Cair na malha fina é consequência de um dos equívocos mais comuns de gestores de empresas, especialmente em início de carreira.
Esse erro que tantos cometem, é focar exclusivamente em garantir o aumento de lucro da empresa.
Para isso, é comum esquecer um detalhe muito importante: a gestão fiscal da empresa.
Assim, abre-se a possibilidade da empresa contrair problemas fiscais e cair na malha fina.
Esse termo é usado para designar a situação da empresa que apresentou declarações fiscais incoerentes com as informações do banco de dados da Receita Federal.
Essa situação pode render multas e até uma acusação de sonegação fiscal.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto?
Acompanhe este texto e conheça o que é afinal a malha fina, como essa situação é verificada e como sair dela (ou nunca estar-lhe vulnerável).
Afinal, o que é estar na malha fina?
Fazer a gestão do negócio inclui além das atribuições estratégicas e de tomadas de decisões, o compromisso em assumir responsabilidades fiscais.
Nesse contexto, a Receita Federal trabalha como órgão fiscalizador das atividades financeiras realizadas pela empresa.
E portanto, na falta de emissão de declarações ou erro nos dados que a Receita possui, configura-se a malha fina.
Isso pode acontecer de maneira intencional, quando a empresa quer reduzir a base de cálculo de apuração de impostos. Esse é o crime conhecido como sonegação fiscal.
Mas também pode acontecer quando faltou organização financeira, falta de envio de declarações obrigatórias e dados incorretos.
Como é instituída a malha fina?
A verificação da situação de malha fina é determinada pela Receita Federal por meio de suas ferramentas tecnológicas.
Elas permitem rastrear diferentes dados sobre pessoas físicas e jurídicas.
No caso de empresas, a Receita Federal realiza atividades periódicas que rastreiam dados incompatíveis com esse banco de dados.
Essas verificações periódicas podem ser realizadas a partir de operações especiais da própria Receita Federal.
Tratam-se de grupos de trabalho que verificam tipos específicos de situação fiscal de empresas.
Por exemplo, já foram realizadas operações para investigar empresas que utilizam o sistema público de escrituração fiscal (sped).
Dessa maneira, as empresas podem ter a sua situação considerada adequada em determinadas operações, mas acabar caindo na malha fina em outras.
Portanto, é fundamental que os gestores estejam atentos a todos os procedimentos nos processos de verificação fiscal.
O que fazer após cair na malha fina?
Quando encontrado algum dado inconsistente, a Receita Federal emite um comunicado às empresas por meio do portal E-CaC.
Nele, o órgão detalha os documentos que justificaram a situação de malha fina. São elencadas as diferenças encontradas e os prazos para regularização.
Por isso, quando a empresa se enquadra na malha fina, ela tem um tempo para corrigir os dados.
Mas se não fizer isso dentro do prazo, acaba recebendo autuações com multas que podem ser bastante elevadas.
Em situações mais graves, os responsáveis pela empresa podem ser autuados por sonegação fiscal.
Como evitar cair na malha fina?
Como vimos, cair na malha fina pode ser algo bastante prejudicial para a empresa.
Portanto, é fundamental articular maneiras de evitar esse tipo de situação.
A seguir, vamos conhecer detalhadamente quais as etapas para ficar fora da malha fina.
Evite erros na digitação
As informações que são enviadas para Receita Federal geralmente são preenchidas por funcionários da empresa.
Nesse sentido, podem acontecer erros de digitação, trocando determinados valores por outros.
Por isso é fundamental ter atenção no preenchimento das informações e inclusive na verificação dos dados fornecidos por terceiros.
Às vezes, fornecedores da empresa, por exemplo, informam erroneamente o número do CNPJ, o que acaba criando um problema na hora de verificar dados com o Fisco.
Informe todos os rendimentos
A omissão de rendimentos é a principal razão para que as empresas caiam em malha fina.
Geralmente as empresas que desempenham diversas atividades e processos acabam deixando de informar algum tipo de renda.
Ou então deixam de declarar investimentos e aplicações.
A Receita Federal consegue facilmente realizar o rastreio dessas informações.
Por exemplo, ela consegue consultar os dados de instituições bancárias e verificar se há alguma conta vinculada à empresa.
Por isso, é importante ter cuidado para não deixar de declarar todos os rendimentos da organização.
Tenha atenção especial para as declarações
A Receita Federal estipula o preenchimento e envio de declarações específicas para empresas.
A não apresentação dessas declarações ou erro com elas implica na malha fina.
A seguir vamos conhecer algumas das principais declarações que não podem ser esquecidas.
Declaração de Imposto Retido na Fonte
Esse é um tipo de declaração obrigatório para todas as pessoas jurídicas.
Esse documento demonstra o montante gasto em pagamentos de funcionários, créditos e outros impostos de renda.
A Receita Federal utiliza esse tipo de declaração para verificar casos de sonegação de impostos.
Escrituração contábil fiscal
Essa é outra declaração obrigatória para empresas.
Trata-se de uma versão moderna da declaração de imposto de renda de pessoa jurídica.
Essa escrituração contábil fiscal tem a proposta de fazer a interligação entre os dados fiscais e contábeis da empresa.
Ela também ajuda no cálculo dos tributos
Declaração de informações socioeconômicas e fiscais
Esse tipo de declaração é feita apenas para empresas que se enquadram no simples nacional.
Nela devem constar informações sobre o número de funcionários e os lucros da empresa bem como rendimentos dos sócios e outras informações.
Como a tecnologia pode ajudar a não cair na malha fina?
Como vimos, uma das principais causas para cair na malha fina é a falta de organização financeira.
Para saná-la, é possível contar com a tecnologia.
Por exemplo, contar com a ajuda de um software de gestão empresarial.
Esse tipo de software apresenta várias funcionalidades e uma delas é justamente o gerenciamento fiscal.
Com ele, é possível fazer o controle de todo fluxo de caixa e de outras informações vitais, como o controle das notas fiscais.
Além disso, o software consegue reunir tudo em um banco de informações da empresa sem necessidade manual de digitação dos dados vitais.
O software também garante a emissão de relatórios que facilitam a análise da situação da empresa.
Dessa maneira, a tecnologia consegue organizar melhor as finanças da empresa e com isso ficar longe da malha fina.
Essas foram algumas informações sobre como não cair malha fina.
É importante destacar que na implementação de tecnologia na empresa é fundamental buscar ferramentas que de fato tem a ver com perfil da empresa.
Isso quer dizer que o software, por exemplo, deve ser voltado para aquele tipo de negócio a fim de, de fato, atender às suas necessidades.
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