Esta última diz respeito à assinatura digital.
Dessa forma, um documento só terá validade jurídica quando apresentar certificado digital expedido pelo sistema de Infraestrutura de Chaves Pública do Brasil (ICP-Brasil). Nesse sentido, a assinatura digital certificada pode ser considerada a mais segura até o momento. Por isso, diversos órgãos públicos só aceitam esse tipo de assinatura, pois garante a legitimidade e presunção de veracidade de um documento.
Os principais tipos de assinatura que existem
Conheça, a seguir, as características das assinaturas digitais consideradas seguras e válidas.
1. Simples
Conhecida como assinatura eletrônica e sem certificado digital, ela permite a identificação de seu signatário relacionando um conjunto de dados eletrônicos, como CPF, token, biometria, PIN, versão digitalizada da assinatura manual, senhas, e-mail e geolocalização entre outros.
2. Avançada
Esse tipo de assinatura apresenta caracteres em sequência, bem como dados calculados por meio de elementos criptográficos, com base em procedimentos e algoritmos matemáticos que se relacionam com a integridade das informações de um ativo digital, por vontade de uma pessoa ou instituição.
É muito mais segura em relação à assinatura simples. Contudo, ainda não traz todos os requisitos necessários da criptografia nem mecanismos de emissões das chaves criptográficas, fiscalizadas e regulamentadas.
3. Qualificada
Realizada com um certificado digital no padrão da ICP-Brasil, considerado como o nível máximo de qualificação. Diversos países, como Suíça, Rússia, Singapura e África do Sul, aceitam esse tipo de assinatura, assim como todos os estados-membros da União Europeia.
No bloco europeu, essa assinatura tem o mesmo efeito legal das manuscritas, sendo regulamentada pela eIDAS (Eletronic Identification, Authentication and Trust Services), que padroniza e simplifica as IDs e as assinaturas digitais.
Os benefícios da assinatura digital
A assinatura digital trouxe diversos benefícios, que envolvem desde a redução de custos com papéis até questões relacionadas à sustentabilidade. Confira algumas das suas principais vantagens!
Praticidade e redução de custo
Por muito tempo, uma grande quantidade de papéis foi uma realidade que refletia um mal necessário para manter o controle dos processos nas empresas. Mas, graças à implementação das tecnologias e o uso da assinatura digital, esse cenário mudou completamente.
Muitas organizações já aderiram à gestão de documentos com o armazenamento de registros em arquivos digitais, eliminando os papéis. Algumas avançaram um pouco mais aderindo a servidores na nuvem.
Tudo isso resulta em praticidade e redução de custo, já que os espaços físicos, antes necessários para a guarda de documentos, não são mais requisitados. Além disso, a empresa economiza tempo e dinheiro que precisariam ser gastos com locomoções para registros em cartórios.
Agiliza o fluxo de trabalho
A autenticação dos documentos online proporciona ganho de tempo, pois agiliza o fluxo de trabalho, proporcionando maior produtividade. O que antes exigia a espera de vários dias para recebimento de contratos assinados pelos clientes, hoje é realizado em poucos cliques para assinar um documento digital.
Proporciona sustentabilidade
Além do ganho em tempo e dinheiro, a assinatura digital é uma alternativa que oferece sustentabilidade à empresa, pois a gestão de documentos reduz a quantidade de papéis impressos, exigindo menos gastos e evitando resíduos desnecessários.
Dessa forma, a instituição ajuda a preservar o meio-ambiente e valoriza a sua imagem no mercado, já que as empresas sustentáveis são mais bem vistas pelo cliente, conseguindo a preferência.
Garante a conformidade jurídica
Além de proporcionar segurança e conformidade jurídica ao documento, a assinatura digital é a melhor maneira de cumprir as regras de compliance para adequação da empresa aos processos em meios digitais.
Os cuidados que devem ser observados com assinatura digital
Ao fazer uma assinatura digital de um documento é preciso garantir a segurança e a validade jurídica nas operações virtuais. Para isso, é preciso buscar informações sobre o padrão que deve ser utilizado para cada tipo de documento eletrônico, conforme comentamos a seguir.
A assinatura simples pode ser utilizada em diversos tipos de contrato, como:
- aluguel;
- compra e venda de itens que não exijam escritura pública;
- operadoras de saúde;
- prestação de serviços advocatícios;
- procurações;
- termos de uso.
Já um contrato de câmbio consegue ter validade jurídica quando ele é assinado no padrão CAdES, com referência básica (AD-RB) e de tempo (AD-RT).
Os documentos de prontuário eletrônico de pacientes (PEP) necessitam da assinatura no padrão CAdES ou XAdES. As Notas Fiscais Eletrônicas (NFes), por sua vez, solicitam o padrão XMLDSig, sendo aconselhável que a empresa tenha um bom sistema emissor de nota fiscal.
Uso de plataforma de gestão de documentos
Para adotar a assinatura digital com praticidade, segurança e transparência, o ideal é que a empresa conte com uma plataforma de gestão de documentos e automação de fluxos, de modo a permitir a certificação de assinaturas na própria ferramenta.
Na automação contábil, por exemplo, é possível agilizar os processos ao máximo e dar continuidade ao fluxo de trabalho entre os departamentos e empresas, sem atrasos ou prejuízos.
Como vimos, há diversos tipos de assinatura digital, com níveis de segurança e validação diferenciados, que dependem das características do documento. Entretanto, para aproveitá-la da melhor maneira, é fundamental observar os cuidados que comentamos neste artigo e contar com um bom sistema de automação.
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