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6 funcionalidades que todo sistema para papelaria deve ter

4 Mins de leitura

Você sabe quais são as funcionalidades de um sistema para papelaria? Os softwares de gestão são fundamentais para a administração de negócios dos mais variados nichos e portes de mercado. Essa realidade também se aplica às papelarias.

Um sistema de gestão deve contar com diversas ferramentas e funcionalidades que auxiliam às empresas a ter informações fidedignas sobre o negócio, a tomarem melhores decisões e a otimizar os recursos financeiros disponíveis.

Pensando na importância desse tema, neste conteúdo destacaremos o que é um sistema de gestão empresarial e as funcionalidades que um bom sistema para papelaria deve ter para lhe auxiliar na otimização do desempenho da sua empresa — e porque o software da Alterdata é a sua melhor alternativa. Continue com a gente!

O que é ERP?

Antes de explicarmos sobre as funcionalidades do software, é necessário entendermos antes o que é um sistema para papelaria e como funciona a ferramenta para termos uma melhor compreensão em relação ao tema.

Também conhecido como ERP — sigla em inglês para Sistema Integrado de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning), ele nada mais é do que um software que otimiza a administração dos negócios.

Isso é feito por meio da automatização dos procedimentos e integração de várias áreas da empresa. Podem ser, por exemplo, atividades ligadas à vendas, finanças, compras, contabilidade, recursos humanos, logística, promoções, entre outros.

Desse modo, podemos dizer que o ERP ajuda as papelarias a fazerem as análises necessárias sobre o negócio. Além disso, os gestores vão ter mais tempo para administrar a empresa e terão as informações necessárias sobre o que acontece na empresa, facilitando a tomada de decisões.

Quais são as funcionalidades que todo sistema para papelaria deve ter?

O sistema de gestão é bastante abrangente e fornece suporte para tomada de decisões nas empresas. Por esse motivo, o software deve contar com diversas para que seja possível fornecer um melhor suporte aos gestores.

Entre as principais funcionalidades estão a presença de métricas de vendas o detalhamento da evolução das finanças, o acompanhamento das lojas, a presença do e-mail marketing e o pedido de compras. Destacaremos sobre essas questões na sequência do conteúdo.

1. Métricas de vendas

As vendas são fundamentais para a sobrevivência das empresas e isso não é diferente em relação às papelarias. Isso porque, trata-se da principal fonte de receita das companhias. Elas precisam vender para continuar as suas atividades.

Nesse contexto, a boa notícia é que o sistema de gestão da Alterdata proporcionar várias informações a respeito das vendas. Ele conta com diversos dados precisos e atualizados.

Por meio deles, você conseguirá fazer a filtragem das informações por diferentes períodos para obter dados relevantes como o número de atendimentos prestados, os horários em que ocorrem as movimentações, o ticket médio e a evolução do número de vendas.

Além disso, você poderá analisar as projeções de vendas para os próximos meses. Todas essas questões o ajudarão a conhecer a realidade do seu negócio é desenvolver melhores estratégias com o objetivo de aumentar as vendas na papelaria.

2. Evolução das finanças

O setor financeiro é outra área essencial para o funcionamento da papelaria. A empresa deve ser lucrativa para que seja possível a continuidade do empreendimento. Por esse motivo, o acompanhamento das finanças é fundamental.

O software de gestão da Alterdata vai te ajudar a saber as receitas e despesas no seu negócio em um determinado período (pode ser, por exemplo, em um mês, um semestre, um ano etc.).

3. Acompanhamento das lojas

Sabemos que diversas papelarias contam com filiais em uma mesma cidade ou mesmo em uma mesma região. Nesse contexto, nem sempre é fácil acompanhar a situação de cada filial.

No entanto, ao contar com um sistema para papelaria, todas as tarefas tornam-se facilitadas. Isso porque, você conseguirá fazer o monitoramento de todas as operações das lojas em apenas um local. Além disso, os gestores terão informações completas sobre situação de estoque, das vendas, das finanças sobre cada uma das lojas que compõem a rede.

Como os dados são completos e confiáveis, as comparações poderão ser feitas de maneira assertiva e você conhecerá a realidade de cada filial da sua papelaria. Isso o ajudará a tomar melhores decisões e também a melhorar a rentabilidade do negócio.

4. Pedido de compras

O sistema para papelaria do Alterdata o ajudará a efetuar pedido de compras e também fazer o posterior envio por e-mail ao sistema diretamente ao fornecedor. Vale destacar ainda que a ferramenta vai otimizar ainda mais essa rotina. Isso é feito por meio de importação na nota fiscal eletrônica emitida pelo fornecedor diretamente ao software.

5. Cobrança

Sabemos que a inadimplência é uma grande dor de cabeça para muitas empresas, especialmente as que costumam trabalhar com vendas à prazo. Esse problema dificulta o recebimento dos créditos devidos e pode comprometer as finanças da empresa. Além disso, a papelaria tende a ter menor capacidade de investimento no desenvolvimento de novos produtos caso os índices de inadimplência sejam elevados.

Pensando nisso, desenvolvemos um sistema de gestão completo e que vai te ajudar a diminuir a inadimplência. Ao contar com a nossa ferramenta, você conseguirá ter acesso rápido, de maneira segura, simples e eficaz, às pendências financeiras dos clientes. Desse modo, a sua papelaria vai realizar as negociações de maneira eficiente complexidade, recuperando os créditos devidos.

6. Contas

Ao contar com o sistema para papelaria do Alterdata, a sua empresa conseguirá vincular às contas a pagar e receber. Dessa forma, torna-se possível conhecer todos os valores que entram e saem do seu caixa diretamente no sistema. Muito prático, não é mesmo?

O sistema para papelaria conta com diferentes funcionalidades e elas são capazes de ajudar as empresas do setor a otimizarem a gestão do negócio como todo e aproveitar melhor os recursos disponíveis. Considerando as diversas funções da ferramenta e os benefícios, vale muito a pena contar com um software de gestão empresarial no seu empreendimento.

Você está interessado em saber como nosso sistema ajudará a sua papelaria a ter sucesso no mercado? Conheça o software de gestão empresarial da Alterdata agora mesmo e peça uma demonstração gratuita da nossa ferramenta. Não perca essa grande oportunidade!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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