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Contabilidade

Atendimento contábil online: como mudar para conta comercial no WhatsApp

5 Mins de leitura

Seja qual for o tamanho do seu escritório contábil, é certo que, cedo ou tarde, você terá que saber como mudar para conta comercial no WhatsApp. Embora seja possível prestar o atendimento pela versão convencional do app, a verdade é que, para empresas, a opção para negócios é sempre mais indicada.

Por outro lado, não basta apenas fazer o download do aplicativo e usar. Afinal, ele foi desenvolvido para atender a necessidades profissionais e, sendo assim, conta com recursos que precisam ser conhecidos. Essa é a proposta deste conteúdo: apresentar a você o WhatsApp Business, mostrar como migrar seu atendimento a partir da versão comum e dar dicas para aproveitá-lo da melhor forma. Siga em frente e tenha uma ótima leitura!

O WhatsApp em números

Em janeiro de 2021, o WhatsApp se consolidou no posto de aplicativo de mensagens móvel número um em todo o mundo, com impressionantes 2 bilhões de usuários. São 700 milhões de pessoas a mais que o segundo colocado na lista, o Facebook Messenger, com 1,3 bilhão de usuários, e 1,5 bilhão de pessoas a mais que o Telegram.

No Brasil, os dados também são de cair o queixo. Simplesmente 99% dos celulares no país contam com o app instalado e, desse volume, 93% dos usuários o utilizam diariamente. Para quem está à frente de um negócio, vale destacar que, segundo a pesquisa Mensageria no Brasil, 76% das pessoas interagem com empresas pelo app de conversação, que também é uma rede social.

Como mudar para conta comercial no WhatsApp

As estatísticas não deixam dúvidas sobre a gigantesca relevância do WhatsApp como ferramenta de comunicação e de negócios, não é? O que nem todos sabem é que o aplicativo conta com uma versão business, ou seja, feita sob medida para empresas.

Por isso, uma parcela significativa dos gestores de PMEs acabam por se limitar à versão convencional — inclusive escritórios de Contabilidade e quem trabalha como freelancer contábil. Em muitos casos, por conveniência e praticidade, eles utilizam o app que já está instalado em seus aparelhos, usando seus números pessoais para fazer contato com leads e clientes.

Não é uma prática errada, mas, ao fazer isso, deixam para trás uma série de recursos que só estão disponíveis no WhatsApp Business. Então, o que fazer quando já se usa a versão tradicional para falar com o público? Confira a resposta nos próximos tópicos!

Faça um backup no Google Drive

O primeiro passo é salvar todas as conversas e conteúdos que você e seus clientes tiveram pelo WhatsApp. Para isso, toque nos três pontinhos que ficam na parte superior direita da tela inicial do aplicativo e, ao abrir, toque em “Configurações”.

Ao abrir a nova tela, você verá abaixo de “Conta”, a opção “Conversas”. Toque nela e, em seguida, na opção “Backup de conversas” na parte de baixo da tela. As conversas serão salvas em uma pasta oculta na sua conta do Google Drive vinculada ao WhatsApp.

Dica extra: o Drive tem um limite de 15 GB de memória, então, se depois de fazer a migração você quiser liberar espaço no Drive, basta acessar as configurações na tela inicial — ícone de engrenagem na parte superior direita da tela. Em seguida, vá em “Gerenciar aplicativos”. Na lista suspensa, procure pelo WhatsApp e, para deletar o backup, clique em “Opções” e “Excluir dados ocultos de aplicativos”.

Baixe o WhatsApp Business no Google Play ou Apple Store e instale

Feito o backup, é hora de baixar o app no Google Play, para usuários do sistema Android, ou Apple Store, para proprietários de iPhone. Ao abri-lo pela primeira vez e informar o número que você já está usando, clique em continuar, autorizando o acesso do novo aplicativo aos arquivos e contatos do seu aparelho.

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Faça a migração dos arquivos em backup

Após autorizar o acesso aos seus arquivos, o WhatsApp Business mostrará uma tela em que pergunta se você deseja restaurar as conversas salvas no backup. Toque em “Restaurar”, aguarde o fim do download e já estará feito.

Os motivos para aderir ao WhatsApp Business

Em escritórios que não dispõem de um CRM contábil, o WhatsApp Business pode ser uma solução inicial para gerir o relacionamento com o cliente. Ele conta com uma série de funcionalidades úteis que vão ajudar você não só a atender melhor como a desenvolver estratégias com base em dados e estatísticas.

Não deixa de ser uma maneira simples e sem custos de investir em inovação na contabilidade, afinal, os serviços contábeis evoluíram e quem não se fizer presente no universo online vai deixar dinheiro na mesa.

As principais dicas para aproveitar seus recursos

Por outro lado, a versão de negócios do WhatsApp também pode ser uma ferramenta de marketing digital, tal como os melhores softwares e apps para gestão de leads e contatos. O melhor de tudo é que, com o tempo, o app só fez melhorar seus recursos voltados à segurança de dados, blindando as mensagens com criptografia de ponta a ponta.

Veja a seguir os recursos que essa versão profissional tem que não estão disponíveis na convencional, e de que forma aproveitá-los para fazer mais negócios!

Seja rápido ao responder

Quando se trata de educar o cliente contábil, toda ferramenta que facilite o envio de respostas a dúvidas é bem-vinda. Nesse aspecto, quanto mais rápidas elas forem enviadas, mais satisfeita ficará a pessoa. Para isso, não deixe de usar a opção de respostas automáticas e as respostas de ausência.

Dose o nível de formalidade

Embora o profissionalismo esteja acima de tudo, e uma boa dose de educação seja uma regra imutável, isso não quer dizer que é preciso tratar o cliente como “excelentíssimo” ou “vossa senhoria”. Procure, sempre usando o bom senso, dosar um registro mais polido com termos mais amenos e informais, de modo que o cliente também se sinta à vontade.

Use as estatísticas

Se você entendeu como mudar para conta comercial no WhatsApp, significa que, agora, está com tudo pronto para aproveitar o “pulo do gato” que ele oferece. Nesse caso, estamos falando das estatísticas de uso que informam as mensagens que foram recebidas, lidas e a taxa de resposta.

Com base nesses dados fornecidos pelo próprio aplicativo, você poderá entender por qual tipo de conteúdo seus leads e clientes têm mais interesse, por exemplo — podendo explorar isso em campanhas até mesmo pelo Facebook.

Além de saber como mudar para conta comercial no WhatsApp, é bom ter em mente que essa é uma ferramenta em constante aprimoramento, tanto é que, recentemente, a versão convencional foi equipada com sistema de pagamentos online. Em breve, o recurso deverá estar disponível também no WhatsApp Business, então, vale ficar de olho nas futuras melhorias que vêm por aí.

Agora que já conversamos sobre o WhatsApp Business, que tal conhecer as vantagens da assessoria contábil? Quer saber como oferecê-la para seus clientes? Explicamos como fazer nesse conteúdo!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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