Tipos de software: saiba quais não devem faltar na sua empresa

É cada vez mais difícil dissociar sucesso empresarial do uso de boas tecnologias. Presentes em organizações de todos os portes, as soluções em software trazem agilidade, integração, melhoram a produtividade, aumentam o controle gerencial e ajudam a empresa a traçar planos e tomar decisões estratégicas com qualidade.

Hoje, já existem vários tipos de softwares corporativos que precisam ser considerados. Pensando nisso, criamos um guia com as principais soluções para sua empresa, que vão desde o auxílio nos esforços de marketing e venda, passando pela comunicação corporativa a distância e até ferramentas para melhorar o controle integrado do seu negócio. Confira!

CRM (Customer Relationship Management)

Sigla em inglês para gestão de relacionamento com o cliente, os CRMs são soluções voltadas para otimizar os setores de marketing e vendas da empresa. A sua principal função é captar dados importantes por meio do Big Data e do próprio histórico de relacionamento da empresa com seus clientes.

O objetivo é transformar esses dados em informações relevantes, como a definição dos perfis de compradores de acordo com seu comportamento de compras, faixa etária, renda e até endereço. Dessa forma, os esforços de marketing e vendas passam a ser direcionados a um público específico, tornando a conversão mais rápida e bem-sucedida.

No entanto, o CRM faz mais do que organizar seu público-alvo. Com ele, é possível definir metas para vendedores, monitorar as interações com clientes e melhorar a comunicação entre eles, além de gerenciar documentos como contratos de compra e venda de maneira automatizada.

Ferramentas de automação de marketing

Além de garantir um relacionamento próximo com o seu público, é possível utilizar a tecnologia também para atrair mais clientes — aproveitando-se de todos os dados coletados com uma solução de CRM.

Ferramentas e serviços de automação de marketing permitem a estruturação de campanhas que não seriam possíveis de ser executadas manualmente.

A ideia é que os responsáveis por essa área criem um fluxo de nutrição e gatilhos para que mensagens, publicações e e-mails sejam enviados automaticamente para as pessoas certas. Podem ser promoções, conteúdo rico, condições especiais, dicas, qualquer material que traga valor e crie awareness ao redor da sua marca.

Exemplos desses tipos de software são os serviços de automação de e-mail marketing, como o Send Grid, e soluções mais completas de marketing digital, como o Lead Lovers.

Essa é uma ajuda importante tanto no caso de pequenas empresas, que não têm equipe suficiente para gerir muitas campanhas de marketing simultâneas, como no das grandes, que precisam de uma abrangência muito maior em seus canais de divulgação.

Hangouts e Skype

Por vezes, soluções simples e gratuitas trazem ótimos resultados. Os softwares de videoconferência são importantes para que a empresa garanta a mobilidade da sua equipe e mantenha reuniões e treinamentos a distância. Portanto, são importantes soluções para a comunicação interna.

Entre os serviços gratuitos para esse fim, se destacam duas opções: o Hangouts e o Skype. O primeiro é um serviço do Google e está ligado diretamente ao Gmail, um dos maiores serviços de e-mail do mundo. Ele é gratuito e está disponível para qualquer dispositivo com conexão à internet via um aplicativo dedicado.

O Skype, por sua vez, é uma solução da Microsoft e gratuita para o uso comum. Ela também permite realizar chamadas de voz e vídeo, enviar documentos, mensagens escritas e muito mais. A vantagem do Skype é que ele também pode realizar chamadas para telefones convencionais. Esse serviço implica um custo, mas é muito mais barato do que as ligações feitas por uma operadora convencional.

Microsoft Project

Mas, para garantir a eficiência, agilidade e qualidade em projetos multidisciplinares na empresa, não dá para contar apenas com uma comunicação fácil entre seus membros.

Uma grande vantagem que a tecnologia está trazendo para a produtividade dentro das organizações é a estruturação inteligente de planejamento, execução e implementação de novas estratégias.

É a possibilidade de colocar todos os membros na mesma página, a par do progresso geral de um projeto e com uma visão específica sobre sua participação e objetivos individuais.

