Com a crescente introdução de ferramentas de tecnologia no dia a dia das empresas, vários são os processos que estão mudando e ajudando na rotina dos trabalhadores de diversas áreas. A contabilidade digital é uma dessas ferramentas.
No artigo de hoje o leitor conhecerá as mudanças que ocorreram no setor e como foi desenvolvida a ferramenta que, por sua vez, favorece o aumento da produtividade e apresenta ainda outras vantagens para o DP. Confira!
O que é contabilidade digital?
Consiste no uso de softwares de tecnologias como a inteligência artificial, e da internet para otimizar a realização dos serviços contábeis.
Dessa forma, os processos de contabilidade passam a ser feitos de maneira mais simples, rápida e minimizando de forma significativa diversos tipos de problemas.
Ferramentas de automação desenvolvem suas tarefas por conta própria, fazendo com que sejam minimizadas as atuações dos profissionais da contabilidade em determinados processos.
Além disso, softwares que realizam a coleta e fazem análise de dados são capazes de fornecer insights para que o setor possa melhorar os resultados, o que por sua vez traz impactos positivos para as empresas.
É importante ressaltar que a contabilidade digital pode ser realizada por um escritório terceirizado, o qual pode ser contratado pela empresa ou pelo setor de Contabilidade dentro da própria organização. Nos dois casos, as vantagens e os processos são os mesmos.
Diferenças entre a contabilidade digital e online?
Os processos online são realizados remotamente e por meio da internet. No entanto, nem sempre isso envolve o uso de softwares que utilizam inteligência artificial e ferramentas de automação, por exemplo.
Por outro lado, a contabilidade digital usa softwares e sistemas de uma forma mais ampla. Embora pareça apenas um detalhe, essa diferença é bem mais significativa do que parece.
De certo modo, a utilização dessas plataformas faz com que a ferramenta digital seja mais completa do que a online. Podemos citar alguns exemplos que estão inclusos no sistema digital:
- eSocial;
- Nota Fiscal 4.0;
- SPED.
Isso quer dizer que estamos falando de algo que possui um potencial maior de otimizar os serviços contábeis e, portanto, é algo que oferece uma revolução nos moldes tradicionais da contabilidade.
Qual o objetivo da contabilidade digital?
O principal objetivo dessa prática é otimizar a relação dos serviços de contabilidade, tornando a execução mais segura e rápida. Porém, de forma mais minuciosa, é possível dizer que o objetivo pode se expandir para:
- Redução de erros nos processos, evitando, consequentemente, retrabalhos;
- Ganho de produtividade para o setor de contabilidade;
- Melhoria da comunicação entre o setor de contabilidade e outros setores da empresa, uma vez que as trocas acontecem em tempo real e de forma on-line;
- Maior qualidade na prestação de serviço;
- Cumprimento mais eficaz e preciso da legislação.
Basicamente, a contabilidade digital é uma mudança que visa agregar maior valor ao setor contábil e impactar, de maneira positiva, outros setores, como, por exemplo, o de departamento pessoal.
Como funciona a contabilidade digital?
Todo o processo é realizado com ERPS que podem ser integrados a diferentes outros sistemas. Com isso é possível que os contadores da empresa acessem dados de fontes diversas para cumprir cada uma de suas rotinas.
É possível utilizar como exemplo a folha de ponto e a folha de pagamentos. Ainda que o salário base de cada funcionário já esteja definido, podem ocorrer variações por conta de atrasos ou faltas injustificadas, horas extras, entre outros fatores.
E para definir o valor que cada colaborador deve receber, a contabilidade precisa de dados sobre cada uma dessas variáveis que impactam diretamente a remuneração.
Por exemplo, é necessário ter acesso à folha de ponto para que possa entender quem se atrasou, se o atraso está dentro dos limites legais ou não, chegando assim ao desconto salarial.
Quais as vantagens da contabilidade digital?
Entendido o funcionamento dessa prática, já conseguimos ter uma noção de quais são suas vantagens. Mesmo assim, listamos alguns outros benefícios para que isso fique ainda mais claro:
Ganho de produtividade
Com a utilização dos softwares baseados em inteligência artificial, as tarefas que antes eram realizadas manualmente, agora são realizadas de maneira automatizada. Basicamente, o programa cumpre etapas da rotina do setor contábil sozinho.
Isso quer dizer que os contadores da empresa vão gastar menos tempo preso às tarefas mais burocráticas, ficando livres para cumprir com outra responsabilidade.
Ganho de tempo
Dependendo do sistema de uso, além do envio de documentos ser 100% online, até a sua assinatura pode ser feita virtualmente. Com isso, o setor consegue poupar tempo até mesmo com deslocamentos para trocas de papeladas e para pegar assinatura dos gestores ou outros agentes.
Considere, por exemplo, que um funcionário faz um acordo com o banco junto à empresa. O documento que atesta este acordo, quando devidamente assinado, pode chegar ao setor contábil sem que sejam necessários encontros presenciais.
Diminuição erros
Outra grande vantagem de utilizar softwares de integração e de inteligência artificial é o preenchimento automatizado de informações. Sem a necessidade de trabalho humano, problemas relacionados à falta de atenção ou erros de digitação, não impactam o processo.
Assim, os serviços contábeis da empresa podem ser realizados com mais agilidade e também com maior precisão. Dessa forma, é possível evitar retrabalhos e outras intempéries que afetam diretamente a produtividade no local.
Aumento da segurança
A contabilidade digital se mostra bastante segura, tanto no que diz respeito à armazenagem de dados quanto à troca de informações através dos softwares, já que ela possui diferentes mecanismos de proteção. Por fim, cabe lembrar também que no digital os documentos não irão se perder.
Viu como a contabilidade digital pode trazer uma série de benefícios não só para o setor contábil da sua organização, mas também para toda a empresa?
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