Se você está sempre buscando se atualizar sobre as novidades do mercado contábil, provavelmente já deve ter ouvido falar bastante sobre Business Intelligence (BI), não é mesmo? Mas você sabe exatamente o que esse termo significa e como implementá-lo na sua empresa? Então chegou ao post certo.
Neste conteúdo, explicaremos tudo para você: o que é o BI, como você pode se beneficiar dele no escritório e, claro, como começar esse processo já. Vamos lá?
O que é Business Intelligence?
Podemos começar dando uma ideia geral do que é o Business Intelligence, um termo cada vez mais popular no mundo corporativo quando o assunto é gestão e tomadas de decisão para o futuro.
A partir do momento em as que empresas se tornaram capazes de coletar, armazenar e gerir um grande volume de dados sobre o negócio, uma porta enorme se abriu para seus gestores administrativos, operacionais e financeiros. Em questão de instantes, agora se tinha muito mais informações que antes era possível levantar em dias ou mesmo semanas de trabalho.
A consequência desse novo poder na mão de empresários e diretores é vista em forma de avaliação, posicionamento e direção do negócio usando dados relevantes sobre cada aspecto de forma integrada. Tem-se, assim, um mapa completo de tudo o que foi feito e também do que pode ser ajustado para atingir objetivos futuros.
Podemos dizer que o BI é, portanto, o conjunto de todas as metodologias e ferramentas necessárias para incluir o uso dessas informações na tomada de decisões e na criação de novas estratégias para o futuro. Trata-se de um dos processos mais importantes da transformação digital, pois afeta diretamente uma empresa que busca alcançar o futuro do mercado antes dos concorrentes.
Quais os benefícios do BI para o setor contábil?
Se o Business Intelligence é importante para todo tipo de negócio, existem alguns em que ele se destaca ao trazer benefícios mais profundos. O setor contábil é um desses exemplos. Veja quais são as maiores vantagens que a inclusão de inteligência por uso de dados pode impulsionar em relação à rotina e ao desempenho da sua empresa!
Integração e compartilhamento de dados
O uso pleno da inteligência de negócios em uma empresa significa dar a todos os funcionários e colaboradores uma visão ampla dos valores e indicadores úteis para seu trabalho.
Uma das questões mais delicadas quando falamos em escritórios contábeis está no equilíbrio entre a praticidade do compartilhamento de dados e a confidencialidade desses valores. Quando olhamos para o assunto sob o ponto de vista do BI, o gestor é capaz de coletar e organizar essas informações de forma a promover uma padronização na coleta e na manipulação, o que garante produtividade sem perda de proteção.
Análise de dados focada em estratégias
Basicamente, as informações nesse setor servem a 2 propósitos: a operação contábil em si, atendendo seus clientes com eficiência e confiabilidade, além da própria administração do negócio, buscando oportunidades de expansão e otimização de processos.
Com um BI cuidadosamente estabelecido, o gestor de contabilidade consegue uma base segura de informações para montar novas estratégias que aumentem seu sucesso em ambos os aspectos. Assim, analisar dados deixa de ser uma simples conferência para se tornar uma busca por oportunidades.
Gestão minuciosa e precisa de indicadores
Quando falamos em base de informações para a gestão, um dos aspectos mais importantes que o Business Intelligence traz para a empresa são os indicadores de performance. Ao definir e gerir esses valores de forma integrada e centralizada, é possível cruzar dados, comparar períodos e avaliar conflitos, entendendo a partir daí quais são os gargalos de produção da empresa e como resolvê-los.
Com bons indicadores de performance, o gestor amplia sua visão do negócio para 360º, tendo plena noção do que aconteceu no passado, bem como da situação do presente e ainda do que esperar do futuro.
Eficiência para a tomada de decisões
Na prática, o que tudo isso significa? Pois a resposta é a razão por que tantos gestores e empreendedores estão apostando em Business Intelligence: com a coleta e a análise de dados voltadas para decisões de negócio, os riscos são muito menores e as recompensas, bem melhores.
Ao aplicar o BI na empresa, portanto, você diz adeus às decisões no puro chute, à confiança exclusiva no feeling e a estratégias de tentativa e erro. Afinal, o que se tem nesse cenário são dados que contam tudo sobre o caminho até ali e apontam para onde seguir dali para frente.
Como implementar o BI na rotina da sua empresa?
Para implementar o Business Intelligence, não basta sair armazenando todo dado que a empresa produz e esperar que isso seja suficiente para proporcionar dar uma visão melhor de negócio. Veja algumas dicas para você começar esse processo com o pé direito!
Use um sistema de gestão
Contar com um software de gestão é fundamental para garantir inteligência para sua gestão. Afinal de contas, esse tipo de software já foi desenvolvido pensando na automação, na integração e na padronização da coleta e da análise de dados, facilitando muito a vida do gestor. E o melhor: existem sistemas específicos para o trabalho contábil!
Defina uma estruturação para os dados
O sistema de gestão é importante porque o BI precisa de uma estrutura em que se basear. Para tanto, esse sistema precisa seguir alguns processos obrigatórios:
- coleta e armazenamento de dados;
- data mining, para extrair os dados mais relevantes do volume total coletado;
- análise de dados e elaboração de relatórios;
- reengenharia de processos baseada nas indicações em análise;
- benchmarking do desempenho da empresa comparado a períodos anteriores e concorrentes.
Além da adoção de um bom software contábil, é responsabilidade do gestor definir e cobrar essa organização para que toda a empresa consiga tirar o máximo de proveito das informações.
Inclua toda a empresa nesse processo
Falamos em toda a empresa porque o BI não é um processo exclusivo da diretoria, ok? Quem trabalha diariamente com valores, indicadores e operações financeiras pode ter insights incríveis para novas estratégias de crescimento ou para ajustes na produção que aumentem a eficiência e economizem recursos. Portanto, foque na parte de compartilhamento de dados.
Dê acesso controlado a todos os colaboradores para que visualizem dados relevantes em sua rotina. O resultado vem em forma de mais produtividade, menos retrabalho e mais ideias inovadoras para empreender no setor!
Invista em ajuda especializada
Por fim, você pode potencializar todos os benefícios que listamos aqui e facilitar todas as etapas de implementação do Business Intelligence se conta com um bom parceiro ao seu lado, com expertise em BI, gestão integrada e, de preferência, experiência específica no setor contábil.
A verdade é que essa tecnologia já é uma realidade e o mercado está maduro o suficiente para oferecer boas opções de plataformas para sustentar uma gestão baseada em dados. Então o que ainda está esperando para colocar tudo isso em prática?
Antes, porém, que tal entender melhor como você pode aplicar o BI no seu cotidiano e aprimorar suas estratégias de negócio para o futuro? Entre em contato conosco e veja como exatamente podemos ajudar sua empresa!
