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Como realizar a gestão de estoque eficaz na sua papelaria?

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Para quem administra uma papelaria e trabalha com uma grande variedade de produtos, a gestão do estoque é muito importante. Pois é nesse local onde boa parte do investimento do negócio está. Além disso, quando a gestão de estoque de papelaria é mal feita, a empresa corre risco de não conseguir atender as demandas e pedidos dos clientes.

Para fugir dessa situação, é importante seguir princípios básicos de organização de estoque. Por exemplo, é fundamental saber como comprar produtos suficientes e também como fazer circular aqueles que estão encalhados. Ainda vale a pena buscar ajuda da tecnologia para realizar a gestão de maneira otimizada.

Quer saber de mais detalhes? A seguir, separamos dicas de como realizar esta gestão de forma eficiente e prática, evitando perdas e quebras de caixa. Confira!

Compre o suficiente

Muitos gestores de papelaria acabam adotando a seguinte lógica: preferir comprar os produtos e oferecê-los aos clientes do que conhecer de fato a demanda daquele produto. Não raro essa lógica acaba fazendo com que o produto fique estocado por muito tempo ou alguns deles nem tem saída.

Para evitar esse tipo de problema, é importante comprar o suficiente. Mas como saber a medida disso? Há várias maneiras encontrar essa resposta. A primeira delas é conhecer a fundo o público-alvo da papelaria. Fazendo pesquisa de mercado, consultando diretamente os clientes e avaliando o histórico de compras dos consumidores vai ser possível verificar quais são os produtos que têm maior demanda.

Outra maneira de saber comprar o suficiente é se preparar para situações sazonais, com datas comemorativas ou vésperas do início do período letivo nas instituições de ensino. Nessas circunstâncias, o gestor da papelaria já precisa ter registrada a quantidade de produtos que são consumidos nessas épocas que se repetem com determinada frequência.

Adotando essas estratégias, a gestão de estoque de papelaria se torna mais eficiente e simples. Além de dar tempo para preparar o espaço físico para receber os produtos a serem estocados.

Faça circular os produtos encalhados

A gestão de estoque de papelaria tem um inimigo grandioso: o estoque encalhado. Essa quantidade de produtos que estão sem clientela, naquele momento, traz bastante ansiedade para o gestor porque há uma incerteza se realmente eles vão ser vendidos. Para evitar esse tipo de situação, no momento de realizar a gestão do estoque da papelaria é fundamental identificar esses produtos encalhados.

Isso quer dizer fazer a relação da quantidade da data de entrada desses produtos e de quanto tempo eles permanecem ali. Em seguida, o gestor deve criar estratégias para que esses produtos circulem. Vale a pena, por exemplo, fazer exposição na loja desses produtos, associando-os a promoções.

Também vale a pena disponibilizar esses produtos em formato de kits, associados a outros produtos. Assim, é possível fazer com que o estoque encalhado seja vendido, mesmo que com uma margem de lucro menor. Mas pelo menos eles acabam saindo do estoque.

Realize inspeções periódicas no estoque

gestão de estoque papelaria

Em momentos de distração, é possível que algum funcionário acabe deixando de registrar ou cadastrar um determinado produto e este segue para o estoque. Dessa maneira, esse produto acaba deixado de lado, esquecido e não sendo vendido.

Para evitar isso, é fundamental realizar inspeções periódicas no estoque. Essas podem ser semanais, mensais ou até mesmo diárias, dependendo do fluxo de produtos no estoque. É importante conversar com a equipe de trabalho para estipular uma data e uma rotina de visita de inspeção no estoque.

Também é preciso instruir como devem ser registrados e corrigidos os erros, aproveitando a oportunidade para que a falha de cadastramento de produtos seja resolvida.

Adote boas práticas de separação

Uma outra maneira de fazer a gestão de estoque da papelaria é utilizar práticas da separação dos produtos. Isso quer dizer, por exemplo, padronizar os itens. Esse é o mecanismo capaz de diminuir as falhas e evitar o retrabalho. Uma forma de padronização é separar os produtos por tamanho, evitando desperdício ou mau uso do espaço.

Outra maneira de organizar o estoque é separar por similaridade. Isso quer dizer deixar em conjunto aqueles produtos que são da mesma origem de fornecedor ou tem a mesma característica de conservação.

Enfim, existem muitas possibilidades para padronizar o estoque. O importante é o gestor da papelaria conhecer bastante o espaço do seu estoque a fim de aproveitar cada metro quadrado, de forma a facilitar o escoamento dos produtos e a identificação de cada um.

Utilize um software para gerenciar a gestão de estoque de papelaria

É um mau sinal se você ainda utiliza bloco de notas para registrar cada produto do estoque. Com o aumento das complexidade das transações, é necessário adotar alternativas tecnológicas como, por exemplo, a utilização de um software.

Esse tipo de ferramenta ajuda a gerir o estoque de maneira mais rápida e assertiva. O software pode ser programado para fazer leitura de código de barra, os quais registram automaticamente uma compra ou entrada e saída do estoque.  Usar esse tipo de identificação ajuda a simplificar a logística e reduz o desperdício. Também tem grande impacto para verificar quais produtos costumam ficar estocados por muito tempo e registrar produtos furtados.

Além disso, o software também tem a possibilidade de emitir relatórios fáceis de serem interpretados. Com isso, a identificação daqueles produtos que ficam mais parados e aqueles que têm maior saída é facilitada e de rápido rastreio. Estudando esses dados, é possível criar estratégias para a gestão de estoque eficiente.

Essas foram algumas informações sobre gestão de estoque de papelaria. É importante destacar a necessidade de atualizar os dados registrados no estoque. Afinal, um estoque sem informações reais acaba gerando falsos números quanto à quantidade de produtos disponíveis. É preciso não apenas atualizar as datas de entrada e saída dos produtos, mas também os preços, as descrições e outras informações relevantes.

Quer conhecer um software que otimiza gestão de estoque da sua papelaria? Entre em contato com Alterdata e solicite uma demonstração do programa. Este foi especialmente pensado para atender as necessidades desse tipo de empreendimento.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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