O que é conciliação de cartão de crédito e qual a sua importância?

Em uma era em que muitas nações já começam a estudar a extinção do papel-moeda em nome de tecnologias promissoras, quem atua no varejo precisa compreender que não é mais possível apurar o fluxo de caixa como se fazia nas décadas de 80 ou 90, quando o cheque e o dinheiro em espécie ainda eram meios de pagamento majoritários.

Atualmente, com a venda com cartões correspondendo a quase 40% do total de negócios no comércio, os empresários precisam desenvolver uma sistemática cirúrgica na conciliação de cartão de crédito e débito.

Responda: como você sabe que o que vendeu este mês foi confirmado pela operadora de cartões? Como você pode ter certeza de que todas as taxas aplicadas estão corretas? Pior que isso, aliás, como você pode assegurar que as parcelas previstas para serem liquidadas estão sendo depositadas dentro do prazo?

Manualmente, não tem como fazer o confronto entre o extrato bancário e cada um dos milhares de recibos emitidos pelas maquininhas todo mês — a não ser que você tenha dezenas de funcionários dedicados apenas a isso! Sem uma solução de conciliação de cartão de crédito automatizada, portanto, é quase impossível não perder dinheiro. Entenda melhor para não cair nessa armadilha!

Por que é preciso se preocupar com a conciliação de cartões?

Segundo estimativa, 3% da receita mensal do comércio são perdidos por falhas nos sistemas das operadoras de cartão, o que gera um prejuízo para o setor na casa dos 12 bilhões de reais anualmente. Definitivamente, não é pouco.

À medida que um negócio cresce, vai se tornando um gigante financeiro, com grande volume de transações mensais que se misturam entre dinheiro, cartões de crédito e débito, cheques, transferências bancárias e agora até criptomoedas. Considerando que quase todas essas operações ainda trazem taxas de intermediários e, mais que isso, que a maioria dos brasileiros compra a prazo, é praticamente impossível saber se o que você vendeu caiu de fato na conta.

Mas como saber se seu esforço empresarial não está vazando silenciosamente e, com isso, comprometendo seus resultados? Sem o auxílio da tecnologia, a verdade é que simplesmente não tem como saber.

O fato de muitas empresas não contarem com qualquer forma de conciliação de cartões de crédito explica, inclusive, muito dos resultados das pesquisas sobre mortalidade empresarial — 6 a cada 10 negócios fecham as portas antes de completarem 5 anos. Por isso, se sua empresa ainda não tem nenhum recurso automatizado de conciliação de cartões, é urgente pensar no assunto.

Mas, afinal, o que é conciliação de cartão de crédito e débito?

Nos relacionamentos, conciliação se refere ao entendimento entre 2 pessoas, certo? Pois o raciocínio é similar no caso da conciliação financeira! Tal qual na vida social, estamos falando da harmonização na relação entre 2 partes: o lojista e a adquirente, quem aluga as maquininhas, ficando responsável pelos pagamentos das vendas feitas em seus equipamentos dentro de 30 dias da operação.

A conciliação de cartões consiste no confronto entre os registros de vendas e o que realmente foi ou está sendo liquidado. Quando esse processo é automatizado por softwares de alta performance, recursos baseados em Big Data cruzam toda a lista de operações realizadas nas máquinas com o fluxo de recebimento das parcelas, provisionamentos e taxas aplicadas.

Em caso de inconsistência, o erro é diagnosticado com antecedência suficiente para que os lojistas consigam reivindicar junto às operadoras a devida retificação das transações.

Quais as vantagens de ter um sistema de conciliação de cartão?

Embora não devesse ser assim, problemas nas vendas com cartões acontecem com bastante frequência. Normalmente, isso se dá porque o processamento das transações está suscetível à instabilidade de servidores, a cancelamentos e até a fraudes. A questão é que a conciliação manual é ineficiente na descoberta desses desvios, além de trazer altos custos para a empresa.

