Sistema contábil: tudo que você precisa saber para escolher e implementar

O sucesso de qualquer empresa passa pela área de contabilidade. Afinal, ali são feitos cálculos capazes de ajudar o negócio a garantir lucratividade de forma sustentável. Sem contar que os dados contábeis são subsídios fundamentais para a tomada de decisões estratégicas dos gestores.

Nesse contexto, o sistema contábil é muito útil. Isso porque, a ferramenta automatiza várias atividades relacionadas ao setor de Contabilidade e otimiza a produtividade nas empresas.

Mas o trabalho de uma área tão importante também tem seus desafios! É preciso lidar com informações provenientes de muitos setores empresariais, analisando-as de forma rápida e confiável. Para alcançar esse objetivo, cada vez mais escritórios contábeis vêm apostando na tecnologia como aliada. E é aí que entra o sistema contábil.

No post de hoje, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre essa solução: como ela funciona, seus benefícios e como implementá-la. Ficou interessado? Então continue lendo!

Entenda o que é um sistema contábil

Trata-se de uma ferramenta de TI usada para automatizar como tarefas contábeis e melhorar a produtividade. O sistema de informações contábeis de toda a empresa. Entre elas estão estoque o, a área de vendas, como despesas, etc. Todos esses dados são centralizados em um painel. Dessa forma, os registros podem ser consultados rapidamente, através de qualquer dispositivo ligado à internet.

Os sistemas contábeis podem funcionar de forma independente ou como módulos de softwares ERP (Enterprise Resource Planning). No segundo caso, o ganho é visto especialmente na consistência e no volume de informações vindas de várias fontes.

Em todos os casos, no entanto, os benefícios são muitos. A empresa consegue realizar várias tarefas de forma automática. Nesse contexto, as organizações agilizam a emissão de notas fiscais e a elaboração de relatórios e balanços financeiros.

Além disso, há o compartilhamento de dados com terceiros com rapidez e segurança. Os gestores vão ter acesso a relatórios automáticos e ilustrados com gráficos e tabelas. Todas essas informações, somadas, vão ajudar na tomada de decisões estratégicas na organização.

Conheça sua importância e os maiores benefícios

Agora que você já entende o que é um sistema contábil na teoria, chegou a hora de entender como ele pode ajudar sua empresa na prática! Pensando nisso, listamos aqui os benefícios que podem ser alcançados com apoio dessa solução. Confira!

Centralização de dados

Ainda é comum encontrar contadores que recorrerem a planilhas ou mesmo a arquivos físicos para coletar e analisar dados. O problema é que esse trabalho pode ser lento e confuso, minando a produtividade e a eficiência das equipes. Como resolver? Com um software contábil, claro!

Nesse caso, os arquivos passam a estar digitalizados, podendo ser acessados no painel de controle, no próprio sistema. Dessa forma, fica mais fácil consultar e comparar arquivos, além de usá-los em relatórios contábeis.

Os arquivos ainda podem ser compartilhados de forma segura e com velocidade. Para isso, basta importar determinada tabela ou demonstrativo para o e-mail. Depois é só enviar aos colegas, clientes ou mesmo o Fisco.

Ganho de agilidade

Grande parte da energia e do tempo dos contadores é gasto com processos burocráticos, que minam a produtividade. No fim das contas, tudo isso impacta de forma negativa na lucratividade do negócio. Como os softwares contábeis realizam tarefas de forma automática, esses problemas são superados rapidamente.

Uma rotina bastante comum em um escritório contábil é, por exemplo, a emissão de notas fiscais. Como o volume de arquivos desse tipo normalmente é alto e sua consolidação manual pode exigir o empenho de várias pessoas, é preciso repensar o processo. Com o sistema contábil, esse tipo de tarefa pode ser feito por um funcionário, em poucas horas de dedicação.

O mesmo acontece em outras funções, como o preenchimento de arquivos fiscais e até mesmo o monitoramento de ações financeiras. Com as tarefas burocráticas automatizadas, os colaboradores passam a ter mais disponibilidade para lidar com atividades mais importantes. Tem-se, assim, mais gente focada em trazer resultados impactantes e não apenas em manter a rotina.

