A ordem de serviço, ou OS, é um documento que faz a ponte entre os profissionais da oficina e cada tarefa que precisa ser executada. Logo, gerenciá-la da maneira correta é essencial para o bom andamento de todos os processos.
Assim que a ordem de serviço é emitida, formaliza o que deve ser feito e todos os setores envolvidos são avisados. Por esse motivo, ela precisa conter o máximo de informações que orientam as equipes.
Continue a leitura para descobrir quais são essas informações e como fazer o gerenciamento da ordem de serviço na sua oficina!
O que é a ordem de serviço?
Para começar, a ordem de serviço traz todas as informações necessárias para o planejamento e execução das atividades dentro da oficina. Por isso, sua função é formalizar um pedido e organizar a rotina dele.
Em outras palavras, a ordem de serviço representa uma orientação para a prática. Se um cliente deixou o veículo para substituir uma pela, é a OS que dará o ok para os profissionais responsáveis pelo trabalho!
Por meio da ordem de serviço, a oficina tem como gerar, guardar e controlar todos os dados sobre os serviços prestados. Desse modo, diferentes setores conseguem acompanhar as demandas e se planejar para atendê-las.
Por que devo gerenciar bem a ordem de serviço?
Porque isso é bom para o seu negócio! O gerenciamento da ordem de serviço é fundamental para estabelecer processos e facilitar a prática, porque reúne diversas informações — principalmente dos clientes.
Como se trata de um documento que mostra o que deve ser feito, os profissionais da sua oficina passam a ter o conhecimento necessário para suprir cada demanda. Eles sabe, por exemplo, quais materiais e equipamentos utilização.
Sendo assim, uma ordem de serviço bem preenchida deve contar as seguintes informações:
- responsável (eis) pelo trabalho;
- descrição do serviço;
- duração máxima;
- mão de obra necessária;
- ferramentas que serão utilizadas;
- custos da realização;
- particularidades do pedido.
Sobre este último ponto, referente às particularidades, a ordem de serviço pode indicar peculiaridades sobre o automóvel ou o pedido — orientando melhor os profissionais que trabalharão na tarefa.
Note que todos os detalhes listados acima são suficientes para calcular os valores do serviço. Esse detalhamento vai além, pois o cliente fica mais seguro a partir do instante que sabe o que será feito — e tem como exigir isso.
Da mesma maneira, você, o responsável pela gestão da oficina, pode cobrar dos funcionários o cumprimento das tarefas listadas na ordem de serviço, pois tudo está detalhado.
É assim que os riscos de retrabalho são diminuídos, pois não há desculpas para esquecimentos ou trocas que gerem custos. Basta olhar na ordem de serviço!
Por esse motivo, fazer um bom gerenciamento da ordem de serviço contribui para uma boa gestão financeira e de estoque, pois não podemos esquecer que a utilização desnecessária de insumos afeta negativamente o seu caixa!
Quais as boas práticas para gerenciar a ordem de serviço?
Antes de te dizer quais são as boas práticas para o gerenciamento eficiente das ordens de serviço, é importante dizer que não existe um formato pré-definido delas. Isso ocorre porque cada negócio tem suas particularidades!
De modo geral, a ordem de serviço deve contar com:
- numeração da OS;
- descrição de cada serviço com os seus respectivos valores;
- indicação dos materiais que serão utilizados;
- tempo máximo previsto para a conclusão;
- data de processamento;
- identificação do profissional que emitiu a ordem.
Dito isso, vamos ver as boas práticas? Anota aí!
Muita atenção ao gerar cada ordem de serviço
Para evitar dores de cabeça e falhas nos processos, cada OS precisa ser preenchida com muita atenção. Lembre-se de que este é um documento importante para a oficina!
Além de as informações serem colocadas da maneira correta, nos seus respectivos campos, jamais devem omitir dados.
Sendo assim, a dica é adotar um modelo de Ordem de Serviço e utilizá-lo como padrão. Desse modo, o comercial levará menos tempo para preencher e os mecânicos entenderão o que deve ser feito rapidamente.
Faça o planejamento das ações
Uma vez que as ordens de serviço estão preenchidas corretamente, torna-se mais fácil reuni-las para organizar a rotina da oficina.
Distribua as ordens de serviço entre os profissionais e estipule o tempo necessário para que as tarefas sejam executadas. Peças e equipamentos também devem ser separados para agilizar o dia a dia.
Determine os prazos de execução e controle-os
Você deve ter percebido que, ao longo deste artigo, mencionamos “tempo máximo” para a execução dos serviços. Definir esse prazo é essencial para garantir o cumprimento e atender às demandas dos clientes!
Se ainda há alguma dúvida referente ao tempo necessário para se fazer cada tarefa da oficina, é interessante reunir os mecânicos e criar uma tabela para facilitar o preenchimento dessa informação.
Contudo, sabemos que nem todas as tarefas se encaixam em um tempo pré determinado — principalmente as que demandam avaliação do técnico. Nesse caso, deixe um espaço para ela.
Guarde a ordem de serviço em um software de gestão
Por mais que a ordem de serviço ajude na organização da oficina, há um detalhe capaz de aumentar a quantidade de pedidos e o tíquete médio. Trata-se da forma de guardar a OS!
No entanto, esqueça as caixas de papelão e os gaveteiros. O ideal é pôr as ordens de serviço em um software de gestão. Sabe por quê?
Esse documento é uma excelente fonte para analisar custos, volume de trabalho, quantidade de materiais utilizados, tempo gasto em cada serviço e identificar quais são os entraves existentes na oficina.
A partir dessas informações, torna-se mais fácil ajustar processos, renegociar pedidos com fornecedores, cumprir prazos e, principalmente, garantir a satisfação do cliente.
E onde você encontra um software para te ajudar com tudo isso?
O Software para Auto Center está pronto para contribuir para um bom gerenciamento de ordens de serviço. Além disso, integra processos, localiza peças equivalentes às requeridas, faz o relacionamento com os clientes, organiza as contas e muito mais! Essa é a chance da sua oficina pisar no acelerador e ficar ainda mais potente.
