Gestão de estoque de loja assume um papel altamente relevante para qualquer negócio, sobretudo aqueles que vêm vivenciando um contexto de recursos escassos. Afinal, como se sabe, a estocagem de um volume de produtos incompatível com o volume de vendas está associada a perdas financeiras.
Se faltam produtos em estoque, vendas deixam de acontecer ou entregas ocorrem em atraso. Por outro lado, se o volume é significativamente superior a demanda, a empresa deverá arcar com os custos de armazenamento, além de permanecer com parte de seu capital mobilizado em produtos sem saída.
Para contornar esses problemas e encontrar o ponto de equilíbrio na gestão de estoque de loja confira este conteúdo. Falaremos das melhores práticas que podem ser implementadas em seu negócio.
Gestão de estoque de loja x produtividade: entenda a relação
Quando falamos em gestão de estoque de loja, o empreendedor precisa ter em vista a necessidade de colocar em prática instrumentos de planejamento capazes de conferir alguma previsibilidade ao gerenciamento do negócio.
Primeiramente, é preciso compreender qual a oscilação da demanda ao longo de diferentes períodos do ano. Isto é, quais são os períodos de maior volume de vendas? E quais são aqueles cujo volume é abaixo da média?
Identificado esses ciclos, é necessário responder a algumas perguntas:
- O que suprir?
- Em que quantidade suprir?
- Em que momento suprir?
Quando essas perguntas são respondidas com precisão para cada um dos ciclos, seu negócio estará mais próximo de alcançar o equilíbrio desejado na gestão de estoque e, consequentemente, uma maior produtividade em termos de alocação de recursos.
Erros a serem evitados na gestão de estoque
Vejamos, então, quais os principais erros a serem evitados na gestão de estoque.
Aquisição de produtos em quantidades incompatíveis com o volume de vendas
Como já destacado, o volume de vendas deve ditar a aquisição de produtos. Quando isso não acontece de maneira adequada, você manterá um estoque muito superior ou inferior a demanda. Em ambos os casos seu negócio amargará prejuízos.
Deixar de realizar inventários periódicos
O inventário serve para dimensionar os quantitativos mantidos em estoque e seu respectivo valor financeiro. Este trabalho auxilia os gestores na organização dos produtos, na identificação de seu estado de conservação e, no caso de itens perecíveis, a dar vazão àqueles com prazo de vencimento em data próxima.
Deixar de padronizar a descrição dos produtos
A descrição dos produtos auxilia os gestores na movimentação do estoque. Por isso, trabalhar com uma padronização é algo altamente estratégico para se evitar erros durante as operações de entradas e saídas.
Perder o controle das entradas e saídas
Outro erro grave na gestão de estoques para loja é deixar de registrar entradas e saída. Sem este nível de controle, como contabilizar as movimentações e conhecer qual o volume exato de cada item estocado? Tendo isso em vista, nunca negligencie o trabalho de registro dos lançamentos.
4 dicas para manter uma gestão de estoque eficiente
Vejamos, então, algumas dicas para manter uma gestão de estoque de loja eficiente
1. Otimize os processos de compras
Uma gestão de estoque na loja eficiente depende decisivamente da qualidade dos processos de compras realizados pelos gestores. Os fornecedores comportam-se como verdadeiros parceiros do negócio? Os produtos chegam dentro dos prazos acordados? Os preços são competitivos?
Pensando nesses e outros aspectos, os gestores precisam otimizar os processos de compras. Na aquisição de grandes volumes de produtos ou insumos, por exemplo, há de se buscar condições especiais em termos de condições de pagamento e preços.
Agilidade no atendimento também é primordial, sobretudo quando a intenção não é manter níveis elevados de estoque.
2. Trabalhe com relatórios gerenciais
Os relatórios gerenciais servem ao objetivo de oferecer um panorama sobre a qualidade da gestão do estoque. Esses documentos podem reportar informações estratégicas, tais como:
- tempo de permanência para saída de cada grupo de item;
- prazo transcorrido entre requisição e recebimentos das mercadorias;
- acompanhamento em tempo real dos itens estocados;
- dados para a formulação de indicadores de gestão;
- identificação de perdas.
Todas essas informações contidas nos relatórios poderão indicar quais os quantitativos mínimos necessários para cada grupo de item. Além disso, esses dados ajudam a otimizar os processos de compra, na medida em indicam eventuais falhas, como atrasos no recebimento das mercadorias ou perdas.
3. Utilize softwares de automação
Os softwares de automação são uma solução imprescindível para quem deseja realizar uma gestão de estoque de loja adequadamente. Por meio desse recurso, é possível automatizar vários tipos de lançamentos, emitir relatórios gerenciais, estruturar indicadores de gestão e acompanhar o histórico de movimentações realizadas.
Para citarmos apenas um exemplo prático, podemos falar da captura de NF diretamente na SEFAZ. Por meio dessa funcionalidade, a ferramenta é capaz de identificar quando houve a emissão de um documento fiscal, qual o produto atrelado a ele para, então, realizar a baixa no módulo de controle de estoque. Tudo isso sem nenhum tipo de intervenção humana.
4. Realize inspeções periódicas
As inspeções periódicas são úteis para conhecer se não existe nenhum tipo de inconformidade na gestão de estoque, como perdas, roubos, más condições de armazenamento, manutenção de volume inadequado de itens, entre outros aspectos.
Nesse sentido, não podemos nos esquecer de que os itens em estoque fazem parte do capital da empresa. Logo, monitorar seu estado de conservação e eliminar qualquer falha na sua guarda e gerenciamento é algo estritamente necessário.
Aproveitando que falamos hoje sobre gestão de estoque de loja, convidamos você a conferir mais um conteúdo sobre o tema. Desta vez, apresentamos 6 cuidados fundamentais no estoque para papelaria.
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