O que é e como fazer o saneamento cadastral para o eSocial?

O eSocial é um programa criado pelo Governo Federal que tem como objetivo integrar as informações e dados trabalhistas que são gerados pelas empresas, unificando todas as obrigações em apenas uma.

Juntamente a essa obrigação, surgiu a necessidade de serem realizados diversos ajustes e adequações em sistemas e procedimentos realizados dentro da empresa. Dentre eles, podemos destacar o saneamento cadastral. 

No artigo de hoje, mostraremos o que é e como funciona esse procedimento crucial para que o eSocial da sua empresa seja transmitido corretamente. Acompanhe!

Saiba o que é o saneamento cadastral

O termo saneamento, quando empregado nesse contexto, pode ser entendido como uma espécie de verificação e resolução de possíveis erros, inconsistências ou falta de informações em cadastros.

Nesse sentido, quando voltamos os olhos para o eSocial, podemos definir o saneamento como uma atualização ou complementação de informações constantes nos sistemas informatizados da empresa, com o objetivo de verificar se os aspectos fiscais, tributários e contábeis estão devidamente compatíveis.

Antes do eSocial, as empresas não precisavam se preocupar tanto com a congruência dos dados trabalhistas, contábil e fiscal utilizados pelos vários sistemas que eram utilizados para transmitir as obrigações. Entretanto, após a chegada do eSocial, tornou-se necessário o saneamento dessas informações com o objetivo de mantê-las em perfeita compatibilidade.

Entenda como realizar esse procedimento

Agora que você já sabe o que é o saneamento cadastral, bem como sua importância para o perfeito atendimento das exigências contidas no eSocial, vamos mostrar quais os passos que você deve seguir para fazer esse procedimento.

Para adequar a sua empresa ao eSocial, o procedimento de saneamento cadastral deve ser realizado observando alguns critérios, que você conhecerá neste tópico. Continue lendo!

Qualificação cadastral

O processo de qualificação é utilizado pelo Governo Federal para cruzar todos os dados dos colaboradores registrados em sua empresa, tais como: nome, data de nascimento, número do CPF e NIS. O objetivo desse saneamento é evitar cadastros duplicados ou divergentes.

Esse procedimento pode ser realizado diretamente no site do eSocial e você ainda tem a opção de fazer esse processo de forma individual ou em lotes. Caso ocorra alguma divergência nesses dados, é possível que as declarações enviadas sejam invalidadas, exigindo que o trabalhador seja encaminhado para o órgão responsável com o objetivo de regularizar o cadastro.

O site permite realizar a consulta individual, em que é possível verificar até 10 trabalhadores por vez na mesma tela. A outra opção possibilita ao usuário a alteração em lote, utilizando um arquivo padrão, de acordo com o layout do sistema.

Esse processo é executado mediante o seguimento de algumas etapas, conforme descreveremos nos pontos a seguir:

• primeiramente, deverá ser gerado o arquivo com as informações dos colaboradores;
• em seguida, ele deve ser enviado para o site do eSocial, especificamente na página destinada para a qualificação cadastral;
•  feito isso, deve-se aguardar um prazo de aproximadamente 48 horas. Após esse período, o arquivo processado estará pronto para download;
• depois que o arquivo estiver em sua posse, verifique se ele foi rejeitado ou processado;
• o último passo, portanto, é a verificação dos motivos da rejeição — caso tenha ocorrido — ou a realização das alterações em caso de divergências encontradas.

Essa ferramenta é fundamental para verificar a autenticidade dos dados da empresa que fará a qualificação cadastral. Além disso, proporcionará mais segurança aos dados que são gerados durante todo o processo.  

Atualização e adequação cadastral

Após a qualificação, é chegado o momento de fazer a atualização e adequação cadastral. Como o eSocial é uma obrigação que carrega dezenas de eventos declaratórios e centenas de informações, é importante que todos os dados da sua folha de pagamento estejam devidamente atualizados.

Os dados que precisam ser avaliados são endereço, estado civil, jornadas de trabalho, cargos, entre outros. Caso algumas dessas informações que fora cadastradas estiverem incorretas, o eSocial invalidará a declaração enviada.

Conheça a importância do saneamento cadastral

O objetivo principal do saneamento cadastral é parametrizar e padronizar todas as informações que serão enviadas no eSocial, de modo que elas correspondam devidamente à realidade daquilo que é aplicado dentro da empresa.

Como já é de conhecimento de muitos empresários, a folha de pagamento é uma obrigação que carrega um vasto número de informações que são bastante dinâmicas e podem sofrer alterações com frequência. Afinal, dados como endereço, estado civil, cargos e salários são totalmente passíveis de serem alterados e, em alguns casos, várias vezes durante o mesmo ano.

Nesse sentido, o saneamento cadastral torna-se importante para que todos esses dados estejam 100% atualizados. Uma falha nesse processo pode gerar multas e acarretar prejuízos para a empresa.

Também é importante que o gestor não permita que esse processo seja feito apenas no último momento, ou seja, quando estiver próximo de enviar o eSocial ao órgão competente. Realizar um saneamento cadastral de forma rápida para tentar transmitir a obrigação dentro do prazo é tão prejudicial quando deixar de enviá-lo na data prevista.

Isso porque procedimentos delicados como esse, quando feito as pressas, estão mais sujeitos a erros que podem gerar consequências graves para a empresa, como o pagamento de multas e sanções. Sendo assim, evite deixar esse procedimento para a última hora e comece a fazer o saneamento o quanto antes.

Veja o que deve ser feito quando ocorrer alguma divergência

Mesmo assim, se depois de realizar todo o procedimento, seguindo os passos que descrevemos em outro item deste artigo, você encontrar alguma inconsistência, não há outra opção a não ser retificá-la.

Sendo assim, devemos reforçar ainda mais a necessidade de que esse procedimento seja realizado o quanto antes. Dessa forma, caso ocorra alguma inconsistência, o empresário e os responsáveis pela geração do arquivo terão tempo suficiente para sanar quaisquer problemas que porventura possam aparecer.

Seguindo as indicações que fornecemos neste artigo, ficará mais fácil para você realizar o processo de saneamento de informações e, em seguida, dar seguimento ao envio dos seus arquivos do eSocial de forma correta.

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