Nesse cenário, uma grande opção é o Microsoft Project, produto incluso nos serviços SaaS do Office 365. A ferramenta foi desenvolvida para o planejamento rápido de novos projetos e o gerenciamento facilitado de todo o processo, do início ao fim.

Começando do zero ou de um modelo pré-configurado, o gestor pode estruturar cronogramas, responsabilidades, interdependências e milestones. Todas essas informações são aglutinadas em uma linha do tempo simples de ser visualizada por todos os participantes.

Além disso, dados sobre produtividade, evolução e tarefas concluídas são apresentados em tempo real e podem fazer parte de relatórios detalhados sobre o progresso do projeto.

O Project é o tipo de ferramenta que impacta diretamente a velocidade com que uma empresa consegue se adaptar e atender novas demandas de mercado — uma característica essencial para os dias de hoje.

Slack

Se sua equipe não é tão grande ou os projetos ainda não são tão complexos, você pode contar com uma solução mais objetiva e simplificada de colaboração — mas não menos poderosa.

O Slack também é da Microsoft, mas é focado em ser um hub para o trabalho em equipe na empresa. A ideia do serviço é reunir discussões separadas por temas e objetivos, integrar comunicação rápida e compartilhamento de informações, arquivos e ideias.

Um mesmo Slack pode, inclusive, ser dividido entre times de departamentos diferentes. É possível utilizá-lo para projetos em vendas, marketing, CS, TI, recursos humanos… qualquer aspecto corporativo que envolva colaboração e discussão.

A vantagem do Slack é que seu serviço inicial é grátis — perfeito para empresas com poucos funcionários. Caso a demanda aumente, basta escolher um valor de assinatura que comporte a sua capacidade de investimento.

De benefício para a empresa, ele traz integração e comunicação de forma organizada e estruturada. Quando pensamos, por exemplo, na importância que a TI vem ganhando como origem de soluções para outros departamentos ou na necessidade de projetos multidisciplinares para encantar o cliente, essa é uma grande ferramenta.

Ferramentas de estruturação de produtividade

Enquanto o Microsoft Project e o Slack têm uma abordagem mais completa de comunicação e colaboração na produtividade, existem serviços voltados especialmente para a estruturação de projetos por etapas, seguindo o conceito de “get things done” (fazer as coisas acontecerem).

Nesse sentido, existem dois produtos que se destacam no mercado:

Trello

Trello rapidamente ganhou muita popularidade entre empresas por sua abordagem simples na gestão de projetos. Com um conceito de cards e cardboards, ele permite que o diretor organize um processo por etapas e por tarefas a fazer separadas em cartões.

Quando os responsáveis concluem aquela etapa, movem o cartão para a frente, passando-o para o próximo membro da equipe e assim por diante até que cada tarefa seja concluída.

A ferramenta é perfeita para metodologias ágeis como design sprint, em que novas metas são definidas e precisam ser resolvidas em um período determinado de tempo — uma estrutura que vem se provando incrível para aumentar a produtividade corporativa.

Também é possível utilizar o conceito para tarefas rotineiras e cíclicas, como o próprio CRM. Ou seja, é um serviço versátil e flexível.

Asana

Quase tudo que foi dito sobre o Trello também vale para o Asana. A principal diferença dele é um foco maior em ferramentas visuais, que facilitam o entendimento e o posicionamento de membros da equipe durante um projeto.

A característica mais relevante dessa solução é oferecer aos gestores uma ferramenta que simplifica a estruturação de projetos e, principalmente, o seu gerenciamento.

Como o próprio responsável por cada tarefa pode visualizar e manusear seu progresso dentro daquele sistema, a equipe cria uma sinergia muito maior, e o diretor não tem que se preocupar mais com o microgerenciamento do projeto.

Com o tempo extra, você pode analisar melhor relatórios de produtividade, acompanhar o desempenho de cada colaborador e fazer ajustes durante o processo que potencializem a estratégia que está sendo executada.

