Passo a passo: aprenda como fazer a contabilidade para condomínio

A contabilidade condominial pode realmente ser um bicho de sete cabeças quando não se tem o preparo nem as ferramentas apropriadas para lidar com números o tempo todo. Isso porque, contas a pagar, a receber, salários, adicionais noturnos, impostos e encargos são algumas das obrigações que exigem a máxima atenção de um administrador.

No começo, essas tarefas podem assustar, mas é possível dar conta de todas elas, até com relativa facilidade. Isso, claro, desde que sejam conhecidos certos princípios básicos de gerenciamento, alguns dos quais serão abordados neste artigo.

Por isso, se você está à frente da administração de um condomínio ou tem interesse no assunto, chegou a hora de ficar por dentro das dicas para cumprir bem um mandato, com a ajuda de tecnologia especializada. Confira!

Quem é o responsável pela contabilidade condominial?

A base legal para o tratamento da contabilidade condominial é a Lei 4.591/64, mais conhecida como Lei do Condomínio. Em seu Capítulo VI, artigo 22, parágrafo 1º, fica determinado que compete ao síndico “manter guardada, durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.”

Portanto, a obrigação do síndico ou administrador não é exatamente executar serviços contábeis, mas manter a posse de registros que comprovem toda a movimentação financeira. A propósito, o mesmo artigo 22 prevê que compete ao síndico prestar contas à Assembleia Geral, no entanto, não determina que ela seja feita nos moldes contábeis oficiais.

Aliás, a obrigação do síndico em prestar contas não está prevista apenas na Lei do Condomínio. O Código Civil também determina, em seu artigo nº1.348, que é da competência do síndico fazer a prestação de contas anualmente, ou quando exigida, junto à Assembleia Geral.

Talvez o maior risco esteja aí. Como o síndico tem certo grau de liberdade para gerir as contas da maneira que bem entender, aumentam as chances de erros. Isso se aplica, em especial, aos de primeira viagem ou que por algum motivo tenham dificuldades em lidar com números.

Quais tipos de impostos o condomínio precisa pagar?

Uma dúvida muito comum entre os síndicos são as responsabilidades tributárias. Veja, a seguir, os impostos que competem à contabilidade condominial!

INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

Contribuição que diz respeito ao financiamento de aposentadorias públicas bem como outras garantias, como salário maternidade, pensões, auxílio-doença e seguro-desemprego. A contribuição é de 20% sobre o pagamento devido aos funcionários do condomínio, profissionais autônomos contratados e síndico.

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Essa contribuição se refere ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço dos funcionários com carteira assinada. O valor é equivalente a 8% do salário pago ao colaborador em questão. Há também um prazo legal a ser respeitado para cumprimento da obrigação, que é até o dia 7 do mês subsequente ao efetivo pagamento do salário.

Cofins

Trata-se de um imposto que financia a seguridade social e se relaciona diretamente com a contratação de prestadores de serviço. Contudo, a sua cobrança não incide em percentuais, sendo representada por uma taxa fixa de R$ 215,05 para cada nota fiscal emitida.

Imposto Sobre Serviços (ISS)

Destinado para as prefeituras e incide sobre a prestação de serviços. Além de ser diferente para cada município, o valor também varia de acordo com o serviço. Dessa forma, para sua correta definição é preciso consultar a legislação da prefeitura local.

Contribuição Sobre o Lucro Líquido (CSLL)

A Contribuição sobre o Lucro Líquido se baseia na contratação de serviços de terceiros. Sua alíquota varia entre 12% e 32% e oscila de acordo com o tipo de serviço prestado ao condomínio.

PIS/PASEP

É um Programa criado pelo Governo com o objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego e do abono salarial. Seu pagamento segue o mesmo prazo de recolhimento do INSS, com o valor de 1% da folha, podendo haver variações conforme o Estado do condomínio.

Como fazer a contabilidade do condomínio corretamente?

De qualquer forma, não há como cuidar da parte financeira de um condomínio sem recorrer às ferramentas já consagradas pela contabilidade. Ou seja, você pode até não entender nada do assunto, mas é fato que precisará aplicar pelo menos um instrumento contábil na gestão das contas.

É o caso, por exemplo, da EFD Reinf para condomínios e módulo da escrituração eletrônica do SPED desenvolvida exclusivamente para o setor. Assim sendo, vale tomar conhecimento das principais técnicas contábeis para utilização direta na gestão condominial.