Uma conciliação de cartões automatizada traz os seguintes benefícios para os negócios:

• redução do custo operacional do processo de conciliação, com dados precisos, confiáveis e em tempo real;
• viabilização do monitoramento de contestações, chargebacks e cancelamentos, além do alerta sobre eventuais vendas duplicadas;
• facilitação da análise dos custos de venda, permitindo que a empresa conheça a si mesma com perfeição e, assim, consiga melhorar procedimentos e estratégias comerciais;
• garantia de realização automática de auditoria no que se refere a taxas e tarifas aplicadas pelas operadoras;
• proteção contra autuações do Fisco — lembre-se de que as operadoras de cartão entregam anualmente a Declaração de Operações com Cartões de Crédito (Decred), usada pela Receita para confrontar receita declarada versus receita recebida via cartões de crédito e débito.

É importante destacar que, nesse último caso, havendo inconsistências, o infrator está sujeito a sanções que incluem exclusão do Simples Nacional, multas e até envio de representação criminal ao Ministério Público por prática de crime contra a ordem tributária.

Que tipos de divergência podem acontecer no pagamento com cartões?

Lançamentos não realizados

Como citamos agora há pouco, problemas no processamento eletrônico das informações podem fazer com que vendas não sejam confirmadas pelas operadoras. Assim, se você escolhe gerir sua empresa com base na sorte, será repetidamente desfalcado ao longo do mês.

Taxas incorretas

Como você vai saber se o percentual combinado em contrato está sendo corretamente aplicado em todas as vendas? Como saber também se o resultado da aplicação desse percentual está exato? Uma conciliação de cartão pode trazer essas respostas!

Recebimento parcial

No caso das compras parceladas no cartão, que compõem a maioria das transações hoje em dia, a demora de 30 dias para começar a receber e o desconforto de ver seu fluxo de pagamento acontecendo também de forma parcelada são 2 variáveis que dificultam o acompanhamento dos depósitos mensais. E se, em meio a esse oceano de provisionamentos, alguns não forem efetivados por erros no sistema? Será que você saberá?

Fraudes pelo comprador

Estamos falando aqui de quando um estelionatário usa um cartão clonado para fazer uma compra que, ao ser identificada pelo titular, será cancelada. Nessa situação, o resultado para o lojista vem em forma de prejuízo — o famoso chargeback.

Troca de máquinas

Mais uma espécie de fraude que, dessa vez, acontece por agentes de manutenção das maquininhas de cartão. Chamado popularmente de chupa-cabra, esse fenômeno ocorre quando o equipamento é trocado, de forma a fazer com que as vendas realizadas passem a cair na conta bancária de terceiros.

Autofraude

Por incrível que pareça, a autofraude ainda é vista por aqui. Como o próprio nome já sugere, essa fraude acontece quando o próprio cliente compra mercadorias com o cartão, recebe o produto e, em seguida, liga para a operadora no intuito de fazer a contestação da transação.

Mas nada de desespero, porque é possível sim proteger sua empresa contra todos esses riscos. Para isso, é preciso contar com tecnologia. Para fazer a conciliação de cartão de crédito ser automatizada no seu negócio, basta recorrer a um especialista em softwares contábeis, que assegurará a integração de recursos de auditoria e o cruzamento de dados que vão eliminar os perigos das frustrações de receitas de cartões.

Normalmente em nuvem, essas soluções são oferecidas no modelo SaaS, o que significa que a cobrança é feita por mensalidades e que você pode personalizar a dimensão do produto de acordo com suas necessidades, além de não ter que investir em ativos físicos, como servidores e computadores.

E então, quer levar tecnologia de ponta em conciliação de cartão de crédito para dentro da dinâmica da sua organização? Não hesite em entrar em contato conosco! A partir de agora, nada de aceitar perder dinheiro por negligência ou obsoletismo operacional!