Ferramentas de gestão de tempo

Além da capacidade de gerenciar grandes projetos com simplicidade, outra vantagem que a tecnologia trouxe para o mundo corporativo (principalmente com a cloud computing) foi a possibilidade de gerenciar o trabalho remoto.

Muitas empresas no mundo todo estão flexibilizando a produtividade, sem limitar seus colaboradores ao espaço físico do escritório e ao horário útil comercial. Mas, para que isso funcione com eficiência, é preciso que o diretor tenha um bom controle sobre o tempo de trabalho dos funcionários.

É nesse sentido que surgiram várias opções para controle automatizado e integrado de horas produtivas. São ferramentas que cronometram tarefas separadas em projetos, finalidades, clientes e pessoas responsáveis e depois integram todas essas informações em relatórios sobre o que foi produzido e em quanto tempo.

É possível usar esse tipo de software individualmente ou para o gerenciamento de equipes. Aliando esse controle às outras soluções de gestão de projetos, a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho na empresa aumentam consideravelmente. O toggl é um exemplo popular desses serviços.

Alterdata Sonar

As soluções baseadas na nuvem vêm sendo cada vez mais utilizadas para armazenar e transmitir informações de maneira rápida e segura, tornando-as disponíveis em qualquer dispositivo com acesso à web. Empresas contam com serviços específicos na nuvem para gerenciar grandes quantidades de dados, e um bom exemplo nesse sentido é o Alterdata Sonar.

O serviço monitora o ambiente digital da empresa e realiza, pela nuvem, uma série de processos críticos, que vão da aquisição de servidores a rotinas de backup, passando pelo licenciamento de softwares e gestão das ações dos colaboradores de TI. Com isso, a disponibilidade constante dos sistemas fica assegurada ao mesmo tempo em que os custos são diminuídos e a agilidade das ações é aumentada.

Google Drive e Dropbox

Os serviços na nuvem são importantes para alguns pontos-chave da empresa, mas também são eficientes no dia a dia. Nesse ponto, o Google Drive e o Dropbox são as duas soluções mais populares. Ambos permitem o upload de fotos, documentos e arquivos de áudio na nuvem e, ainda, que essas informações sejam compartilhadas com pessoas interessadas. Apesar de serem simples, esses serviços são considerados seguros, uma vez que contam com criptografia e protocolos de acesso bem definidos.

O Google Drive ainda é integrado ao Google Docs, o que permite que equipes consigam trabalhar em um mesmo documento — como uma planilha ou apresentação de slides — de forma remota e colaborativa.

A princípio, as soluções são oferecidas de forma gratuita e podem ser integradas ao seu serviço de e-mail, por exemplo. Mas, para adquirir mais espaço na nuvem, é preciso desembolsar uma quantia proporcional à quantidade de gigabytes solicitada.

ERP

Um dos tipos de software corporativo que mais conquistam gestores é o ERP. Sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), essa solução funciona como uma grande integradora de dados e, por consequência, setores e processos de toda a empresa.

Com ele, é possível controlar ações que vão do fluxo de caixa, passando pelo controle de estoque até a aferição e pagamento de tributos. A ideia é colocar toda a empresa falando a mesma língua em um canal de comunicação global e ágil. Além disso, o ERP utiliza os dados coletados para gerar relatórios completos com as informações internas da empresa, dando aos gestores o material necessário para a tomada de decisões estratégicas.

Por ser uma ferramenta automatizada, o ERP também é capaz de diminuir a burocracia da empresa, realizando tarefas consideradas burocráticas ou morosas. Assim, o erro humano é afastado e a equipe passa a dedicar a maior parte do tempo ao core business.

Por fim, vale ressaltar que o ERP é composto por módulos e, portanto, é totalmente escalável. Isso significa que a solução pode atender a necessidade da empresa de acordo com seu tamanho ou características. Portanto, o software exige diferentes graus de investimento, fazendo com que caiba no orçamento de pequenas, médias ou grandes organizações.

Agora que você já conhece os tipos de software que fazem a diferença na empresa, que tal conhecer um pouco mais sobre um deles? Leia nosso artigo “A importância do ERP para a sua empresa“!

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