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6 cuidados fundamentais no estoque para papelaria

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O cuidado com o estoque para papelaria é algo que pode diferenciar uma empresa bem organizada das demais. Fazer a boa gestão de estoque, entre outros benefícios, permite repor mais rapidamente os produtos. É isso o que tende a evitar que o cliente não encontre o que procura no momento da compra.

Isso sem falar em diferenciais para o caixa e a própria organização da equipe. Em resumo, cuidados com o estoque para papelaria são essenciais. Eles ajudam a fazer com que uma empresa se posicione bem no mercado e venda mais.

Por isso, saiba como lidar corretamente com essa parte tão importante do seu negócio.

1. Organize os seus registros

Organize os seus registros

É essencial que a sua papelaria seja organizada em relação ao que entra e o que sai dela. A base para uma gestão de estoque eficiente é esse controle da informação.

O registro das compras e vendas ajuda a empresa a lidar com falhas operacionais e com uma série de outros problemas. Custos desnecessários, reclamações dos clientes e até processos ineficazes são exemplos.

Fato é que o estoque para papelaria se relaciona com outras áreas da empresa. E quando ele é mal organizado, a tendência é que ocorram compras duplicadas, faltem produtos nas prateleiras, entre outros.

Assim, o ideal é pensar primeiro em como monitorar o percurso dos produtos da entrada até a saída. Também em relação a isso é importante pensar em trocas, devoluções, entre outros processos que precisam ser mapeados.

2. Defina um método de gestão de estoque

Defina um método de gestão de estoque

É imprescindível contar com um método validado. Assim a papelaria tem como se organizar em função de procedimentos já conhecidos por outras empresas e que deram certo.

A curva ABC, por exemplo, se resume a categorizar os produtos mais importantes como sendo de tipo A, para em seguida, virem os de categoria B e depois, C. Dessa forma, aqueles que geram o maior impacto em termos de lucratividade, recebem um controle mais rigoroso por parte da gestão.

Existem também dois outros métodos que permitem uma organização de estoque mais eficiente em função das características dos produtos que a sua papelaria mais vende. São eles o PEPS, Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, e o UEPS, Último a Entrar, Primeiro a Sair.

Papelarias podem optar pelo método do Estoque Mínimo ou pelo Estoque Máximo. O Estoque Mínimo consiste em estabelecer uma quantidade de segurança das mercadorias no depósito. E essa margem depende do consumo médio da mercadoria por tempo e da reposição necessária.

Já o Estoque Máximo tem como foco evitar gastos desnecessários com compras. Assim, a ideia é definir um valor máximo somando o estoque mínimo com o lote de reposição da mercadoria.

3. Treine a sua equipe em função do estoque para papelaria

Tenha atenção ao giro do estoque

Independentemente de qual será o método utilizado por sua equipe, bem como os recursos disponíveis, o ideal é que ela esteja preparada para os processos.

Um grande erro de gestores de negócios é confiar somente no talento e deixar de lado o preparo, fundamental para equipes de sucesso.

E isso geralmente se dá por meio de treinamentos. Uma equipe bem treinada é uma equipe ágil nas questões operacionais. Esse tipo de diferencial costuma surgir quando os profissionais estão devidamente alinhados com a estratégia da empresa.

O ideal é que mesmo os processos mais básicos sejam mapeados e sistematizados. Dessa forma, não haverá dependência da ação específica de um colaborador. Da mesma forma, toda a equipe estará devidamente capacitada para seguir as diretrizes empresariais do jeito certo.

4. Tenha atenção ao giro do estoque

Giro de estoque é o tempo que uma mercadoria fica dentro do estoque até que seja necessária a sua reposição. Se a papelaria conta com 50 unidades de um produto no início do mês e até o fim dele ela vende 150, então o giro é de 150 dividido por 50, ou seja, 3 vezes ao mês.

Entender o giro de cada produto é essencial para otimizar a gestão de estoque. Isso porque o giro permite priorizar aquilo que sai mais e ajuda a criar estratégias para o que sai menos.

Além disso, o giro do estoque pode ser o recurso que faltava para uma papelaria pensar em ações mais estratégicas.

Descontos, ações de marketing, entre outros, são diferenciais que geralmente surgem a partir de uma análise mais profunda sobre o giro de cada produto.

5. Considere a sazonalidade

Existem produtos que são característicos de determinada época do ano. A volta às aulas, por exemplo, é um período que costuma alavancar as vendas de materiais escolares nas papelarias.

Logo, essa época exige um preparo diferente por parte do lojista. O ideal é que a empresa se organize de acordo com períodos. E isso deve estar devidamente documentado. Dessa forma é possível criar processos sempre estando um passo à frente da demanda.

Esse é um diferencial que evita surpresas e ajuda a posicionar a sua empresa em um mercado bastante competitivo.

Considerando a sazonalidade é possível, por exemplo, entrar em contato com os fornecedores com antecedência, e viabilizar parcerias mais vantajosas para as duas partes.

6. Automatize os processos

A maneira mais tradicional de exercer todo esse controle é com os famosos papel e caneta. O problema deles, entretanto, é que, considerando o mix de produtos de uma papelaria, eles podem tornar o controle de estoque para papelaria muito burocrático.

Afinal, imagine ter que anotar um por um os materiais comprados e vendidos pela empresa?

Nesse sentido, o ideal é contar com recursos mais avançados, que permitam sofisticar esse registro e ainda gerar outros diferenciais.

É nesse sentido que a automação precisa ser pensada. Bons sistemas são capazes, entre outros benefícios, de otimizar o tempo e reduzir os erros.

No caso da Alterdata, contamos com soluções especificamente desenvolvidas para papelarias. São sistemas avançados e capazes de modernizar a sua gestão de maneira a simplificar o trabalho e gerar um desempenho cada vez melhor.

Entendeu agora como cuidar adequadamente do estoque para papelaria? Então não perca tempo e saiba mais sobre a Alterdata e seus softwares, feitos para otimizar sua gestão na papelaria!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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