Cabe à contabilidade de qualquer empresa planejar, executar e controlar ações com o objetivo de maximizar os lucros do negócio. Com esse volume de funções, é simplesmente impossível manter todos os dados contábeis reunidos em planilhas e documentos dispersos. Nesse cenário, a empresa não seria capaz de tomar decisões rápidas e certeiras.
Por essas e outras é que o uso de softwares para contadores tem crescido muito nos últimos anos. Mas atenção: o investimento em softwares de contabilidade precisa ser feito com critério para que o negócio tenha resultados reais a partir desse tipo de iniciativa. Você está preparado para fazer essa escolha?
Ao longo deste post, destacaremos alguns dos principais benefícios que um software para contadores pode trazer para qualquer empresa. Além disso, traremos também uma pequena checklist do que deve ser levado em conta na hora de escolher seu software Contábil. Continue lendo para conferir todas essas informações em detalhes!
O que um software para contadores pode fazer por você?
De forma automatizada, padronizada e dentro das normas necessárias, um software para contadores é capaz de desempenhar uma série de funções que auxiliam no dia a dia do profissional de contabilidade. Confira, a partir de agora, as principais vantagens de contar com um software contábil no seu negócio!
Centralização de informações
Por incrível que pareça, muitos contadores ainda trabalham usando sistemas que combinam planilhas eletrônica e documentos físicos. Esse é o seu caso? Então você certamente enfrenta grandes dificuldades para reunir dados estratégicos, aqueles que são capazes de apoiar a tomada de decisões.
A verdade é que, quando os dados estão espalhados em planilhas e papéis, a análise de cenários e tendências invariavelmente leva muito tempo. Nesses casos, portanto, demora-se demais para chegar a conclusões que possam contribuir com a expansão da atuação do contador.
Por outro lado, com um software para contadores, é possível manter todos os dados dos clientes em um único local, facilitando assim o confronto de informações, o acompanhamento de históricos e a análise de relatórios específicos, extraídos por meio de filtros inteligentes.
Essa centralização também é benéfica quando se trata de recuperar dados com rapidez. Imagine se um cliente solicita um relatório gerencial e você pede uma semana para entregá-lo. Complicado, não acha? Com o uso da tecnologia, no entanto, solicitações desse tipo podem ser atendidas rapidamente, sem qualquer dificuldade.
Otimização de processos
Um dos grandes benefícios proporcionados por um software para contadores é visto em forma de capacidade para otimizar processos, reduzindo o tempo despendido em tarefas burocráticas e manuais.
Imagine consolidar 100 notas fiscais manualmente, por exemplo. Quantos colaboradores seriam necessários para fazer essa tarefa todos os dias? Pois acredite: com um software Contábil, é possível reduzir esse esforço para uma única pessoa, com apenas algumas horas de trabalho de dedicação à tarefa.
O mesmo acontece com a emissão e o envio de documentos fiscais, tributários e trabalhistas, entre outros. Somado a isso, a realização de cálculos, como correção monetária, multas, juros e inflação, também é bastante facilitada. E não restam dúvidas: resolver cálculos complexos em questão de segundos é garantia de agilidade e confiabilidade.
Outra característica que otimiza processos, contribuindo para o aumento da produtividade e a economia de tempo, é a centralização das informações já citada. Dessa forma, afinal, os dados passam a ser encontrados com muito mais praticidade, simplificando e acelerando análises sobre a situação Contábil dos clientes, por exemplo.
Fica claro, portanto, que o uso da tecnologia é indicado para todos os contadores que desejam aumentar a eficiência dos processos. Com o escritório Contábil funcionando no piloto automático, os profissionais passam a ser requisitados para tarefas de maior importância, que realmente exigem a aplicação de seus conhecimentos. Assim, tanto o operacional como o estratégico saem ganhando!
Confiabilidade dos dados
A verdade é que o trabalho manual nunca é 100% seguro. Uma leve distração ou um simples erro de digitação já pode comprometer a confiabilidade dos dados, prejudicando não só o escritório Contábil como também os clientes. As possibilidades são muitas: um prazo perdido gera multas, um tributo recolhido erroneamente gera juros e taxas, um dado esquecido pode configurar sonegação e assim por diante.