Demonstrativos de receitas e despesas

Conhecido entre contadores como DRE, o demonstrativo financeiro é usado para fazer a apuração de todas as transações do condomínio por período, normalmente de um ano. Dessa forma, é indicado utilizar uma planilha, onde deverão ser registradas receitas e despesas, mais ou menos como no método de partidas dobradas.

Significa que, de um lado, deverão ser lançadas as entradas e, de outro, as saídas de recursos. Cada uma das colunas deverá ter seus valores somados e, uma vez confrontados esses dois resultados, será possível saber se o orçamento foi respeitado.

Vamos imaginar que um síndico registrou como entradas os seguintes valores:

• condomínio/mensalidade — R$ 150.000,00;
• taxa de mudança — R$ 4.000,00;
• multas — R$ 1.500,00;
• total: R$ 155.500,00.

Já as despesas registradas foram:

• folha de pagamento — R$ 90.000,00;
• consertos e reparos — R$ 5.000,00;
• concessionárias — R$ 30.000,00
• seguro — R$ 10.000,00;
• fornecedores — R$ 20.000,00;
• total: R$ 155.000,00;
• receitas – despesas = R$ 500,00.

Sendo assim, o nosso síndico fechou o período com um saldo positivo de R$ 500,00, que pode ser guardado para ajudar a cobrir despesas futuras.

Prestação de contas

A regra é clara e determina que a administração do condomínio preste contas à Assembleia Geral de todas as movimentações financeiras realizadas. Enquanto o demonstrativo serve para cobrir períodos mais longos, ou seja, é um relatório consolidado, a prestação de contas deve ser feita mensalmente.

Sendo assim, além do cuidado com os cálculos, será necessário garantir que as informações cheguem aos condôminos diretamente. Isso pode ser feito por informativos anexados aos boletos para pagamento do condomínio, via mural ou mesmo por e-mail.

O importante aqui é garantir total transparência a respeito da destinação dos recursos arrecadados. Por isso, na prestação de contas, o síndico deverá divulgar todos os lançamentos feitos tal como no DRE, apresentando ao final o saldo remanescente. Para ficar ainda mais completo, é recomendável informar também o saldo bancário, de preferência com um extrato anexo.

Outros tipos de lançamentos

Dependendo do condomínio, é possível que moradores e administração criem métodos de gestão financeira complementares. Seria o caso, por exemplo, de uma conta poupança aberta para financiar, no futuro, uma obra de melhoria. Dessa forma, o síndico fica igualmente obrigado a registrar os valores dessa espécie de “fundo de reserva”, informando aos condôminos os depósitos feitos e os rendimentos auferidos.

Quais ferramentas podem ser úteis para esse tipo de contabilidade?

Não são apenas as receitas e despesas que vão ocupar espaço nas rotinas de um síndico ao cuidar da contabilidade para condomínio. Impostos e encargos, na verdade, representam uma fonte de despesa bastante significativa e devem ser acompanhados de perto.

Afinal, sobre uma folha de pagamento incidem FGTS, IRRF e PIS, fora o recolhimento do INSS para todos os colaboradores com carteira assinada. Para prestadores de serviço, é obrigatório recolher CSLL e ISS, além da Cofins, quando o valor da prestação superar R$ 215,05 por nota fiscal.

Embora as planilhas sejam úteis, a verdade é que são muitas frentes para cuidar ao mesmo tempo, certo? Por isso, o uso da tecnologia é altamente recomendado, seja por sistemas ERP ou mesmo via aplicativos para administração do condomínio.

Como a tecnologia pode ajudar na contabilidade condominial?

Sem a ajuda da tecnologia o trabalho do síndico pode realmente ser muito difícil, burocrático e, certamente, muito mais lento. Por isso, é muito importante que os síndicos e condôminos se conscientizem sobre a necessidade de investir em tecnologia.

A tecnologia pode proporcionar mais tempo ao síndico para dar atenção aos moradores e atender às suas solicitações. Mas, quando falamos em tecnologia aplicada a condomínios é preciso observar que nos referimos a um amplo leque de opções.

Isso porque, atualmente dispomos de opções para unidades individuais e áreas comuns. Trata-se de tecnologias que envolvem desde economia de energia e água em determinados ambientes, até segurança e softwares especializados.

