Para quem administra uma papelaria e trabalha com uma grande variedade de produtos, a gestão do estoque é muito importante. Pois é nesse local onde boa parte do investimento do negócio está. Além disso, quando a gestão de estoque de papelaria é mal feita, a empresa corre risco de não conseguir atender as demandas e pedidos dos clientes.
Para fugir dessa situação, é importante seguir princípios básicos de organização de estoque. Por exemplo, é fundamental saber como comprar produtos suficientes e também como fazer circular aqueles que estão encalhados. Ainda vale a pena buscar ajuda da tecnologia para realizar a gestão de maneira otimizada.
Quer saber de mais detalhes? A seguir, separamos dicas de como realizar esta gestão de forma eficiente e prática, evitando perdas e quebras de caixa. Confira!
Compre o suficiente
Muitos gestores de papelaria acabam adotando a seguinte lógica: preferir comprar os produtos e oferecê-los aos clientes do que conhecer de fato a demanda daquele produto. Não raro essa lógica acaba fazendo com que o produto fique estocado por muito tempo ou alguns deles nem tem saída.
Para evitar esse tipo de problema, é importante comprar o suficiente. Mas como saber a medida disso? Há várias maneiras encontrar essa resposta. A primeira delas é conhecer a fundo o público-alvo da papelaria. Fazendo pesquisa de mercado, consultando diretamente os clientes e avaliando o histórico de compras dos consumidores vai ser possível verificar quais são os produtos que têm maior demanda.
Outra maneira de saber comprar o suficiente é se preparar para situações sazonais, com datas comemorativas ou vésperas do início do período letivo nas instituições de ensino. Nessas circunstâncias, o gestor da papelaria já precisa ter registrada a quantidade de produtos que são consumidos nessas épocas que se repetem com determinada frequência.
Adotando essas estratégias, a gestão de estoque de papelaria se torna mais eficiente e simples. Além de dar tempo para preparar o espaço físico para receber os produtos a serem estocados.
Faça circular os produtos encalhados
A gestão de estoque de papelaria tem um inimigo grandioso: o estoque encalhado. Essa quantidade de produtos que estão sem clientela, naquele momento, traz bastante ansiedade para o gestor porque há uma incerteza se realmente eles vão ser vendidos. Para evitar esse tipo de situação, no momento de realizar a gestão do estoque da papelaria é fundamental identificar esses produtos encalhados.
Isso quer dizer fazer a relação da quantidade da data de entrada desses produtos e de quanto tempo eles permanecem ali. Em seguida, o gestor deve criar estratégias para que esses produtos circulem. Vale a pena, por exemplo, fazer exposição na loja desses produtos, associando-os a promoções.
Também vale a pena disponibilizar esses produtos em formato de kits, associados a outros produtos. Assim, é possível fazer com que o estoque encalhado seja vendido, mesmo que com uma margem de lucro menor. Mas pelo menos eles acabam saindo do estoque.
Realize inspeções periódicas no estoque
Em momentos de distração, é possível que algum funcionário acabe deixando de registrar ou cadastrar um determinado produto e este segue para o estoque. Dessa maneira, esse produto acaba deixado de lado, esquecido e não sendo vendido.
Para evitar isso, é fundamental realizar inspeções periódicas no estoque. Essas podem ser semanais, mensais ou até mesmo diárias, dependendo do fluxo de produtos no estoque. É importante conversar com a equipe de trabalho para estipular uma data e uma rotina de visita de inspeção no estoque.
Também é preciso instruir como devem ser registrados e corrigidos os erros, aproveitando a oportunidade para que a falha de cadastramento de produtos seja resolvida.
Adote boas práticas de separação
Uma outra maneira de fazer a gestão de estoque da papelaria é utilizar práticas da separação dos produtos. Isso quer dizer, por exemplo, padronizar os itens. Esse é o mecanismo capaz de diminuir as falhas e evitar o retrabalho. Uma forma de padronização é separar os produtos por tamanho, evitando desperdício ou mau uso do espaço.
Outra maneira de organizar o estoque é separar por similaridade. Isso quer dizer deixar em conjunto aqueles produtos que são da mesma origem de fornecedor ou tem a mesma característica de conservação.
Enfim, existem muitas possibilidades para padronizar o estoque. O importante é o gestor da papelaria conhecer bastante o espaço do seu estoque a fim de aproveitar cada metro quadrado, de forma a facilitar o escoamento dos produtos e a identificação de cada um.
Utilize um software para gerenciar a gestão de estoque de papelaria
É um mau sinal se você ainda utiliza bloco de notas para registrar cada produto do estoque. Com o aumento das complexidade das transações, é necessário adotar alternativas tecnológicas como, por exemplo, a utilização de um software.
Esse tipo de ferramenta ajuda a gerir o estoque de maneira mais rápida e assertiva. O software pode ser programado para fazer leitura de código de barra, os quais registram automaticamente uma compra ou entrada e saída do estoque. Usar esse tipo de identificação ajuda a simplificar a logística e reduz o desperdício. Também tem grande impacto para verificar quais produtos costumam ficar estocados por muito tempo e registrar produtos furtados.
Além disso, o software também tem a possibilidade de emitir relatórios fáceis de serem interpretados. Com isso, a identificação daqueles produtos que ficam mais parados e aqueles que têm maior saída é facilitada e de rápido rastreio. Estudando esses dados, é possível criar estratégias para a gestão de estoque eficiente.
Essas foram algumas informações sobre gestão de estoque de papelaria. É importante destacar a necessidade de atualizar os dados registrados no estoque. Afinal, um estoque sem informações reais acaba gerando falsos números quanto à quantidade de produtos disponíveis. É preciso não apenas atualizar as datas de entrada e saída dos produtos, mas também os preços, as descrições e outras informações relevantes.
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