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Como gerenciar o estoque de papelaria de forma otimizada

4 Mins de leitura

A gestão do estoque de papelaria é fundamental para o crescimento do seu negócio, pois otimiza a rotina, diminui a incidência de erros e evita desperdícios diários que, somados ao longo do tempo, se tornam grandes prejuízos.

Para ajudar sua papelaria, separamos as melhores dicas para gerenciar os processos logísticos de forma eficiente, racionalizando as entradas e saídas do caixa, além de agir de modo estratégico.

Quer saber quais? Continue a leitura e conheça 5 técnicas para gerenciar o estoque de papelaria de forma otimizada.

Qual é a importância da gestão de estoque?

A eficiência ao gerenciar o estoque de papelaria é muito mais importante do que você imagina. Quando está desorganizado, o estoque influencia tanto nos lucros quanto na satisfação de clientes e colaboradores.

Para gerenciar bem o estoque, é fundamental adquirir conhecimentos e desenvolver técnicas. Um exemplo: ao saber os itens que têm mais saída, torna-se possível atrair mais clientes para a papelaria, porque isso gera segurança sobre a disponibilidade de produtos nas prateleiras.

Esse tipo de conhecimento é tão importante que até os colaboradores, comissionados por vendas, conseguem aproveitar esse cenário. Eles têm como oferecer os produtos certos, de acordo com as necessidades de cada cliente.

Mesmo não recebendo comissão, os vendedores se beneficiam da boa gestão do estoque de papelaria, pois otimizam o próprio atendimento e influenciam na impressão que cada cliente tem sobre o estabelecimento.

5 modos para gerenciar o estoque de papelaria

estoque de papelaria

Vamos para a prática? Aqui estão 5 modos para gerenciar o estoque de papelaria:

1. Categorize seu estoque

Categorize seu inventário de acordo com o valor e velocidade de giro. Use os números de vendas e as margens para acompanhar a demanda e o ciclo de vida de cada produto em vários padrões de demanda.

2. Preveja a demanda

Sabemos que o desempenho de qualquer negócio também depende de condições externas, como sazonalidades, tendências de mercado, condições econômicas e outras.

Ao prever a demanda, você consegue se preparar para diferentes cenários e calcular dinamicamente a demanda baseada em um item de estoque a partir de dados históricos de vendas.

Desse modo, garante que as quantidades mínima e máxima de pedidos sejam ideais.

3. Automatize o reabastecimento

Utilize um sistema para gerenciar o estoque de papelaria de forma centralizada para acompanhar de perto o inventário e se preparar para eventos inesperados.

Esse tipo de controle pode evitar o excesso de estoque. Diante de uma subida repentina da demanda, o sistema tem como reabastecer os itens de forma automática, pois vem acompanhando as tendências de consumo.

4. Melhorar continuamente os processos

Cada aprendizado obtido deve servir para melhorar continuamente os processos. Analise, portanto, constantemente os índices de estoque, desde os custos operacionais aos níveis de serviço ao cliente.

5. Invista em tecnologia

Soluções tecnológicas como ERP, EXCEL e WMS já estão ultrapassadas para planejar, prever e repor estoque.

Elas permitem um mínimo de controle, mas não conseguem otimizar os níveis do estoque de papelaria.

Para se diferenciar dos concorrentes e obter melhores resultados, adote um sistema capaz de automatizar diversas tarefas e tornar os processos mais enxutos.

Erros comuns da gestão do estoque e como evitá-los

Agora que você sabe como gerenciar o estoque de papelaria de forma otimizada, veja o que não fazer e, desse modo, evitar erros de gestão.

Deixar estoque parado por muito tempo

Integre todos os setores de compras e estoque. Evite o investimento desperdiçado em produtos que não vendem.

Organizando as informações para realizar novos pedidos aos fornecedores, mantendo-os alinhados à capacidade da empresa.

Para as mercadorias que já estão encalhadas, promova bons descontos, promoções e combos para queimar o estoque.

Não se atentar à sazonalidade

A falta de planejamento para encarar as oscilações de demanda durante o ano traz consequências negativas.

E não são apenas as datas comemorativas, tá? Há casos individuais, como finais de semestres, em que há mais trabalhos escolares com materiais como tintas e cartazes.

Ter problemas com fornecedores

Escolha bons fornecedores e mantenha com eles uma boa relação de parceria. Lembre-se de que sua papelaria depende fortemente do recebimento dos insumos e mercadorias para manter tudo funcionando.

Avalie aspectos como a satisfação dos clientes atuais, o cumprimento dos prazos, os preços e a flexibilidade para escolher bons fornecedores.

Antes de fechar parceria, garanta que o fornecedor tenha a capacidade de auxiliar seu negócio e consiga te auxiliar de forma ágil em todos os momentos, principalmente nos de urgência.

Invista em um bom relacionamento com os fornecedores para economizar tempo, obter preços competitivos, conseguir vantagens nas negociações e ainda melhorar a imagem do seu negócio.

Não usar a tecnologia a seu favor

Lembra da importância de automatizar processos? Pois é, é um erro quando você deixa de usar a tecnologia a favor do seu negócio.

Por mais que as ferramentas tecnológicas não façam tudo, elas conseguem te ajudar com as tarefas repetitivas e te libera para as atividades mais estratégicas, que exigem tempo e dedicação.

Assumir todas as tarefas de gerenciamento de estoque de forma manual é algo quase impossível, principalmente se há uma grande quantidade de informações e dados que devem ser acompanhados de perto.

Considere a tecnologia para reduzir custos, liberar a equipe para as tarefas estratégicas e obter uma boa ajuda na hora de tomar decisões.

Quando você consegue gerenciar o estoque de papelaria de forma otimizada, alcança um nível de eficiência importantíssimo para fazer o negócio crescer de forma sustentável e, dessa maneira, se preparar para expandir e ganhar novos mercados.

Um bom software de gestão para papelaria deve ter funcionalidades que ajudam a otimizar os processos do empreendimento de forma segura. Conheça aqui a solução completa para o seu negócio!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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