Com um software para contadores, no entanto, os riscos de algo dessa natureza acontecer são praticamente nulos. O sistema é parametrizado segundo as leis e normas vigentes, fazendo cálculos e lançamentos de forma automática. Também transmite relatórios completos sem precisar de intervenção humana, o que traz maior segurança para a gestão Contábil.
Com o aumento da segurança e da confiabilidade das informações, os clientes também se sentem mais satisfeitos. E é claro que essa característica contribui significativamente para a melhoria do relacionamento entre escritório e clientes. No fim das contas, o trabalho passa a ser realizado de forma mais coordenada, com cooperação dos 2 lados. No longo prazo, o resultado é visto em forma de uma maior fidelização, com a construção de parcerias que se mantêm mesmo com o passar dos anos.
Adequação às normas
Cada segmento de mercado apresenta características próprias, com normas legislativas e tributárias específicas, certo? Isso exige do escritório Contábil um conhecimento amplo e diversificado. O detalhe é que nem sempre temos acesso a profissionais especializados nas áreas para as quais trabalhamos. Nem por isso, contudo, você precisa deixar de atender um cliente!
Um software para contadores permite definir regras de cálculos segundo o nicho de cada empresa atendida, o que se traduz em eficiência e qualidade no atendimento aos clientes. Com a parametrização do sistema, é possível garantir adequação legislativa e tributária sem a necessidade de aumentar os custos de folha de pagamento.
Vale ressaltar aqui que eventuais mudanças legislativas e tributárias que afetem a atividade dos contadores são promovidas pelo próprio fornecedor do software, eximindo o escritório Contábil de ter que fazer novos investimentos em tecnologia ou acrescentar funcionalidades. Assim, o contador também poupa tempo de pesquisa e estudo sobre novas atualizações e mudanças nas leis.
É o caso, por exemplo, dos módulos do SPED Fiscal, que vêm sendo liberados aos poucos. Sempre que a Receita Federal lança novas adequações, o fornecedor do software Contábil tem a responsabilidade de incrementar a solução, disponibilizando as funcionalidades para os contratantes. Dessa forma, você e seus clientes podem ficar despreocupados, sabendo que sempre terão acesso ao que há de mais moderno e atualizado no mercado.
Qualidade no atendimento
Investir em um software para contadores não traz benefícios apenas para a equipe do escritório. Entenda: todas as mudanças benéficas que acontecem no dia a dia do escritório Contábil acabam, direta ou indiretamente, refletindo na qualidade dos serviços prestados aos clientes.
Relatórios mais completos, análises intuitivas, dados dispostos de forma clara e objetiva: tudo isso facilita a tomada de decisão e confere maior segurança ao cliente no que se refere à performance contábil da empresa.
A personalização do atendimento é outro diferencial que pode ser observado ao implementar um sistema Contábil. Como comentamos, fica fácil atender clientes de diferentes nichos de mercado, sem que para isso você precise oferecer um serviço genérico. Pelo contrário, aliás, as parametrizações do sistema permitem que o contador ofereça um serviço moldado especificamente para a necessidade de cada pessoa ou empresa.
Em outras palavras: cada cliente passa a ser único, tendo suas necessidades atendidas de forma exclusiva. E é claro que isso traz melhores resultados! Afinal, quem é que não gosta de se sentir único? Nesse contexto, os clientes satisfeitos recomendam seus serviços a amigos e conhecidos, gerando ainda mais demanda para seu escritório!
Crescimento no mercado
Graças ao amplo conjunto de benefícios que já citamos até aqui, o software para contadores garante processos mais seguros e confiáveis, otimizando o tempo e o aproveitamento das habilidades dos profissionais, fornecendo informações e análises de dados centralizadas e estratégicas, entre diversas outras vantagens.
A consequência disso tudo é, antes de qualquer coisa, a criação de um diferencial competitivo em relação aos outros escritórios de contabilidade. Definitivamente, o contador que usa um software especializado sai na frente da concorrência, conquistando mais satisfação e credibilidade diante dos clientes. Com uma base de clientes cada vez mais sólida, a tendência é um crescimento sustentável e constante com o passar do tempo.
Somado a isso, a tecnologia também permite atender mais clientes em menos tempo. Assim, o contador tem a possibilidade de expandir o negócio sem necessariamente precisar trabalhar mais! Não parece o ideal? Ganha-se, dessa forma, tanto no crescimento da quantidade de clientes atendidos como no valor agregado dos serviços prestados, que passam a contar com ainda mais qualidade.