Confiabilidade dos dados

A verdade é que, além do trabalho manual ser lento e frustrante, ele não pode ser considerado 100% seguro. Um simples erro de digitação, por exemplo, já pode comprometer a confiabilidade dos dados, causando problemas em cadeia — imprecisão dos resultados gerais e retrabalho ou, em casos extremos, multas e até mesmo processos por parte do Fisco.

Automatizar as tarefas é, portanto, uma maneira de tornar esses riscos praticamente inexistentes. Trabalhando com pouca (ou nenhuma) intervenção humana direta, o software obedece a leis e normas previamente configuradas.

Assim, é capaz de calcular o impacto de alíquotas de forma automática, por exemplo, levando em conta o regime tributário da empresa e os impostos municipais, estaduais e federais. O sistema transmite relatórios completos sem precisar de intervenção humana, o que traz maior segurança na gestão contábil.

Adaptação às regras

Não tem jeito: as empresas precisam lidar com desafios contábeis de forma única. Afinal, elas devem responder a regimes fiscais diferentes, obedecer à legislação própria do município e do estado onde atuam. Além disso, é preciso respeitar as regras específicas voltadas para seu nicho de atuação.

A boa notícia é que os softwares contábeis podem ser adaptados de acordo com todas essas necessidades! A ferramenta permite a definição de regras de cálculos referentes ao nicho de cada empresa atendida, em um processo conhecido como parametrização do sistema. Assim, as adequações legislativa e tributária do negócio são garantidas em uma solução já integrada à rotina contábil.

Como as mudanças de regras tributárias e fiscais no Brasil são frequentes, também é preciso se preocupar com a atualização dos parâmetros. É o caso, por exemplo, dos módulos do SPED Fiscal que são acrescentados ou modificados constantemente. Nessa situação, quando a Receita lança novas adequações, é preciso atualizar seu sistema contábil. Mas sabia que essa responsabilidade é do fornecedor do software? E o melhor: para isso, não há nenhum tipo de cobrança adicional!

Garantia de integração

Percebe-se que parte da importância do sistema contábil está em melhorar a qualidade do trabalho da equipe envolvida, certo? Mas vale lembrar que as melhorias na rotina do escritório se refletem em mudanças positivas para a empresa.

Na prática, os demais setores passam a consultar informações contábeis com facilidade, visando tomar decisões baseadas em dados consolidados. A troca de informações ajuda a melhorar a comunicação entre as áreas, promovendo o alinhamento de práticas e objetivos.

Acréscimo de escalabilidade

Especialmente em tempos de crise, é  normal ter certas reservas em relação à necessidade de se realizar novos investimentos. Porém, precisamos frisar: a aposta em um sistema contábil ou em um ERP customizável com módulo contábil é uma ótima ideia, uma vez que o retorno é praticamente garantido graças ao aumento da produtividade da equipe interna e da diminuição de custos com erros ou lentidão de processos.

O investimento sempre será proporcional ao tamanho da empresa e à complexidade de suas operações. Quando se trabalha com um ERP modular, esse benefício fica evidente, pois a empresa pode adquirir novos módulos. Tem-se um crescimento sustentável, possibilitando a melhora dos recursos do sistema de gestão empresarial sem que os gastos aumentem.

Baixo custo de treinamento

A adoção de uma nova tecnologia na empresa sempre demanda treinamento. A ideia, claro, é fazer com que todos sejam capazes de extrair o máximo dos programas, ajudando, assim, a justificar o investimento.

Pode acreditar: são muitos os gestores que ainda temem a adoção de soluções de TI por acharem que elas são complicadas demais, a ponto de exigirem um conhecimento técnico aprofundado dos colaboradores.

Mas, a verdade é que um software contábil já é desenvolvido com foco no usuário final, recebendo recursos visando se tornar amigável e intuitivo. Acentua-se, assim, a curva de aprendizado dos colaboradores, que podem se tornar experts no programa em pouco tempo. Como resultado, o tempo de adaptação e os gastos com treinamento de funcionários diminuem significativamente.

Vale lembrar que o fornecedor também pode (deve, aliás) ser um aliado no momento da transação, oferecendo apoio técnico e consultorias durante a capacitação dos funcionários, além de manter um atendimento de qualidade no dia a dia para solucionar dúvidas e resolver problemas com rapidez.