Nesse sentido, os aplicativos de gestão condominial, otimizam o trabalho administrativo e o acesso dos moradores à documentação e análise financeira do condomínio, além de servirem como meio de comunicação entre o síndico e os condôminos.

Como a tecnologia pode impactar na contabilidade do condomínio?

A tecnologia impacta positivamente na gestão financeira do condomínio, reduzindo a ocorrência de erros e retrabalhos por meio da automação, digitalização e centralização dos diferentes procedimentos contábeis necessários.

Além de saber como fazer contabilidade condominial, é importante conhecer as diversas ferramentas que podem ajudar nesse processo. Para isso, é fundamental investir em software especializado em gestão de condomínios, que ofereça funcionalidades essenciais, como:

• aprovação de lançamentos;
• automatização da depreciação contábil;
• automatização de lançamentos contábeis;
• contabilização automática da movimentação financeira e provisões;
• geração de ECF, SPED e ECD;
• gestão por centro de custos;
• integração com sistemas de gestão eletrônica de documentos;
• plano de contas;
• relatórios contábeis;
• suporte para a centralização de multiempresas.

Um bom sistema contábil traz outras vantagens para a gestão de condomínios, como:

• apoio na tomada de decisão e melhor organização das atividades;
• centralização dos dados em uma plataforma intuitiva e de fácil controle;
• controle dos débitos e inadimplências;
• melhor contato com os condôminos;
• otimização dos processos administrativos.

Quais cuidados devem ser observados?

É importante observar que mesmo o condomínio contando com a tecnologia, é necessário que o síndico estabeleça uma rotina para conseguir realizar suas atividades. Nesse sentido, as ferramentas tecnológicas devem ser entendidas como aliadas na gestão condominial, objetivando simplificar a vida de todos. A seguir, veja algumas das principais dicas para um bom gerenciamento do condomínio.

Faça uma integração dos dados

Integrar deve ser a palavra-chave. Isso porque documentos dispersos, assim como a necessidade de acessar vários sistemas para realizar uma única tarefa dificultam uma visão geral do trabalho.

Já quando todas as informações se encontram centralizadas em um único sistema, o cruzamento de dados e as análises ficam viáveis e facilitadas. Na prática, isso ajuda a:

• acompanhar a situação de inadimplentes;
• equilibrar as contas a pagar e a receber;
• realizar o controle dos locatários e proprietários.

Utilize software especializado

Muitas administradoras utilizam softwares para unificar e automatizar processos relacionados à gestão financeira. Trata-se de sistemas capazes de simplificar a emissão de cobranças bancárias, dar baixa de títulos e enviar documentos por e-mail. São tarefas que ao serem automatizadas liberam mais tempo para atender às necessidades dos condôminos.

Alinhe os colaboradores do condomínio

Assim como nas empresas, é importante manter os colaboradores motivados e alinhados ao objetivo do condomínio, como o bem-estar geral e o bom funcionamento das áreas comuns. Para isso, faça reuniões e treinamentos que motivem os funcionários e despertem a consciência sobre a importância de um trabalho coletivo e eficiente.

Adote aplicativos para ajudar na organização do condomínio

Há vários aplicativos que podem ajudar na organização da rotina para a gestão eficaz do condomínio, como:

• WhatsApp Business — uma das melhores opções para se comunicar com os moradores e que permite controles pessoais para atender somente em horário comercial, com a possibilidade de colocar as informações do condomínio. Ele também permite enviar lembretes a todos os condôminos sem a necessidade de criar um grupo, por meio de listas de transmissão.
• Google Agenda — simples, intuitivo e considerado um dos melhores aplicativos para organizar os compromissos, servindo como um excelente lembrete. Ele funciona com uma conta Gmail;
• Trello — excelente e indispensável aplicativo para a organização do condomínio, pois é uma ferramenta completa para o gerenciamento de projetos e ideal para cronogramas e organização das rotinas. A organização no aplicativo é realizada por meio de quadros que permitem a inserção de texto, criação de checklists, entre outras possibilidades.

Você viu neste artigo como funciona e de que forma fazer a contabilidade condominial, mesmo que não tenha experiência no assunto. Além de adotar um bom software especializado, se precisar de ajuda, pode sempre recorrer à terceirização de parte da gestão por meio de uma administradora. O importante é não correr riscos, certo?

Para saber mais e conhecer as soluções que a Alterdata oferece para a contabilidade condominial, entre em contato conosco!