Redução de custos
Esse é um benefício direto do uso da tecnologia, que também está presente quando se implementa um software para contadores. Como já mencionamos, a automação permite evitar uma série de falhas nos processos. Ao prevenir erros, o contador também evita ter que arcar com gastos de multas e juros que podem ser cobrados (direta ou indiretamente) pelos clientes.
Mais que isso, no entanto, a otimização das tarefas e o fato de tudo ser automatizado possibilita cortar gastos até com pessoal. Afinal, algumas funções que antes eram executadas de forma manual deixam de exigir tantas horas de trabalho humano. Em diversos casos, portanto, o uso de um software especializado viabiliza a redução do número de colaboradores, tornando a estrutura mais enxuta.
Por mais que isso possa ser visto como algo ruim por algumas pessoas, o fato é que uma empresa mais enxuta também se torna mais lucrativa, sustentável e eficiente. Como consequência do aumento de eficiência, muitas vezes o escritório consegue aumentar o número de clientes atendidos, recontratando ou redirecionando a mão de obra para funções mais estratégicas.
Um terceiro ponto de corte de despesas diz respeito ao avanço tecnológico. Nesse caso, em vez de gastar altos valores com equipamentos e infraestrutura, a contratação de um software especializado fornece ao contador tudo de que ele precisa no dia a dia, sem precisar investir em outras soluções. Há sistemas que funcionam na nuvem, por exemplo, liberando o escritório de fazer instalações complexas nos computadores e, consequentemente, até de investir em máquinas de alto desempenho.
Mais uma vez, isso se liga à área de RH, já que, a partir da informatização, alguns colaboradores do escritório Contábil podem inclusive passar a trabalhar em regime de home office — total ou parcial. E quando as tarefas são feitas de casa, a redução de custos é ainda maior, já que a empresa deixa de gastar com estrutura, luz, equipamentos e transporte, entre outros.
Como escolher o sistema Contábil ideal para seu escritório?
No tópico anterior, mostramos os maiores benefícios de adotar um software para contadores. Sem dúvida, com essa leitura, as vantagens já estão na ponta da língua, não é mesmo? Contudo, os aprendizados não param por aqui.
Depois de descobrir como um sistema contábil pode ajudar seu negócio a crescer e ter cada vez mais qualidade, é hora de colocar tudo isso em prática. Chegou a hora, então, de aprender a escolher o melhor software de contabilidade para seu escritório. Confira!
Defina suas necessidades
Para escolher o software Contábil ideal, você precisa, antes de mais nada, conhecer a fundo o funcionamento do seu próprio escritório de contabilidade. Para isso, comece fazendo um mapeamento de todos os processos. A partir dessa análise, você será capaz de identificar quais funcionalidades o software deve ter para satisfazer suas expectativas.
Faça um teste
Não restam dúvidas de que a aquisição de um software Contábil é uma grande decisão para quem atua na área. Afinal, esse sistema tem a missão de automatizar a operação do escritório e trazer maior confiabilidade aos dados, afetando tanto o trabalho interno como os resultados apresentados aos clientes.
Nesse sentido, antes de bater o martelo, é fundamental testar a solução para verificar se ela realmente está de acordo com o que você espera. Uma demonstração por 15 ou 30 dias já costuma ser suficiente para tirar todas as dúvidas e entender se você deve ou não fechar a parceria.
Priorize a nuvem
Softwares locais (aqueles que são instalados diretamente nos computadores da empresa) têm altos custos tanto de implementação como de manutenção. Isso sem contar que engessam a gestão do seu escritório.
Nesse caso, para extrair qualquer relatório ou obter qualquer informação, o profissional precisa estar em sua mesa de trabalho. Mas o que fazer se você estiver em uma reunião com um cliente em outro local e precisar conferir dados importantes?
Aí entram os softwares contábeis na nuvem, que trazem flexibilidade e escalabilidade para as operações. Os dados ficam disponíveis a qualquer hora e de qualquer lugar, bastando ter acesso à internet. Além disso, essas soluções têm a capacidade de crescer sob demanda, em parceria com o escritório, de acordo com suas necessidades. Assim, quanto mais clientes você capta, mais espaço é concedido para armazenar e gerenciar dados.
Confirmou que está mesmo precisando de um software para contadores? Entre em contato conosco!
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