Na era em que praticamente todos os passos empresariais ocorrem na esfera digital, o percentual de decisões corretas está intimamente ligado à qualidade da informação que se tem disponível. O problema é quando há múltiplos sistemas que não se comunicam entre si ou suporte simultâneo de papel e ERP — produzindo extravios e inconsistência de dados.
O resultado dessa “Torre de Babel” na gestão documental costuma ser, invariavelmente, erros frequentes, retrabalhos entre departamentos, perdas de prazos, multas e, em casos extremos, até mesmo inativação do CNPJ por parte do Fisco.
Nesse cenário, a sistematização da informação é uma verdadeira arte. Existem ferramentas para centralizar e, ao mesmo tempo, disseminar dados precisos, organizados e relevantes, de modo a oferecer subsídio à tomada de decisão estratégica. Hoje você vai descobrir como cortar o risco de inconsistência de dados pela raiz. Confira!
O que é inconsistência de dados?
Inconsistência de dados é qualquer imprecisão nas informações que circulam pela empresa. Esse conteúdo inverídico pode ocorrer pelas mais diversas razões, como:
- falhas humanas decorrentes de sucessivas digitações manuais;
- necessidade de transposição constante das informações em papel para sistemas eletrônicos;
- extravio de documentos físicos;
- coexistência de diversos sistemas de gestão sem integração;
- uso de ERP local, cujas informações não podem ser acessadas de qualquer lugar — ou seja, ausência de mobilidade;
- erros de cálculo (gap muito comum na prestação de informações contábeis);
- falhas de segurança de dados, acarretando invasões, alterações ou apagamento de dados.
Sobre esse último ponto, apenas nos três primeiros meses de 2019, as empresas brasileiras sofreram 15 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos. Foram invasões que, quando bem-sucedidas, resultaram em um prejuízo total de US$ 1,35 milhão às organizações, segundo levantamento feito pela IBM em parceria com o Instituto Ponemon.
Várias empresas brasileiras, após um primeiro ataque hacker, não conseguem sequer manter as portas abertas: 22% das PMEs fecham após um único ataque ransomware. Isso porque os dados são uns dos maiores patrimônios que uma organização pode ter. Sua violação, portanto, atinge em cheio o coração do negócio, podendo levar a empresa à falência imediata.
Contudo, há outras formas de inexatidão, como as ocorridas por falhas na inserção ou cálculo de dados. Segundo estudo recente da Arquivei, 63% das empresas emitem notas fiscais com algum erro tributário. O problema é que essa inconsistência de dados faz com que, no mínimo, a empresa pague mais imposto do que deveria, ou menos tributos — incorrendo na acusação de fraude fiscal, gerando multas e o risco de inabilitação.
Quais são os impactos da inconsistência de dados?
Não ter uma boa gestão de dados é o atestado de óbito das organizações. E alguns dos perigos da inconsistência de dados já foram levantados até aqui. Mas há ainda muitos outros, haja vista que cada falha em cada departamento gera um risco diferente à organização. Alguns deles seguem abaixo!
Comunicação ineficaz
Sobretudo nas empresas de médio e grande porte, uma ordem interpretada incorretamente pode produzir uma campanha de endomarketing que traga sinais trocados em relação ao que foi acordado pela cúpula da empresa.
Da mesma forma, uma inconsistência nos dados do departamento jurídico faz com que o advogado seja induzido ao erro. Isso leva equívocos às páginas dos processos, que podem ocasionar seu arquivamento sem resolução do mérito. Dependendo do objeto, o prejuízo poderia ser milionário!
O mesmo se aplica às comunicações do dia a dia entre departamentos. Se um funcionário do financeiro tem que passar os dados do fluxo de caixa por e-mail — porque os sistemas não são integrados —, uma vírgula fora do lugar gerará um balanço patrimonial totalmente fora da realidade.
Falta de padronização
O financeiro tem um fluxo de caixa, mas a contabilidade também tem outro, feito à sua maneira. O departamento comercial prepara peças e catálogos à sua vontade, sem consultar o marketing. Este, por sua vez, aprova metas de conversão fora da realidade porque as ações não são construídas em sintonia com as vendas.
Perceba, mais uma vez, que esse desalinhamento corporativo advém da falta de padronização. Ou seja, da inconsistência de dados decorrente de não se ter as informações “puxadas” da mesma fonte e irradiadas da mesma forma a todos os setores da organização. Assim, a empresa não pode aceitar ter “dezenas de microempresas” dentro dela mesma por falta de integração de sistemas.
Informações descentralizadas
Uma empresa que quer crescer a passos firmes precisa ter centralização de dados, o que não significa estratificação das informações. Você pode centralizar a fonte de dados e, ao mesmo tempo, dar flexibilidade para que esse conhecimento esteja à disposição de todos os departamentos simultaneamente.
Se sua empresa tem matriz e filiais, as regras de desconto em produtos, as formas de negociação e a comunicação de vendas devem ser as mesmas. Afinal, sinalizar ao cliente que cada unidade de negócios tem “vida própria” tira a credibilidade da empresa como um todo.
Desorganização dos setores
Se você trabalha em sua contabilidade com balanços em Excel, conciliação bancária em papel e entrega de obrigações acessórias em sistemas vinculados ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é evidente que esse somatório de suportes vai acarretar perda de prazos, entregas pela metade e, obviamente, inconsistência de dados. O que você precisa mesmo é de um “Centro de Inteligência de Negócios”.
Como fazer uma boa gestão de dados?
Existem muitas maneiras de romper com esse círculo vicioso da má gestão da informação. Abaixo você confere quatro delas!
1. Integração das fontes de dados
Um estudo feito em 2017 mostrou que 95% das empresas pagavam mais impostos do que deveriam, pela simples falta de um sistema de gestão que agregasse os dados, integrasse as informações e tivesse recursos de automatizações a fim de reduzir erros e tarefas manuais. Seu ERP tem módulo de importação automática de documentos fiscais? Atualiza automaticamente a legislação tributária? Tem alerta de inconsistência de dados? É disso que estamos falando.
2. Suporte especializado
Um sistema de gestão empresarial de alta performance garante flexibilidade e escalabilidade — por conta da hospedagem em nuvem privada—, além de monitoramento 24/7 e suporte especializado em múltiplos canais. Esse apoio à gestão de dados facilita a integração de processos e a redução das possibilidades de inconsistência de dados.
3. Recursos de mapeamento automático de erros
Lançamentos contábeis automáticos, conciliação bancária realizada por Inteligência Artificial, cálculos de folha de pagamento feitos sem intervenção humana, apuração autônoma de tributos, além da validação prévia e rastreamento eletrônico de eventuais erros e/ou inconsistência de dados: é esse conjunto de tecnologias que forma a base da Contabilidade 4.0.
4. Segurança em cloud computing
Não dá para fazer escrituração fiscal em um sistema que pode ser acessado livremente por terceiros, sem camadas de segurança de acesso nem backups automáticos. Uma gestão de dados de qualidade passa por plataformas de alocação de dados em segurança.
Atualmente, os modernos ERPs são repletos de recursos de segurança da informação a nível bancário, como criptografia avançada, autenticação de dois fatores, backups automáticos, entre outros instrumentos valiosos de proteção. Como você pode perceber, mobilidade, automação, identificação eletrônica de erros, suporte especializado e segurança de dados são fatores decisivos na escolha e no uso do sistema de gestão para eliminar a inconsistência de dados.
São essas as virtudes que você encontra nas soluções da Alterdata. Entre agora em contato conosco e feche a torneira para o desperdício de recursos por falhas em gestão da informação!
