Quando o assunto são finanças, muitos contadores podem acabar se confundindo na hora de preencher os relatórios contábeis. Isso porque, inevitavelmente, vai ser preciso se deparar com palavras como despesa, custo e gasto. E nem sempre os profissionais têm uma boa relação com elas, o que acaba dificultando na hora de fazer a contabilidade dos seus clientes.
No entanto, saber o conceito por trás dessas palavras é fundamental para encontrar uma relação saudável com a contabilidade. Por exemplo, saber que nem toda despesa é um gasto traz maior liberdade para ajudar o seu cliente investir em algo novo. Além de te dar maior capacidade de traçar objetivos contábeis mais realistas.
Ficou interessado em saber mais detalhes sobre esse assunto? Então acompanhe esse texto e conheça ainda mais sobre despesa, custo e gasto. Também descubra a relação entre eles e de que forma isso vai te ajudar a fazer da sua contabilidade uma empresa mais assertiva!
O que é despesa?
Pode-se dizer que despesa é o dinheiro investido em um bem ou serviço, o qual não trouxe um retorno financeiro. Ou seja, a despesa tem o objetivo de atender a uma necessidade, como por exemplo, energia elétrica ou a compra de materiais de escritórios são despesas.
Elas também costumam ser chamadas de despesas operacionais, já que são gastos que não estão diretamente relacionadas à produção de uma mercadoria.
Ao conhecer melhor as despesas, o contador entende quanto do orçamento é necessário para os processos auxiliares de uma empresa e como eles impactam na contabilidade de um negócio.
As despesas podem ser fixas e variáveis. As fixas são valores cobrados mensalmente, independentemente se a empresa teve ou não um bom desempenho comercial. Como exemplo de despesas fixas podemos citar as contas de água, mão de obra e aluguel, entre outras.
Já as despesas variáveis só gasta se houver a venda de determinado produto ou serviço. Exemplos são as comissões, bônus ou gratificações, impostos, contratação de mão de obra extra, matéria-prima e embalagem, logística de entrega, entre outros.
Lembrando que as despesas afetam de forma considerável as demonstrações contábeis financeiras, especialmente a demonstração de resultados.
O que são os gastos?
O conceito de gasto é um pouco semelhante ao de despesa, mas existem diferenças significativas. O gasto é aquele que corresponde ao objeto que foi empregado o dinheiro e depende da relação de consumo. Por exemplo, comprar materiais para escritório pode ser uma despesa para as empresas que utilizam bastante esses materiais para a rotina de trabalho.
Portanto, nesse caso, a compra de materiais de escritório tem o peso de necessidade. Já aquelas empresas que compram esses materiais, sem de fato necessitar, é possível considerar então que seja um gasto. Ou seja, o gasto é aquele que é feito sem que haja um planejamento ou uma necessidade básica.
O que é custo?
O custo tem um conceito ainda mais subjetivo do que despesa e gasto. Considera-se custo todos os gastos necessários para que serviços, bens ou produtos produzidos sejam executados com sucesso. Sendo assim, eles estão diretamente ligados à atividade fim na qual o negócio atua.
Entender quais sãos os custos é importante para determinar para o seu cliente, quais investimentos são mais úteis, quais recursos eles devem ser realocar e como otimizar a produção. Exemplos de custos são, matérias-primas, mão-de-obra e insumos.
Por que você precisa saber a diferença entre despesas, gastos e custo?
Compreender a distinção entre custo e despesa é imprescindível para o preenchimento correto dos relatórios contábeis, assim como, para o levantamento de indicadores essenciais para a contabilidade dos seus clientes.
Além disso, é preciso entender os pontos de melhoria possibilitando o crescimento dos resultado. Classificar corretamente os custos e as despesas também é essencial para que os documentos contábeis estejam sempre corretos e de acordo com a lei.
Como encontrar o equilíbrio entre despesa, custo e gasto na contabilidade?
Como vimos, a relação entre despesa, custo e gasto pode ser algo bastante positivo ou negativo na hora de fazer a contabilidade de uma empresa. Toda essa diferença vai acontecer a partir do planejamento contábil.
A seguir, vamos conhecer algumas atitudes que possam garantir o bom equilíbrio na hora de organizar as finanças:
1. Faça o planejamento dos pagamentos
Existem dois tipos de contas: as mensais, que são aquelas que seu cliente consegue prever, pois todos os meses estão ali; e as eventuais, que são imprevisíveis, mas onde é sempre necessária manter uma reserva de emergência. Portanto, faça um planejamento de valores e datas para não correr o risco de ter que pagar multas ou de ter a suspensão de um serviço por falta de pagamento.
2. Atente-se às tarifas bancárias
Às veze, os valores são tão pequenos em relação ao fluxo da conta corrente do cliente de que você faz a contabilidade, que as taxas cobradas pelos bancos podem passar despercebidas. Por isso, fique atento aos pequenos valores, pois podem suscitar cobranças abusivas ou inadequadas.
3. Analise os custos
Será que não é possível fazer reduções nas despesas do seu cliente? Analise os custos, converse com ele e tente cortar aqueles que parecerem desnecessários. Acredite: sempre é possível fazer uma economia. Para que isso aconteça, não basta apenas fazer contas — é preciso buscar um histórico financeiro e analisá-lo para diminuir e cortar gastos possíveis.
Outras medidas são a automatização de processos, consumo sustentável de recursos e máquinas modernas, que podem ajudar a amortecer gastos sem afetar resultados.
Esse é um trabalho que deve ser constante, feito diariamente com o objetivo de cortar gastos desnecessários e reavaliar os processos internos das empresas para as quais você presta serviços.
Essas foram algumas informações sobre despesa, custo e gasto. É importante destacar que quanto mais você tem conhecimento sobre as finanças, mais condições você terá de ampliar as suas técnicas contábeis.
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Além de facilitar o trabalho da equipe financeira, que poderá abrir mão dos acompanhamentos manuais ou planilhas de Excel, contando com uma automatização dos seus processos.
Com todas essas possibilidades, você automatiza suas atividades e tem mais tempo para pensar nas suas contabilidades.
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