Aprenda a implementar um sistema contábil

Para conseguir se beneficiar de todas as vantagens que citamos até aqui, a empresa precisa atentar em relação à forma de incorporação do sistema contábil em sua rotina. Afinal, por mais que processos de transição possam gerar insegurança e lentidão, devem ser feitos com excelência para garantir resultados de longo prazo. 

Identifique as áreas envolvidas

Os sistemas contábeis trabalham integrando informações, gerando impacto em diferentes áreas. É muito importante ter uma visão prévia dos setores que serão impactados e em qual nível.

Pense: a implementação de um sistema contábil pode significar o abandono de outros programas na empresa. Pode ser que o estoque, por exemplo, use um sistema completamente diferente que, ao final da transição, será abandonado. Ter esse tipo de informação em mente é crucial para planejar treinamentos e definir a melhor maneira de preservar a fluidez de processos mesmo em meio a essa grande mudança.

Tenha um calendário

Com as áreas que serão afetadas pela implementação do software já devidamente identificadas, é preciso criar um calendário de ações em conjunto até o final do processo.

É importante que esse calendário preveja desde a pesquisa de fornecedores, passando pelo tempo de desenvolvimento, os treinamentos e testes, até a liberação do software. Incluindo ações de médio, curto e longo prazos, o calendário deve ser acompanhado pelos profissionais envolvidos na implementação.

O ideal é que a empresa monitore datas-chave, identificando momentos de atraso ou até de adiantamento de etapas. Com essas informações em mãos, é possível readequar o calendário sempre que necessário. Tal ferramenta não deve ser engessada, mas sim levar em conta as dificuldades ou oportunidades do processo de implementação.

Faça treinamentos em conjunto

A mudança para um sistema contábil não deve ser traumática. Lembre-se, afinal, de que sua organização investiu nessa solução justamente para melhorar o alinhamento interno, precisando, assim, garantir que todas as áreas continuem conversando na mesma língua.

Por isso, é essencial promover treinamentos direcionados para cada setor e capacitações integradas. Dessa forma, as equipes de vendas, marketing e estoque, por exemplo, têm a oportunidade de trocar informações na implementação do sistema sobre atividades que se repetirão no cotidiano organizacional.

Trabalhe com metas e métricas

Toda ação corporativa precisa ser controlada por meio de índices previamente determinados. É necessário entender a efetividade das ações com o apoio de números coletados de forma estruturada para posterior análise.

Ainda durante a implementação do sistema, a empresa deve escolher métricas de controle adequadas. Isso ajuda a identificar a adaptação dos funcionários e a analisar o impacto da ferramenta em produtividade, lucratividade e gestão de tempo.

Mais um detalhe: quaisquer que sejam as métricas, o ideal é que sejam relativas a metas previamente definidas. A empresa pode planejar, por exemplo, que 80% de suas notas fiscais sejam emitidas digitalmente depois de 12 meses de adoção do sistema contábil. A partir daí, é só pensar em ações e acompanhar a busca por esse objetivo por meio de dados reais.

Saiba como escolher o melhor sistema contábil

A essa altura, você já sabe o que é um sistema contábil, como ele funciona e quais as principais vantagens proporcionadas pela solução. Mas ainda é preciso decidir qual é, de fato, o melhor software para sua empresa!

Como há uma enorme variedade de opções no mercado, é preciso adotar certos parâmetros para orientar sua escolha. Confira os pontos de atenção que listamos a seguir!

Defina suas necessidades

Conhecer seu negócio a fundo é o primeiro passo para não errar na escolha do software contábil. E a melhor forma de atender a esse requisito é mapeando todos os processos da área ou do escritório. É a partir dessa análise que os gestores serão capazes de identificar pontos problemáticos que precisam ser melhorados.

Com esses obstáculos identificados, fica mais fácil entender qual é o melhor sistema contábil. Além disso, você vai verificar qual solução apresenta os recursos para lidar com os desafios a serem enfrentados.

Cheque a compatibilidade de recursos

É bem provável que sua empresa use algum sistema computacional para apoiar o trabalho dos contadores. Pensando nisso, é importante observar se a nova solução a ser adotada é compatível com os sistemas já existentes, o que facilitaria a importação de dados. Isso ajuda a agilizar a transição digital dentro da organização.

Também é importante verificar a compatibilidade do software contábil com os demais sistemas de gestão usados pela empresa. Caso um ERP já esteja em uso, por exemplo, a integração será mais rápida, pois essa solução é compartilhada pelos setores corporativos.

Exija atendimento de excelência

Por serem ferramentas de TI, a implementação e utilização dos sistemas de gestão contábil podem demandar conhecimento técnico. O ideal é que os funcionários sejam previamente treinados para entender as funcionalidades da solução e possam extrair o máximo de sua operação.

Entretanto, é mais que comum que surjam dúvidas no dia a dia. Para não paralisar as operações, tais dúvidas precisam ser resolvidas de prontidão. Por isso que o ideal é contar com um canal de comunicação aberto com o fornecedor, permitindo assim que essas questões sejam resolvidas com agilidade.

Para você ter uma ideia, há fornecedores que ampliam o poder do atendimento, transformando-o em uma verdadeira consultoria. Com isso, o nível de uso dos recursos do sistema contábil é verificado constantemente, apontando para funcionalidades que estão sendo pouco ou nada aproveitadas no cotidiano organizacional.

Faça testes

A aquisição de um software de gestão é um processo que demanda muito cuidado, uma vez que o sistema terá um papel importantíssimo dentro da empresa, Isso porque, a ferramenta automatiza as operações do escritório e melhora a qualidade dos dados.

Por esse motivo, nada de colocar o software em funcionamento sem que sejam realizados os testes adequados. Afinal de contas, um simples erro pode trazer problemas enormes para toda a organização.

Em geral, os fornecedores permitem que seus produtos sejam testados em uma versão demonstrativa e gratuita, em prazos que variam de 15 a 45 dias. Esse momento deve ser usado tanto para a equipe conhecer as funcionalidades do sistema e entender se a usabilidade do programa é realmente intuitiva.

Priorize a nuvem

A computação na nuvem é bastante conhecida, sendo usada, por exemplo, para armazenar dados em sistemas remotos em serviços como o Google Drive ou o Dropbox. Mas sabia que a cloud também é bastante útil para fins corporativos, incluindo os sistemas de gestão contábil?

O software deve estar baseado na nuvem por 2 motivos simples: custo e praticidade. Em relação ao primeiro ponto, basta lembrar que servidores físicos dedicados são caros, demandando um investimento alto desde a compra até a manutenção dos equipamentos.

Já com um software na nuvem, os valores caem drasticamente. Sem contar que a manutenção e atualização da infraestrutura são de responsabilidade do fornecedor.

O serviço baseado na nuvem também garante a mobilidade corporativa da equipe, sendo possível acessar o sistema em diferentes locais por meio de dispositivos conectados à rede. Assim, os contadores podem continuar produtivos mesmo em viagens a negócio ou em home office!

Fique atento à segurança

Poucas informações empresariais são tão sensíveis quanto as contábeis. Lembrando que, além dos dados internos, também é preciso se preocupar com aqueles referentes a clientes, fornecedores e investidores. Garantir a integridade e a privacidade dessas informações é, portanto, essencial.

Pensando nisso, o sistema contábil deve incluir recursos voltados para a proteção dos dados, como criptografia e protocolos de autorização de acesso. Também é importante conferir se os servidores recebem proteção contra invasões (por meio de firewalls, por exemplo). Além disso, é bastante útil verificar se preveem a realização de backups para recuperar dados perdidos ou danificados.

Pesquise sobre a possibilidade de atualizações

Como a legislação que impacta o setor contábil vive em constante mudança, o sistema adotado pela empresa precisa estar apto para acompanhar essas transformações. Pensando nisso, escolha um software que tenha protocolos de funcionamento e parâmetros de cálculos atualizados diretamente na plataforma.

Também é importante que o fornecedor disponibilize updates técnicos, ajustes realizados para garantir o bom funcionamento do software. Essas atualizações podem ser feitas com o objetivo de corrigir erros de programação, aumentar a estabilidade do sistema ou ter novas funcionalidades.

Por fim, não esqueça que seu software contábil deve acompanhar o crescimento da empresa. Por isso, é fundamental que ele seja escalável e que se atualize conforme a complexidade de dados a serem analisados. Resumindo: o sistema contábil deve ser capaz de crescer junto com o negócio.

Por fim, agora que você já conhece a importância do sistema contábil, chegou a hora de verificar como esse software pode fazer a diferença na sua empresa!

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